ФАКСИМИЛЬНАЯ ПОДПИСЬ: можно или нельзя?

В наш развитый век высоких технологий есть много способов подписания документов: собственноручно или с использованием аналога личной подписи.

Отмечу сразу, что для ряда сделок, которые мы совершаем в процессе деятельности, необходимо соблюдать письменную форму сделок с проставлением собственноручной подписи должностного лица.

С электронной подписью все более или менее понятно, на бумагу ее поставить нельзя.

А вот как быть с таким аналогом, как факсимиле? Когда можно пописывать документы таким способом?

Сегодня я расскажу вам о нюансах использования факсимильной подписи.

Немного терминологии: факсимиле представляет собой штамп или печать, которая точно воспроизводит личную подпись человека.

Важным момент!

Ставить ее на все документы подряд нельзя.

А знаете ли вы откуда вообще появилось такое наименование аналога собственноручной подписи?

Расскажу. В Париже в свое время жил один очень известный фальсификатор, который работал в реставрационной конторе. По долгу службы он научился так хорошо подделывать известные фрески и картины, что тайно ими торговал, выдавая их за оригиналы.

Когда обманная схема была раскрыта, ему пришлось исчезнуть из города.

И фамилия ему была Факсимилье.

А что говорит нам закон о факсимильной подписи?

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

То есть использование такой подписи допустимо только в ограниченных случаях.

Необходимо отметить, что есть нормы, которые прямо запрещают использование факсимильной подписи.

Например, на доверенностях, платежно-расчетных документах или документах, которые несут в себе финансовые последствия.

Кстати, налоговый кодекс также не позволяет использовать факсимиле при обжаловании нормативных или ненормативных актов, действий или бездействия должностных лиц.

Что касается сделок с контрагентами.

В Письме налоговой службы от 01 апреля 2004 года № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи» были даны разъяснения, что поскольку нормативный порядок использования факсимиле не установлен действующим законодательством, то использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Этот же нормативный акт не позволяет использовать факсимиле должностным лицам налоговых и иных контролирующих органов в основной деятельности.

То есть, вы сможете подписывать, например, соглашения с вашими партнерами при условии, что данное правило будет прописано в договоре между вами.

Стороны вправе договорится о том, что в отношениях между ними будет использоваться факсимильная подпись определённого вида.

Уточню по видам: это или обычный штампик или скан копия подписи, которую можно вставить в электронный документ.

Иными словами, использование факсимиле допускается только в прямо определенных случаях.

Например, в части 1 статьи 14.1 Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» прямо указано, что слабовидящее граждане вправе использовать аналог личной подписи, который проставляется путем механического копирования.

Компании и предприниматели вправе использовать факсимиле в своих внутренних локальных документах.

Таким образом, если руководитель предприятия принял решение об использовании факсимиле, он должен издать соответствующее распоряжение или приказ.

В документе нужно прописать все ситуации, в которых возможно применять факсимиле, а также указывают назначенных лиц, ответственных за работу с оттиском и его хранение штампа.

Можно разработать даже отдельное положение о порядке хранения и использования факсимиле в организации.

Внутри предприятия подписывать с помощью факсимиле можно следующие документы:

• пропуски и служебные удостоверения;

• уведомления, извещения;

• благодарственные письма, почетные грамоты и иные незначимые для учета документы.

При подписании следующих документов использовать факсимиле нельзя:

✓ бухгалтерская и налоговая отчетность (в принципе, отчетность любого вида);

✓ письма, объяснении и т.п. направленияв налоговую инспекцию и другие контролирующее службы;

✓ первичная учетная документация(накладные, акты и т. д.);

✓ кассовые документы;

✓ счета-фактуры,

✓ авансовые отчеты;

✓ платежные поручения и прочие финансовые документы;

✓ доверенности;

✓ документы, которые требуют удостоверения нотариуса.

Кроме того, нельзя использовать факсимиле для подписания кадровой документации.

Четкого запрета на применение факсимиле Трудовой кодекс не содержит, но Роструд отдельно заостряет внимание на этом моменте в своих разъяснениях.

Госзакупки.

Это особая сфера сделок со своими правилами и порядками.

Для контрактной системы закупок, где участие принимают в основном бюджетные учреждения, возможность применения факсимиле сохраняется.

В Письме Министерства экономического развития от 02 сентября 2016 №Д28и-2252 даны следующие разъяснения:

• заказчик и участник закупки вправе использовать факсимильное воспроизведение подписи при заключении контрактов в соответствии с Федеральным законом от 18 июля 2011 № 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" и контрактов, заключенных в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" в случае если между сторонами контракта заключено соответствующее соглашение;

• заказчик вправе при заключении договора по Закону № 223-ФЗ использовать факсимильное воспроизведение подписи, если это предусмотрено положением о закупке.

Подводя итог, напомню вам, что использование факсимиле допускается в следующих случаях:

• прямо установленное требование закона;

• в случаях, предусмотренных порядком внутреннего делопроизводства в организации;

• по соглашению с контрагентами.

И конечно, напоминаю всем о проявлении исключительной осмотрительности и соблюдении безопасности при работе с факсимиле, исключайте несанкционированный доступ к личной печати.