Статья. Почему вы теряете деньги, планируя доставку в Excel
Опытный руководитель, читая заголовок статьи, наверняка скажет:
«Такого не может быть, у нас работают опытные люди, они занимаются планированием уже многие годы. Не могу представить, что мы где-то теряли деньги при доставке!»
Что ж, давайте разберемся, как устроен процесс планирования в компаниях, и докажем на примере, что:
Если сотрудники ведут планирование в Excel, даже самый эффективный отдел логистики не может быть на 100% уверен, что компания не теряет деньги.
Типичный процесс планирования выглядит следующим образом. Сотрудники customer service получают заказы от торговых сетей, обрабатывают, подтверждают и передают транспортному менеджеру для планирования доставки.
Получив заказы, транспортный координатор должен ответить на два ключевых вопроса:
- Как мы доставим товар?
- Кто выполнит перевозку?
Специфика при работе с торговыми сетями заключается в том, что заказы приходят регулярно и доставляются по определенному графику на РЦ торговой сети. При этом размер заказа может значительно варьироваться от недели к неделе и от РЦ к РЦ. Например, на популярные РЦ сеть может заказывать полную фуру товара, а на удаленные (например, Мурманск) – всего несколько паллет. То есть от недели к неделе логист получает новый набор заказов со своими параметрами и должен оперативно принять решение о том, как их везти.
Тут-то и становится понятно, что выбор оптимального способа доставки и перевозчика для каждого заказа становится весьма нетривиальной задачей. Вот лишь несколько вопросов, на которые должен ответить логист, решая эту задачу:
- Дешевле отвезти полной фурой или отдать в сборку?
- Если везем фурой, то какие заказы можно объединить, чтобы максимально утилизировать машину?
- Если везем сборкой, то есть ли подходящий график у 3PL-операторов для доставки и можно ли воспользоваться пулингом, чтобы сэкономить?
- Можно ли в одну фуру положить заказы для двух разных РЦ по пути следования машины, или есть риск, что машина застрянет на первой точке?
- Можно ли доложить в фуру заказ от другого поставщика, который едет на тот же РЦ, и тем самым сэкономить на доставке?
- Как выбрать перевозчика на рейс? Самого дешевого? Или того, которого закрепили в рамках тендера? Или вообще отдать рейс на торги?
Отвечая на эти вопросы, логист должен держать в голове следующие параметры:
- Информация по заказу: количество паллет, объемно-весовые характеристики, даты доставки, время авизации;
- Доступные графики 3PL-операторов;
- Уровень набора пулинга для того или иного направления;
- Тарифы на фуру и на паллетную доставку от каждого перевозчика;
- Сравнение стоимости паллетной доставки по сравнению с FTL по каждому направлению и перевозчику. Например, для одного направления 23 паллеты дешевле отправить полной фурой, а для другого – паллетной доставкой;
- Правила назначения перевозчиков на рейс. Например, закрепление перевозчиков за определенными направлениями, распределение заявок по квотам и так далее;
- Лидтаймы доставки по каждому направлению и для каждого перевозчика;
- Особенности клиентов (например, регулярные простои на определенном РЦ сети или строгие требования ко времени доставки, нарушение которых ведет к штрафу от сети).
Безусловно, на рынке уже не осталось компаний, которые бы в том или ином виде не научились решать эти задачи. Чаще всего в разговорах с транспортными менеджерами мы слышим:
У меня есть Excel-таблица с макросом, в котором я все планирую, поэтому TMS-система мне не нужна
Но у такого подхода есть ряд минусов:
- Чаще всего макрос автоматизирует не всю задачу целиком, а только ее часть. Остальные решения логист по-прежнему принимает вручную. Простой пример – маршрутизация. Есть 2 заказа: на РЦ «Тандер» и РЦ «Перекресток» в Екатеринбурге, один с доставкой в 10:00, другой – с доставкой в 22:00. Логист помнит, что когда-то один раз год назад на РЦ «Тандер» был очень долгий простой, и опасается объединять этот заказ с другими, чтобы не попасть на штраф на второй точке. Хотя простой был всего один раз, ситуация уже давно поменялась и, объединив заказ со вторым, можно было бы заказать на одну фуру меньше.
