Гигиена интеллектуальной работы: ошибки и выводы одной маленькой креативной команды

Как мы погрязли в типичных проблемах творческой работы на удаленке и вытаскиваем себя из выгорания и хаоса с помощью внешних фасилитаторов.

Привет, пишет главный редактор True Education Саша. Сегодня поделюсь историей о том, как в нашей распределенной команде мы пришли к необходимости оптимизировать креативные процессы, чтобы не отбросить креативные копыта. И как нам в этом помогает команда фасилитаторов Оли Скребейко. Оля, привет!

Привет, я — Оля, предприниматель с 15 лет и коуч последние 15 лет. Развиваю свой бизнес — издательство и сообщество любителей письменных практик, — а также помогаю командам и компаниям выстроить стратегию действий и следовать ей.

Тру — очень увлеченная команда. Блин, мы даже провели масштабное исследование вовлеченности в корпоративное обучение. Перфекционизм, желание копать глубже и бесконечно улучшать характеризует большую часть наших ребят. Это касается продукта в первую очередь. Три круга проверки каждого текста, миллион версий логотипа и всё такое.

При этом мы полностью распределенная компания с разбросом по странам и часовым поясам. Желание делать вау-вещи в корпоративном обучении и растущее число проектов в какой-то момент привели к перекоммуникации: стабильно пять-шесть зумов в день и рой неумолкающих чатов. Делать проекты обстоятельно, вдумчиво, на энергии становилось всё сложнее. Люди вовлекались, выкладывались и хронически уставали.

Выгорание — обратная сторона вовлеченности. Кто болеет проектами и идеальным результатом, тот прописывается в городе Горижопинске со всеми вытекающими.

Комментарий Оли Скребейко

Выгорание — штука серьезная, особенно для команд, которые постоянно занимаются интеллектуальной деятельностью. На некоторых стадиях начинаются физиологические изменения мозга, которые могут стать необратимыми.

Стивен Котлер пишет: «В состоянии усталости уменьшается активность префронтальной коры, что приводит к серьезному снижению продуктивности. Внимание рассеивается, когнитивный процесс замедляется, и количество ошибок при обработке информации растет. Серьезный удар наносится и по креативности. Когда у нас мало энергии, мы не утруждаем себя поиском связей между идеями, выбирая самый простой из доступных вариантов и не думая о последствиях».

Баланс нагрузки — это святое. Нужно, чтобы у всех было адекватное количество задач и чтобы эти задачи соответствовали их возможностям и предпочтениям. Перегрузка — прямой путь к выгоранию, особенно у тех, кто постоянно работает головой.

Регулярные перерывы — обязательное условие. В расписание зумов необходимо включать возможность отдохнуть, переключиться на что-то другое. Это поможет снять напряжение и сохранить продуктивность на высоком уровне.

Эмоциональная поддержка от коллег и руководства — must have. Открытое общение, признание достижений, внимание к эмоциональному состоянию — всё это помогает создать здоровую атмосферу в команде.

Гибкость в подходах к работе — еще один важный момент. Пусть у людей будет возможность выбирать условия и методы работы. Это избавит от рутины и сохранит интерес к проектам.

Могут помочь лекторий или воркшопы по техникам управления стрессом и саморегуляции. Это даст команде возможность справляться с нагрузками и оставаться на плаву в любой ситуации.

У нас было много креативных штурмов (два-три в неделю как здрасьте). Это помимо основной задачи — разработки нестандартных программ с творческой составляющей (там и мультиформатность, и сторителлинг, и сериальность). При этом проектов немало и они довольно разные: лонгрид-курс с героями и диалогами, настольная игра для велкам-тренинга, бизнес-марафон в телеграме. В общем, куча переключений, мультизадачность и много работы головой. Много-много работы головой: в какой-то момент наш день состоял из пары креативных штурмов подряд без перерыва + пары-тройки зумов по операционке + работы над проектами на оставшихся силах. Казалось, что это временно и нужно чуть-чуть поднапрячься. Но ситуация стала привычной, и нам пришлось обратить на это внимание.

