Почему все больше компаний переходят на электронный обмен данными в логистике?
Сегодня многие производители товаров при организации доставки своим клиентам предпочитают вести учет всех данных в своей внутренней системе (ERP), а с перевозчиками обмениваться данными через почту. На первый взгляд такой подход выглядит эффективным – логистам проще вести учет всех данных в одной системе, а компания экономит деньги (нет необходимости платить за отдельную TMS-систему).
Но на самом деле в большинстве случаев это не так, и в этой статье я расскажу, как электронный обмен данными в логистике и использование портала для работы с перевозчиками (TMS) помогает компаниям экономить деньги, избегать ошибок и повышать лояльность их клиентов.
Типичный процесс взаимодействия с перевозчиками в процессе доставки товара
Представим компанию, регулярно доставляющую товар в торговые сети. После того как логист получил заказы в ERP системе и сформировал рейсы, он должен:
- Заказать у перевозчиков машины для данных рейсов (по почте, телефону и т.д). При необходимости – разослать запрос на машину нескольким перевозчикам, получить от них цену и выбрать перевозчика с наименьшей ценой (провести торги);
- Получить от перевозчика принятие заявки к исполнению перевозки, а также данные водителя и транспортного средства. Если перевозчик отказался от рейса, то предложить его другому перевозчику;
- В случае опоздания машины на склад загрузки оперативно связаться с перевозчиком для решения проблемы;
- В случае возникновения проблемы в процессе доставки оперативно согласовать с клиентом перенос ее сроков;
- Получить от перевозчика подтверждение прибытия машины к клиенту. В случае проблем на выгрузке (возникновение простоев по вине клиента, недостача/пересортица) оперативно связаться с клиентом для ускорения решения проблемы;
- По итогам выполнения перевозки зафиксировать все ключевые параметры рейса (полные затраты на доставку, включая доп. затраты на простои и возвраты) для корректного учета финансов и подсчета ключевых метрик эффективности перевозчиков.
Если компания работает с одним перевозчиком, у нее мало рейсов на доставку, и нет рисков получения неустойки в виде штрафа в случае опоздания к клиенту, то все эти шаги легко выполнять, работая в почте и Excel.
Те компании, у которых есть несколько транспортных подрядчиков, требовательные клиенты, много рейсов и необходимость периодически проводить торги между перевозчиками, рискуют столкнуться с рядом проблем.
Неоптимальные затраты на операционное управление доставкой
По каждому рейсу логисту нужно выполнить ряд действий – выгрузить данные из ERP, подготовить письмо, отправить его перевозчику, дождаться ответного письма с данными водителя и ТС, загрузить все данные обратно в ERP. Количество действий кратно увеличивается в случае необходимости провести торги между перевозчиками или найти замену отказавшемуся перевозчику.
Каждое действие по отдельности очень простое, но в сумме они могут отнимать до 50% времени операционной команды. А если объемы отгрузок у компании растут, то это ведет к дополнительным затратам на увеличение штата логистов в компании. Использование TMS-системы позволяет легко автоматизировать все эти рутинные операции и освободить время сотрудников для более важных задач.
Риск ошибок
Обмениваясь всей информацией с перевозчиком по почте, очень легко ошибиться.
Вот лишь некоторые примеры ошибок, которые могут возникнуть:
- Забыл отправить письмо перевозчику – машина не прибыла вовремя на загрузку;
- Не увидел отказ от перевозчика выполнять рейс – не успел найти замену;
- Пропустил письмо от перевозчика с информацией о том, что машина опаздывает к клиенту – получил штраф от клиента
Все эти ошибки ведут к финансовым потерям компании, которые могут доходить до нескольких процентов от общего бюджета на логистику.
Отсутствие прозрачности процесса
Если сотрудник компании ведет всю коммуникацию с перевозчиком по почте, то в случае любой нестандартной ситуации он будет тратить значительное время на то, чтобы разобраться в причине проблемы.
Например, машина компании не прибывает на РЦ вовремя, и клиент требует дать прогноз прибытия. В этом случае сотруднику необходимо найти в почте все детали по данному рейсу, далее связаться с перевозчиком, разобраться в ситуации и дать ответ клиенту. В такой ситуации клиент хочет получить информацию здесь и сейчас, но логисту требуется время на то, чтобы “найти все концы”. Ситуация значительно усугубляется в случае, если изначально рейс вел один сотрудник, но в этот день он заболел, и его заменяет другой сотрудник.
Из-за того, что все данные разбросаны между несколькими источниками информации (ERP система, Excel, почта, система перевозчика), сотрудник компании тратит огромное количество времени на то, чтобы собрать все данные, провалидировать их и построить аналитику для руководства. При этом нет никакой гарантии, что в эту аналитику не закралась ошибка, которая приведет к неверным выводам.
