KPI в бизнесе: простое объяснение для собственников и руководителей

Если что-то нельзя измерить, этим невозможно управлять. Эта простая истина точно отражает суть управления бизнесом. Без измеримых показателей вы как капитан корабля без компаса: куда плыть и где вы находитесь — остаётся загадкой. В этой статье мы поговорим о том, что такое KPI, зачем они нужны и как их правильно внедрить в вашем бизнесе.

KPI (Key Performance Indicators), или ключевые показатели эффективности, — это метрики, которые помогают оценить, насколько хорошо работает конкретный сотрудник, отдел, процесс, а иногда и вся компания. Это как ориентиры: если видно, что результаты далеки от намеченного уровня, значит, нужно что-то предпринимать.

Оценка эффективности. Это самая очевидная функция KPI. С помощью показателей эффективности вы можете объективно оценить работу сотрудников и отделов. Без них вы словно пытаетесь понять, насколько вкусен суп, не пробуя его.

Синхронизация представлений. KPI помогают вам и вашим сотрудникам договориться о том, что считается «хорошо», а что — «плохо». До внедрения KPI каждый может иметь своё мнение на этот счёт. Например, кто-то считает успехом увеличение продаж, кто-то — снижение затрат. В итоге все смотрят в разные стороны. KPI же объединяют команду и формируют единый взгляд на успех.

Мотивация сотрудников. Наличие чётких показателей само по себе мотивирует сотрудников. Они знают, к чему стремиться, и понимают, как их усилия влияют на результат. А если ещё и зарплата зависит от этих показателей, то мотивация вырастает в разы.

Декомпозиция результата. Ключевые показатели помогают сотрудникам осознать связь между конкретными действиями и результатом. Условно говоря, понимание, что для одной продажи нужно сделать десять звонков, это уже шаг к успеху. Любое действие влечёт за собой последствия, и KPI помогают увидеть, как одно влияет на другое.

Прогнозирование и планирование. Когда у вас есть данные по KPI, вы можете делать прогнозы и планировать результат. Например, зная конверсию и средний чек, можно рассчитать нужное количество лидов для выполнения плана продаж.

Финансовые. Это всё, что можно измерить в деньгах: сумма полученных заказов, выручка, деньги в кассе. Неважно, в какой валюте — рубли, доллары, тенге — главное, что эти показатели отражают финансовое состояние вашего бизнеса.

Количественные. Здесь речь идёт о вещах, которые можно посчитать в штуках: количество звонков, лидов, продаж за день. Они показывают объём проделанной работы и активность сотрудников.

Качественные. Эти KPI обычно измеряются в процентах и отражают качество работы. К примеру, в отделе продаж это конверсия — процент лидов, ставших покупателями. Они показывают эффективность процессов и профессионализм команды.

Рассмотрим ключевые KPI, которые особенно полезны в отделе продаж. Он обычно считается самым цифровым и ориентированным на результат, поэтому ему KPI необходимы как воздух.

Выручка. Это основной показатель, вокруг которого строятся планы продаж и по которому оценивают работу отдела. В зависимости от компании, выручка может считаться по количеству отгруженных заказов или по сумме, которая поступила в кассу.

Конверсия. Она показывает, сколько лидов из общего числа превращаются в продажи. Например, если из 100 лидов совершено 10 продаж, то конверсия составляет 10%. Этот показатель помогает сравнивать работу менеджеров, оценивать качество лидов и, при необходимости, корректировать стратегию.

Средний чек. Он помогает оценить качество клиентов и стремление менеджеров к дополнительным продажам. В компаниях с фиксированными ценами средний чек отражает усилия менеджеров по продаже дополнительных товаров или услуг, а в компаниях с гибкими прайсами показывает, насколько сотрудники стараются увеличить чек клиента.

Показатели активности сотрудников. Количество звонков, встреч и переговоров — всё это помогает оценить уровень активности. Чем больше времени менеджеры проводят на встречах и переговорах, тем больше шансов на успех. А если менеджер делает 100 звонков в день, но продаж нет, стоит задуматься о качестве этих звонков.

Шаг 1: Определение показателей. Определите не более восьми показателей для каждого сотрудника или отдела, оптимально — пять. Выберите три самых важных из них, чтобы фокусироваться на главном.

Шаг 2: Создание дашборда. Организуйте дашборд — простую таблицу, в которую сотрудники будут вносить свои показатели. Важно, чтобы они понимали, откуда брать данные, и процесс был максимально удобным и быстрым. О том, что такое дашборд и как его создать, я рассказывал в отдельной статье.

Шаг 3: Ручной сбор данных. Ручной сбор данных необходим, даже если у вас есть автоматизированные отчёты. Это позволяет сотрудникам ежедневно анализировать свои результаты и осознавать, что их контролируют. Например, если менеджер видит плохие показатели, он будет стремиться улучшить результат на следующий день.

Шаг 4: Настройка системы мотивации. Свяжите зарплату сотрудников с их KPI. Это можно делать только после того, как сотрудники полностью понимают показатели и знают, как на них влиять. Такая система мотивирует работать лучше и стремиться к достижению целей. Примеры системы мотивации для менеджера по продажам и директора я давал в отдельной статье.

Внедрение KPI — это шаг к прозрачности и эффективности вашего бизнеса. Но если у вас нет времени разбираться во всех нюансах, моя команда специалистов по систематизации бизнеса готова помочь. Чтобы получить помощь, отправьте заявку в Telegram-бот. Мы обсудим ваш кейс и быстро внедрим систему под ключ, если вы решите, что вам это подходит.

Не забывайте: «Если хочешь держать погремушку, не бросай её на пол». Управляйте своим бизнесом осознанно и целенаправленно. Если у вас остались вопросы или вы хотите поделиться своим опытом, пишите в комментариях — я их все читаю.