Комментарий Оли Скребейко

Парадокс современности: время ускоряется, а мозг остается таким же, каким был сотни и тысячи лет назад. Мы перегружены нескончаемым потоком информации и задач — может ли мозг их обработать? Мы пытаемся быть многозадачными, а у мозга нет к этому способности — можем ли мы достаточно долго удерживать фокус внимания на одном деле? Если не заботиться о том, чтобы передохнуть между двумя блоками интеллектуальной работы, велика вероятность, что креативность прокиснет и мозг откажется выдавать прорывные решения.

На фоне большой загрузки случилась инфляция интеллектуальных вложений в работу. Подготовка креативной концепции или программы обучения требует определенного алгоритма. Это «варка в голове» брифа и первых идей, ограничений формата и пожеланий клиента — вплоть до появления на поверхности первых булькающих инсайтов. Потом этот суп должен настояться, его нужно досолить экспертизой заказчика и красиво подать с помощью дизайна. Это не может быть быстро и по щелчку пальцев. Конечно, креативные процессы во всём мире ускоряются: месяц курить без остановки и потом выдать шедевр, как в сериале Mad Men, уже не получится. Но и приравнивать создание сложного творческого продукта к записи тиктока не стоит.

Мы же, увидев однажды, что можем создать что-то крутое в сжатые сроки, возвели это в правило. Писатель Олеша проповедовал принцип «Ни дня без строчки», а мы решили, что будем жить в режиме «Ни дня без вау-концептов», и готовили два-три КП (коммерческих предложения) в неделю — с тремя вариантами концепций, нешаблонные, развернутые, хорошо написанные и оформленные предложения для клиентов. И всё это в режиме многозадачности и постоянных переключений, что утомляет сильнее самого процесса разработки идей.

Итак, мы вошли в стахановский режим, нарушавший гигиену интеллектуального труда и отрицавший законы нейрофизиологии (известно, что годные инсайты в мозгу созревают шесть часов). А через час после того, как ты впервые увидел бриф, созревают не инсайты, а их симулякры: выглядит как инсайт, но по факту «где-то уже было». Инсайты, что называется, по осени считают — они вызревают. Озарение основано на вашем опыте и незаметной обработке идей и контекста, пока вы бездумно листаете рилсы или гуляете с собакой.

Да, создав экстремальные условия, можно словить инсайт раньше. Но далеко не всегда. В целом наша ситуация напоминала сюжет, который находится в поиске по запросу «фильм про писателя, который принимал таблетки для работы мозга».

Даже в таком режиме привыкаешь жить и работать. Но мы нашли в себе силы занять метапозицию, посмотреть на себя со стороны, признать проблему и попросить помощи. А это уже полдела.

Мы пригласили дружественную команду фасилитаторов Оли Скребейко походить к нам на креативные штурмы, посмотреть на процессы и дать инструменты для эффективной, но не изматывающей интеллектуальной работы. И в глазах автора, пишущего третье КП за два дня, затеплился огонек надежды…

С диагностики. Мы пришли на несколько встреч, посмотрели-послушали, после чего вышли с предложением поделить креативные встречи Тру на три этапа (про них чуть ниже, в описании фрейма).

Это решение помогло:

— Обозначить границы каждого этапа (чтобы не вышло так, что презентация самой задачи занимает добрую половину встречи). Самые простые решения — самые эффективные.

— Сфокусировать мысль и помнить о задаче мозгоштурма — нагенерировать большое количество идей (а не уйти в развитие одной идеи, чем ребята часто увлекались).

— Успеть сделать всё необходимое для встречи.

Этапы предложили следующие:

Эти этапы мы сопровождали довольно мягко, недирективно, помогая держаться временных рамок каждого этапа (20/20/20 минут). Мягко в том смысле, что рамки этапов могут немного сдвигаться (на пять-семь минут), если ценность дискуссии в этот момент для группы высока и фасилитатор это видит.

К нам на брейнштормы приходили два фасилитатора: Ира и Наташа. Каждая со своим стилем, но с общим мягким и вдохновляющим подходом. Коллеги помогали держаться в тайминге, не уходить в неконструктивные споры, четко и своевременно формулировать основные результаты штурма на доске в Miro. Тут же давали нам фреймы для дальнейшей работы.