Отсутствие прозрачных процессов и единого рабочего пространства для всех участников доставки значительно замедляет процессы и снижает лояльность клиентов компании.
Преимущества использования электронного обмена данными в логистике для взаимодействия с ТК
Все больше компаний сегодня хорошо осознают проблемы, описанные выше, и принимают решение перейти на электронный обмен данными в логистике и в дополнение к ERP системе использовать TMS-систему для координации взаимодействия с перевозчиками в едином цифровом пространстве.
В результате они получают следующие преимущества:
- Все взаимодействие с перевозчиками полностью оцифровано. По любому рейсу можно поднять всю информацию в течение одной минуты. Процесс доставки не зависит от болезней или отпусков сотрудников, так как вся информация доступна любому сотруднику компании;
- Сотрудники тратят значительно меньше времени на коммуникацию с перевозчиками. Экономия может достигать 50%;
- Риск ошибок при электронном обмене данными в логистике сведен к минимуму. По любому рейсу всегда можно поднять всю историю и проанализировать, что пошло не так;
- По любому запросу клиента о статусе доставки сотрудники могут моментально предоставить всю информацию;
- В случае непредвиденных проблем во время рейса логист узнает о них сразу, а не тогда, когда уже будет поздно что-либо менять;
- Система является единым источником всех данных, на основе которых можно быстро строить любую аналитику и принимать решения. Информация оперативно появляется не только у логистов и заинтересованных лиц из структуры транспорта, но и всех участников процесса, и особенно у склада, для которого эта информация необходима в кратчайшие сроки.
Крупные компании, которые работают с большим количеством перевозчиков и осуществляют много рейсов, используют TMS-системы для того, чтобы автоматизировать различные сценарии взаимодействия с перевозчиками. Типичный сценарий может выглядеть следующим образом:
- Система назначает рейс на закрепленного за данным направлением перевозчика и в течение 1 часа ждет подтверждения от него;
- Если по истечении часа перевозчик не подтверждает заявку, то система назначает ему штраф и передает данную заявку резервному перевозчику;
- Если резервный перевозчик также не подтверждает заявку, то заявка выкладывается в открытый доступ для всех перевозчиков, проводятся торги, и выбирается компания, предоставившая самую низкую цену.
Электронный обмен данными в логистике для перевозчиков
Также как и грузоотправителям, перевозчикам выгодно работать в TMS-системе своего заказчика. Небольшие перевозчики, у которых нет собственной системы, работают непосредственно в личном кабинете TMS-системы и уходят от дополнительных коммуникаций по почте и телефону, а крупные перевозчики настраивают интеграцию с системой.
Благодаря тому, что электронный обмен данными в логистике между грузоотправителем и перевозчиком работает в единой системе, происходит сокращение ручного труда и повышение прозрачности процессов по всей цепочке коммуникации: логист компании – диспетчер перевозчика – водитель.
Отдельно стоит отметить, что все продвинутые перевозчики сегодня стремятся оцифровать не только взаимодействие со своими клиентами, но и взаимодействие с водителями. Компании активно внедряют мобильные приложения, устанавливают треккинговое оборудование на машины с целью предоставления своим клиентам информации о ее нахождении, а также своевременного уведомления о возникающих проблемах в пути.
Заключение
Сегодня все больше компаний осознают необходимость электронного обмена данными в логистике не только внутри периметра компании, но и в точках взаимодействия со своими контрагентами – перевозчиками и клиентами. Использование TMS-систем при взаимодействии грузоотправителя и перевозчика позволяет вывести процессы на новый уровень с точки зрения их эффективности и прозрачности.
А появление различных регуляторных инициатив со стороны государства (переход на УТМ 4.0, электронная транспортная накладная и т.д.) делает процесс массового перехода компаний на TMS решения неизбежным.
Вот лишь некоторые лидеры рынка, которые в последние годы приняли решение обзавестись TMS-системой для взаимодействия со своими перевозчиками:
- Ритейл – X5 Retail Group, Детский Мир;
- Производители товаров – Bacardi, Roust, Johnson&Johnson, Beiersdorf, Loreal, Reckitt Benckiser, Kimberly Clark, Ecolab/Nalco и многие другие;
- Логистические операторы – FM Logistic, Kuehne&Nagel.
Если по итогам прочтения этой статьи вы решили внедрить TMS-систему, мы рады предложить вам наше решение. Pooling Plus – это облачная TMS-система, которая обеспечивает управление доставкой на всех этапах. Работать в системе можно из любой точки мира при наличии компьютера и интернета.