7 страшилок про ЭДО в ресторане
Рассказываем про мифы и предубеждения об электронном документообороте, которые мешают бухгалтерам сделать свою жизнь проще, а собственникам — сократить расходы на ФОТ.
1. В одном ресторане работал злой-презлой менеджер. Как-то раз он взял и отредактировал важный документ без согласования. И все, концы в воду!
Многие боятся, что кто-то из сотрудников без согласования получит или создаст электронный документ и использует во вред компании. Но документ имеет силу, только когда на нем стоит подпись и печать. А квалифицированная электронная подпись (КЭП) есть только у директора и главбуха. То, что не подписано, — то не имеет юридического значения.
2. Одна девочка-калькулятор случайно куда-то нажала, И ВСЕ ИСЧЕЗЛО.
Что-либо удалить в ЭДО “случайно” практически невозможно. В любом случае, каждая операция фиксируется: если кто-то отозвал документ — это будет видно. В ЭДО можно делать электронные вычерки и электронные отказы, так что всегда можно посмотреть исходную информацию — она никуда не денется.
3. Как-то раз ресторатор отправил электронный документ с цифровой подписью в налоговую, а в ответ услышал АХАХАХ (дьявольский хохот)
Закон говорит о том, что оригиналы электронных документов существуют только в цифровом виде и не нуждаются в бумажных дубликатах. Любые требования предоставить бумажные копии незаконны. А квалифицированная электронная подпись имеет ту же юридическую силу, что и подпись, сделанная от руки. Документы, подписанные КЭП, можно отправлять госорганам и использовать в суде — они будут приниматься наравне с бумажными.
4. Один управляющий хотел найти в ЭДО важный документ за прошлый год, но оказалось, что тот превратился в тыкву
Искать старых документы в цифровом архиве гораздо проще, чем в толстых папках с пыльных полок. В ЭДО никогда ничего не теряется, а еще не нужно ничего скреплять и подшивать.
5. Жил на свете юный и прекрасный бухгалтер-кулькулятор. Из-за ЭДО он был вынужден делать двойную работу и за 3 года превратился в дряхлого старца
В ресторанах без ЭДО товар обычно принимают и сразу отправляют на кухню, а уже потом накладная вручную перебивается в систему. Подключение ЭДО как раз и призвано упростить эту цепочку: вместе с товаром будет приходить электронная накладная, которая автоматически окажется в вашей учетной программе — сразу, а не когда-нибудь потом. Современные сервисы ЭДО легко интегрируются с любыми учетными системами — и не только ресторанными, в частности, с 1С. Так что никакой двойной работы делать не придется.
6. Один ресторан установил себе ЭДО, но оказалось, что у всех его контрагентов другие операторы. Так и остался у разбитого корыта.
Еще недавно это действительно могло стать проблемой, но теперь компании, работающие с разными операторами ЭДО, легко могут взаимодействовать между собой при помощи роуминга. Это бесплатно — достаточно просто отправить контрагенту приглашение и получить его согласия на обмен документами в роуминге.
7. А другой ресторан решил внедрить ЭДО, но к тому времени, как переход завершился, сотрудники умерли от старости.
Действительно, на старте придется потратить время на обучение сотрудников. Но эти затраты с лихвой окупятся, когда вы сможете делать за пару минут то, на что раньше уходили часы. Вот пример самой “Леммы”: наши сотрудники создают договор, отправляет его клиенту через ЭДО, тот подписывает, документ направляется в отдел внедрение — и на все это уходит 5-10 минут. А без ЭДО пришлось бы сделать сканы, объединить их, отправить по почте, распечатать, подписать…. в общем, даже писать все это утомительно.
Если вы уже преодолели все свои страхи и хотите подключить ЭДО у себя в ресторане, переходите на наш сайт по этой ссылке.
А если какие-то из ваших опасений нам все же не удалось развеять — переходите в чат-бот 💬 и задайте специалистам любой интересующий вас вопрос.