Наташа: Для меня всё начинается с команды, с которой я работаю. Команды бывают разные, кому-то необходимо постоянное подбрасывание дровишек в дискуссию в виде разных подходов к генерации идей, а кому-то это не так необходимо, с идеями проблем нет (как у вас), но есть необходимость их своевременного заземления и равномерного распределения обсуждения по ним.
В общем, я сначала рисую в своей голове структуру происходящего мозгоштурма, анализирую, что получается хорошо, а где нужно внести коррективы, далее придумываю примерный ход скорректированного мозгоштурма через обсуждение с командой.

Ира: В самом начале я прямо старалась как можно меньше «отсвечивать» и внимательно наблюдать за уже устоявшимся в команде стилем общения и процессом работы. Важно выявить и укрепить уже существующие опоры, то, что и так хорошо работает и дает свой результат. А затем уже бережно направлять сложившуюся работу в более эффективную структуру.

Основной фрейм мы продолжаем использовать — это мастхэв для любой встречи, с которой мы хотим уйти с рабочими идеями и планом их реализации. Вот он:

Это классическая трехактная схема: вступление, основная часть, заключение. В нашем случае вступление — обсуждение задачи штурма, основная часть — обсуждение идей, в заключении — распределение задач.

1. Обсуждение запроса.

На стикерах тезисно отражаются главные мысли.

После презентации запроса — его обсуждение. Тут поможет «светофор». В линии стикеров цветов светофора можно сразу по ходу группировать информацию:

🔴что точно не нравится заказчику или не подходит, не соответствует этому запросу (допустим, лонгриды не подходят и есть темы, с которыми шутить не стоит);

🟡 вопросы, которые требуют дополнительного уточнения, прояснения (например, сколько будет человек участвовать или какие особенности оснащения места проведения мероприятия);

🟢 понятные установленные нюансы и обстоятельства по теме обсуждения.

2. Генерация идей.

Этап мозгового штурма: накидывание идей, их структурирование и группировка. Маленькие цветные стикеры рядом — в помощь для проведения голосования за озвученные идеи.

В поле «результат» попадают идеи-лидеры.

3. В подведении итогов можно сразу распределить задачи и прописать сроки выполнения. За каждым участником штурма — своя строка со своим цветом.

Важно, что во время работы с фасилитаторами мы стали делать КП не только быстрее и системнее, но и «меньшей кровью»: обсуждения не затягивались на пару часов, не превращались в конфликты, не уходили в утомительное обсуждение деталей. Сразу стало тратиться меньше сил.

Фасилитация дала нам «эффект наблюдателя». Это когда ты знаешь, что за тобой наблюдают, и сам начинаешь за собой наблюдать. Больше рефлексировать, корректировать свои эмоциональные реакции на встрече, отмечать нерабочие паттерны поведения. Эффект наблюдателя запускает внутренний механизм улучшений.

Сам факт наличия наблюдателя (что есть человек, на которого можно опереться, который следит за структурой встречи) включает наблюдателя у тебя в голове. Я не только участвую в мозговом штурме, но я и наблюдаю своё участие в мозговом штурме.

Мы обсуждали с Наташей (одним из фасилитаторов), что нам не хватает структуры, что для начала надо встречу поделить на три условных блока. Вроде простая вещь, но мы раньше как-то этого не делали, точнее делали, но очень стихийно, хаотично. А вот когда понаблюдали — прямо взяли и это зафиксировали. И получилось прикольно, пошла более ровная энергия на встрече. Не так, что на морально-волевых себя вытаскиваешь, типа «давайте уже добьем задачу».

1. После каждого этапа спрашивал: «Есть ли что-то, что мы не обсудили? Хочет ли кто-то что-то добавить?»

2. Отслеживал обсуждения на предмет активного увлечения какой-либо одной идеей и отхода от основной задачи встречи.

3. Вел заметки встречи на доске Miro в процессе дискуссии для экономии времени на постобработку собрания и создания четкой структуры и видения обсуждаемой задачи.

Иногда заметки вел фасилитатор, иногда — заинтересованный человек от команды либо тот, кто будет в дальнейшем отвечать за этот проект (можно менять «секретаря» встречи от собрания к собранию).

4. Замерял эмоциональные состояния участников до и после встречи.

5. Проводил нейрозарядку при снижении активности. Либо задавал вопросы, чтобы дать участникам выдохнуть и переключиться.

Креативные штурмы были камнем преткновения в нашей удаленной команде. Но они лишь подсвечивали более глубокие групповые процессы. Благодаря фасилитации мы занырнули глубже — в психологические причины командной симптоматики.

