Дашборды в бизнесе: что это такое и почему без них как без рук

Возможно, вы удивитесь, но многие наши клиенты часто спрашивают: «Что такое дашборд?» Для меня эта тема кажется очевидной, но раз возникают вопросы, значит, есть потребность разобраться. В этой статье я расскажу, что это за инструмент, кому и зачем он нужен, а главное — как он помогает не просто следить за бизнесом, а активно управлять им.

Дашборд — это графический отчёт, который отображает различные данные. Проще говоря, это визуальные таблицы и графики, которые показывают ключевые метрики и показатели. Вспомните Google Analytics или Яндекс.Метрику — там можно увидеть красочные графики, которые наглядно показывают количество посетителей, просмотры страниц, конверсии. Это и есть дашборды, ставшие уже классикой среди маркетологов и владельцев сайтов.

Важно понимать, что дашборд — это не просто красивый отчёт. Это инструмент, который позволяет видеть общую картину по компании и отслеживать её развитие в динамике. Он помогает быстро понять текущее состояние бизнеса и увидеть, стало ли лучше по сравнению с прошлым периодом или, наоборот, что-то пошло не так.

Когда мы с командой занимается систематизацией бизнеса наших клиентов, то рассматриваем дашборд как рабочий инструмент, а не просто как графики для презентаций. Конечно, красивый дашборд удобнее использовать, но красота здесь второстепенна. Дашборд может быть простой таблицей в Google — главное, чтобы он давал полное представление о ситуации в бизнесе.

Теперь давайте разберёмся, какие показатели можно и нужно вносить в дашборд. Здесь всё зависит от ваших целей, но я выделяю три основных типа.

Финансовые. Это классические данные, такие как выручка, расходы, чистая прибыль. Без них, конечно, никуда, но они — лишь часть общей картины.

Количественные. Например, количество заказов, лидов, обработанных сделок. Всё зависит от того, какие данные отражают состояние вашей компании. У меня, например, был случай в складской логистике, когда в дашборд регулярно вносили информацию о количестве сотрудников, работающих в смену. Это очень сильно влияло на производительность и другие показатели, а сотрудники могли не выйти на смену: кто-то заболел, кто-то забыл, кто-то ушёл в запой. Поэтому эти данные нужно было отслеживать.

Сравнительные. Например, конверсия, доля выручки, которую принёс каждый сотрудник. Это помогает понять, кто в команде работает эффективнее и можно ли где-то повысить показатели.

Дашборды можно создавать в разных разрезах: по сотрудникам, по отделам, по всей компании. Особенно удобно, когда данные из одного дашборда автоматически переносятся в другой. Это экономит время и снижает риск ошибок.

Теперь самое главное: чтобы дашборд работал эффективно, нужно правильно организовать данные. И здесь начинается самое интересное. Многие считают, что главное — это красивые диаграммы и графики. Но без правильно собранных данных все эти красоты бесполезны.

В качестве базы данных подойдёт обычная Google Таблица, которую важно правильно составить. Например, в столбцах указываем показатели, а в строках — даты или периоды. Если нужно отслеживать показатели по сотрудникам, добавляем ещё один столбец с их именами.

Когда данные организованы правильно, вы можете создавать любые визуализации: графики, диаграммы, сводные таблицы. Любой специалист по Google Таблицам или программист поможет вам вывести нужные показатели.

Обычно мы начинаем с небольших шагов — создаём отдельные информационные панели для каждого сотрудника. Когда сотрудники начинают вносить свои показатели, мы объединяем эти данные в общий отчёт. В результате у нас получается система, в которой сотрудники вносят данные, а у руководителя они автоматически обновляются сразу после внесения. В любой момент можно увидеть результаты по компании, отделам и конкретным сотрудникам.

Если сотрудники забывают вносить данные, мы добавляем контроль — бизнес-ассистент или специалист отдела качества каждый день проверяет, чтобы все показатели были внесены вовремя.

В компаниях бывает так, что данные для дашбордов просто неоткуда взять, потому что нет упорядоченной системы учёта. Поэтому прежде чем создавать дашборд, приходится наводить порядок и организовывать процессы: внедрять CRM-систему или другие инструменты, которые позволят собирать данные автоматически и без искажений.

Но бывает и так, что инструменты есть, но они не работают. Например, в компании одного из наших клиентов был отдел продаж и даже CRM-система, но сотрудники её не заполняли. Показатели по звонкам и сделкам считали вручную. Без данных в системе невозможно было создать дашборд, который реально отражал бы ситуацию. Мы организовал процесс так, чтобы каждый сотрудник вносил свои данные в CRM, и добавили отдел контроля качества для регулярной проверки. Поле этого система заработала.

Когда все данные организованы правильно, работа с дашбордом может быть полуавтоматической. Специалисты легко подключают BI-системы, например, Google Data Studio, которые позволяют создавать удобные и наглядные графики. Но помните, что визуальная красота дашборда не заменит качество данных. Поэтому в моей компании мы всегда рекомендуем сначала навести порядок в учёте данных, а уже потом задумываться о визуализации.

Итак, дашборды — это не просто отчёты, а мощный инструмент для управления бизнесом. Управлять компанией, не зная своих показателей, — это всё равно что вести машину с закрашенным лобовым стеклом.

Если вам нужна помощь в организации данных и создании дашборда, обращайтесь — отправьте заявку в Telegram-бот. Моя команда специалистов по систематизации поможет вам организовать систему управления бизнесом так, чтобы вы принимали решения на основе объективных данных, а не интуиции.

Если вам близок мой подход к бизнесу, приглашаю вас в свой Телеграм-канал, где я делюсь своими мыслями о бизнесе, системе и жизни в целом.