- Это ненадежно. Вся информация хранится в одном файле у сотрудника. Если он заболеет или уволится, а файл потеряется, то информация пропадет вместе с ним.
- Велик риск ошибки из-за человеческого фактора. Если неправильно скопировать формулу, забыть обновить тарифы или случайно удалить значение в ячейке, компания может понести финансовые потери. Распространенная ошибка: компания провела тендер и обновила тарифы, а логист по инерции еще несколько месяцев ориентируется на старые. Например: при старых тарифах FTL на Новосибирск было выгодно использовать от 25 паллет в заказе, а при новых – уже от 23 паллет. А логист по старинке для 23 заказывает паллетную доставку, и компания теряет деньги. Еще один пример: в апреле стало тепло, а сотрудник по-прежнему продолжает заказывать рефрижераторные перевозки.
- Это непрозрачно. Как работает макрос по планированию? Учитывает ли он все параметры или только часть из них? Кто может подтвердить, что макрос корректно выбирает оптимальный способ доставки? Как убедиться, что рейсы распределяются между перевозчиками согласно политике компании и без сговора? Например, если логист работает в Excel, то руководитель никогда не сможет поднять исторические данные по рейсу и понять, почему для него назначили определенного перевозчика.
- Это требует времени. Логист должен получить заказы от customer service, загрузить их в файл с макросом, проверить результат, выгрузить обратно и передать транспортной компании. Все эти действия занимают время и растягивают срок обработки заказов до момента передачи перевозчику. Ситуация усугубляется в случае увольнения человека и его замены на менее опытного: процессы заказа транспорта просядут на несколько месяцев, пока новый сотрудник не обучится работе с файлом.
Внедряя TMS систему, компания получает ряд важных преимуществ.
Во-первых, упрощается процесс взаимодействия customer service и транспортного координатора. Подтвержденные заказы поступают в TMS-систему, транспортный координатор моментально их видит. По каждому заказу система автоматически подгружает все мастер-данные, и заказы готовы к планированию.
Во-вторых, после получения заказов транспортному координатору остается лишь запустить алгоритм планирования, который используя все мастер-данные, тарифы перевозчиков и правила распределения заявок между ними. Алгоритм сформирует предложение по вариантам доставки, и логисту останется лишь утвердить его или скорректировать.
В-третьих, TMS-система позволяет систематизировать большие объемы информации и учитывать их при принятии решений.
Все решения принимаются на основе объективной статистики, а не субъективного мнения
Таким образом, компания получает следующие преимущества:
- Сокращается ручной труд. Транспортный координатор тратит значительно меньше времени на обработку и планирование заказов. В некоторых случаях функционал планирования доставки даже может быть передан сотрудникам customer service.
- Ускоряются процессы. С момента получения заказов от сети до передачи перевозчику на планирование уходят минуты, а не часы.
- Сокращаются затраты на доставку. Автоматический алгоритм позволяет подобрать самый рациональный способ доставки. В отдельных случаях экономия может достигать 10-20%.
- Повышается надежность процессов: руководитель всегда знает, что планирование доставки происходит в соответствии с алгоритмом и не зависит от человека, который этим занимается. Ситуация, когда в Новосибирск уехала фура с 5 паллетами, потому что новый сотрудник не нашел более оптимального решения, исключена.
- Исключен человеческий фактор при выборе перевозчика: руководитель на 100% уверен, что рейсы распределяются между перевозчиками в соответствии с результатами тендера.
Безусловно для любого транспортного менеджера при планировании доставки нет более удобного и простого в использовании инструмента, чем Excel.
Но только принимая решение использовать TMS-систему, руководитель может быть на 100% уверенным, что компания не теряет деньги на доставке, и спать спокойно.
В следующей статье мы расскажем о том, почему все больше компаний переходят на электронный обмен информацией с перевозчиками и какие преимущества компании получают от этого.
Если по итогам вы прочитали статью и решили внедрить TMS-систему, мы рады предложить вам наше решение. Pooling Plus – это облачная TMS-система, которая обеспечивает управление доставкой на всех этапах.
Подробнее о продукте:
https://plus.pooling.me/