Вот несколько инсайтов.

Сеттинг и ритм встреч и работы в целом задается командой, а все люди в ней разные! Для разных людей/психотипов нужны разные условия работы с идеями. Кому-то важно создать себе комфортную среду: настроиться, отключить уведомления, сосредоточиться на чем-то одном и делать это до конца. Другому органично создать себе управляемый хаос, чтобы мобилизоваться и выдать вау-результат на адреналине. Есть спринтеры и марафонцы, результатники и процессники, истероиды и шизоиды — как ни назови, отрицая разную природу людей в команде, посеешь бурю и пожнешь выгорание.

Комментарий Оли Скребейко. Для сонастройки команды у нас есть «Инструкция к себе». Участники команды могут рассказать друг другу, как с ними нужно обращаться.

Внешний наблюдатель может вдохновлять. Участие фасилитатора оздоравливает процессы в команде и помогает выдохнуть, заземлиться, провести оценку своих усилий. Фасилитаторы много говорили о том, как слаженно мы работаем и какие вау-результаты стабильно выдаем. В суете рабочих дней часто нет энергии отметить достижения — и свои, и команды.

Выгорание сложно заметить. Также фасилитаторы обратили внимание команды на первую стадию эмоционального выгорания, на которой мы находились в том момент. И предложили ряд действий, которые помогают поддерживать гигиену труда. Когда хроническую перегрузку и ее последствия отмечает эксперт со стороны, это уже сложно игнорировать.

Мы провели более 10 креативных штурмов с участием фасилитаторов. Завершили работу совместной ретроспективой, где подвели итоги.

Стало меньше усталости. За 2 недели написали 10 КП — это высокая нагрузка, но команда чуть меньше притомилась.

С фасилитаторами мы всегда были в тайминге. Когда мы укладываемся в нужное время, а порой даже справляемся раньше и при этом уходим с результатом — это хорошо. Не было особо перескоков с темы на тему.

Появилась методология, алгоритм — это экономит время и снижает когнитивную нагрузку. Простой фрейм — кайф. Важно, что методологию встречи коллеги принесли в Тру бережно, не нарушая привычной структуры и с уважением к творческому процессу.

Встречи проводим по основному фрейму, периодически пробуя другие инструменты от команды Оли. Помним про важность чекинов и чекаутов для настроения и структуры.

Распределяем роли участников до встречи или в её начале: кто презентует бриф, кто ведет встречу в плане структуры и тайминга, кто делает заметки в Miro, кто запускает и выкладывает запись встречи.

Обратили внимание на внутренний тайминг команды: между встречами важно оставлять «воздух», время на отдых, переключение, перезагрузку, перекус. Уставшая команда выдает уставшие результаты. На что-то новое мозгу нужно в 9 раз больше сил.

Начали смарт-распределение участников команды между проектами: заранее определяем, кто может взять проект и пойдет на мозгоштурм. Мы стали делиться на небольшие команды и разбирать КП по возможностям и суперсилам. Уже не нужно всем идти на каждый зум. Кто-то любит тему лидерства, кто-то обожает игры-настолки, а кто-то тащится от того, как можно компактно упаковать инфу в телеграм-боте. Собираем мини-команды: вдумчиво и бережно к ресурсам и другим задачам участников.

Разрабатываем свою систему «Смарт-КП». Это новая для нас, основанная на фреймах система оформления бомбезного-полезного коммерческого предложения. Задача в том, чтобы после мозгового штурма создание убойного предложения для клиента занимало минимум усилий команды, а эффективность и скорость создания КП выросла. Про Смарт-КП мы сделаем отдельную статью на VC.

Комментарий Оли Скребейко. Заключительный!

Этот кейс во многом про то, что простые решения дают классные результаты! Вот наши ключевые рекомендации для Тру.

Самомассаж и комплименты, позитивные фразы в начале («встреча будет лёгкой и творческой!») задают настрой на всю встречу!

Вот такой у нас опыт. Уверен, не только мы сталкиваемся с подобными вызовами удаленной интеллектуальной работы. Поделитесь в комментариях вашими историями. А еще есть предложение: поставьте нам три плюса под статьей, если хотите, чтобы мы сделали отдельную пдфку с практиками и фреймами для мозгоштурма. Вот так: +++.