Как правильно вести учет строительных материалов?

Согласно исследованию Национального объединения строителей России, порядка 30% всех задержек на стройплощадках связаны с ошибками в учете материалов.

Одна строительная компания из Казани провела аудит после крупного проекта и выяснила, что более 15% всех закупленных материалов оказались либо избыточными, либо вообще не использованными по назначению. Ущерб составил около 2 миллионов рублей. Всё это из-за банальной нехватки прозрачности в учете.

Но не думайте, что учет материалов — это просто скрупулезная работа кладовщика. Это целая система управления ресурсами, без которой любой проект превращается в финансовую чёрную дыру. Если материалы списываются не по факту использования, а по приблизительным оценкам — ждите перерасходов. А если нет централизованного контроля — готовьтесь к бесконечным доработкам и простоям.

Специфика отрасли, включая длительность производственных циклов, сезонность, необходимость взаимодействия с подрядчиками и инвесторами, требует разработки комплексной системы учета, соответствующей требованиям МСФО и российским стандартам бухгалтерского учета.

Это основа финансовой стабильности и эффективности проекта. Без точного учета руководитель не сможет контролировать бюджеты, снижать издержки и оптимизировать логистику. Когда учет не поставлен на поток, неизбежны проблемы: простои на стройке, лишние закупки, потеря материалов и, как следствие, снижение прибыли.

Руководители часто фокусируются на крупных статьях вроде бетона или металлоконструкций, но огромная часть потерь происходят в мелочах: крепеж, герметики, лакокрасочные материалы.

– Диаграмма Ганта, с этапами строительства

– Перечень поданных коммерческих предложений

– Шаблон формы зарплаты/почасовой оплаты сотрудникам

– Шаблон отслеживания, контроля документации субподрядчиков

Скачайте шаблоны бесплатно по ссылке

1. Автоматизация как основа контроля. Ручной учет — это всегда риск ошибок и потерь. Исследование Московского государственного строительного университета показало, что автоматизация снижает вероятность ошибок на 60%.

2. Централизованный контроль. При больших объемах строительства единственный способ избежать хаоса — централизованный учет с единым доступом для всех ответственных лиц.

3. Прозрачная отчетность. Если данные о материалах доступны только кладовщику и прорабу, это создает риски непрозрачного использования ресурсов. Каждый списанный кубометр бетона должен быть обоснован документально.

4. Интеграция с финансовым учетом. Связь между складским учетом и бухгалтерией помогает оперативно отслеживать расходы и корректировать бюджеты в режиме реального времени.

5. Регулярная проверка запасов. Не дожидайтесь аудита, чтобы узнать о недостачах. Проводите внутренние проверки ежемесячно или перед ключевыми этапами строительства.

1. Планирование и подготовка. Определите ответственных лиц и распределите зоны ответственности. Разработайте регламент учета и обеспечьте его внедрение на всех уровнях — от прораба до бухгалтера.

2. Настройка системы учета. Выберите программное обеспечение, которое поддерживает централизованный учет и интеграцию с бухгалтерией. Подготовьте шаблоны отчетов и форм списания материалов.

3. Обучение персонала. Не ограничивайтесь инструкциями — проводите практические тренировки. Люди должны понимать не только как использовать систему, но и зачем это нужно.

4. Контроль и корректировка процессов. Создайте систему регулярной отчетности и аудита. Корректируйте процессы на основе аналитики и выявленных ошибок.

Первичные документы

• Накладная (форма М-15): оформляется при передаче материалов между складами или объектами;

• Акт приемки (форма М-7): фиксирует поступление материалов от поставщиков;

• Лимитно-заборная карта (форма М-8): используется для контроля отпуска материалов в производство;

• Акт списания (форма М-29): подтверждает обоснованность расходования материалов.

Специализированные формы для подрядчиков

• Акт КС-2: фиксирует объем выполненных работ;

• Справка КС-3: содержит стоимость работ и материалов, используется для расчетов с заказчиком.

Данные документы позволяют синхронизировать учет между заказчиком и подрядчиком, минимизируя риски взаимных претензий.

Внедрение ERP-систем

Современные системы (1С:Строительство, SAP ERP) предоставляют функционал для:

• Управления складскими запасами в режиме реального времени;

• Формирования закупочных заявок на основе остатков;

• Интеграции с BIM-моделями для планирования потребности в материалах;

• Генерации отчетности по МСФО и РСБУ

В качестве преимущества автоматизации учета строительных материалов руководители компаний выделяют:

• Снижение ошибок ручного ввода на 40-60%;

• Возможность прогнозирования дефицита материалов;

• Сокращение времени на составление отчетности

Использование IoT и RFID-технологий

Датчики на складах и RFID-метки на материалах позволяют:

• Отслеживать перемещение ресурсов между объектами;

• Контролировать условия хранения (температура, влажность);

• Автоматически обновлять данные в учетной системе

Строительная компания из Санкт-Петербурга внедрила систему с интеграцией в ERP и сократила потери на 25% благодаря контролю на каждом этапе — от закупки до списания.

Типичные ошибки

- Несвоевременное оформление актов списания;

- Отсутствие инвентаризации незавершенного производства;

- Неверное распределение ТЗР между объектами

Пути оптимизации

- Внедрение системы KPI для кладовщиков и снабженцев;

- Регулярный аудит соответствия учетных данных фактическим остаткам;

- Использование облачных платформ для согласования документов с подрядчиками.

Эффективный учет строительных материалов требует сочетания строгого соблюдения нормативных требований, внедрения цифровых инструментов и постоянного мониторинга операционных процессов. Автоматизация рутинных операций и интеграция систем учета с BIM-технологиями становятся ключевыми факторами конкурентоспособности строительных компаний. Дальнейшее развитие отрасли связано с применением блокчейна для отслеживания цепочек поставок и искусственного интеллекта для прогнозирования ценовых колебаний на рынке стройматериалов

Вы — руководитель строительной компании? Обязательно подпишитесь на мой Telegram канал:

– Новости строительного рынка

– Бесплатные шаблоны управления строительной компанией

– Обзор инструментов с искусственным интеллектом для строительства

Недавно, кстати, вышел пост «Топ-10 инструментов с ИИ для строительного бизнеса» – Подписывайтесь!