Планировать или не планировать?

Отсутствие планирования на проекте - это роскошь, которая доступна не всем.

Мы привыкли, что многие вещи вокруг нас можно сделать быстро (сегодня, завтра, в течение недели): заказать документы на портале госуслуг, заплатить налоги или штраф, записать ребенка в секцию…

С одной стороны, это удобно, но с другой - такая система формирует нездоровое отношение к реализации планов. Мы откладываем действие до последнего момента. Потому что есть уверенность, что в любой момент можно реализовать задуманное.

Если говорить в профессиональных терминах, то, отсутствие чёткого плана и работа в режиме срочности — это роскошь, которая позволительна только в некоторых методологиях, например, в Agile.

В других методологиях такой подход недопустим, потому что они направлены на достижение целей организации и формирование здорового подхода к управлению проектами.

Календарный план играет ключевую роль в реализации любого проекта по нескольким причинам:

1. Определение полного перечня работ и их последовательности. Календарный план устанавливает все необходимые работы проекта, их взаимосвязь и последовательность выполнения. Это обеспечивает четкое понимание того, какие задачи необходимо выполнить, в каком порядке и как они влияют друг на друга.

2. Планирование ресурсов. Календарный план определяет, какие ресурсы (люди, оборудование, материалы) требуются для выполнения каждой работы проекта. Это позволяет эффективно распределять ресурсы и обеспечивать их наличие в нужное время.

3. Согласование сроков и ожиданий с заказчиком. Разработка календарного плана включает согласование плана с заказчиком, что помогает убедиться, что сроки выполнения проекта и ожидания заказчика совпадают. Это способствует предотвращению недопонимания и конфликтов в ходе реализации проекта.

4. Оптимизация расписания с учетом ограничений. Календарный план позволяет учитывать ограничения, такие как доступность ресурсов и сроки. Оптимизация расписания с учетом этих ограничений помогает находить наиболее эффективные пути реализации проекта, минимизируя риски задержек и перерасхода ресурсов.

5. Основа для контроля и мониторинга проекта. Наличие четко определенного календарного плана позволяет менеджеру проекта и его команде отслеживать прогресс выполнения работ, своевременно выявлять отклонения от плана и принимать корректирующие меры. Это обеспечивает более высокую вероятность успешного завершения проекта в срок и в рамках бюджета.

Календарный план обеспечивает координацию работы всех участников проекта, определение сроков выполнения работ, их последовательности и взаимосвязей, а также распределение ресурсов. Однако, существуют ситуации, когда разработка или наличие календарного плана может быть затруднена или не представляется возможной:

1. Недостаток информации о проекте.В начальной стадии проекта, когда еще не определены все работы, их объемы и последовательность, разработать детализированный календарный план может быть невозможно.

2. Высокая степень неопределенности. В проектах, где присутствует высокий уровень неопределенности или рисков, которые могут существенно повлиять на ход выполнения работ, разработка календарного плана может быть отложена до уточнения обстоятельств.

3. Проекты с адаптивным или гибким управлением. В проектах, использующих гибкие методологии управления (например, Scrum), вместо традиционных календарных планов могут использоваться итерационные планы, спринты, где планирование происходит на короткие периоды времени.

4. Ограниченные ресурсы. В случаях, когда проект сталкивается с ограничениями по ресурсам (финансовым, материальным, человеческим), и эти ограничения непредсказуемы, разработка точного календарного плана может быть неосуществима до момента решения вопросов с ресурсами.

5. Экстремальные условия. В проектах, выполняемых в условиях, подверженных внешним непредсказуемым воздействиям (например, строительство в районах с высокой степенью природных рисков), календарный план может требовать частой корректировки и, как следствие, временно отсутствовать в стабильном виде.

В этих и подобных случаях важно понимать, что отсутствие календарного плана не означает отсутствие управления проектом. Вместо этого могут применяться альтернативные подходы и инструменты планирования, адаптированные под специфику и текущие условия проекта.

В контексте управления проектами, помимо календарного плана, существуют и другие формы планирования, которые могут использоваться для организации и контроля за выполнением работ проекта. Среди альтернатив календарному плану можно выделить:

1. Расписание — документ, аналогичный календарному плану, но может быть более гибким в плане форматов представления и уровня детализации.

2. График — представляет собой визуализацию плана работ, может быть выполнен в виде диаграммы Ганта или в другом графическом формате, позволяющем наглядно отслеживать продвижение проекта.

3. План-график — это документ, сочетающий в себе элементы календарного плана и графика, обеспечивая детализированное представление о временных рамках и последовательности выполнения работ.

Каждый из этих документов может использоваться в зависимости от специфики проекта, требований заказчика и предпочтений команды, управляющей проектом. Основное отличие между ними заключается в форме представления информации и степени детализации плана работ.