Рассказываю, как систематизировать учет документов в логистике и снизить финансовые и налоговые риски
В предыдущих статьях я рассказал о том, почему компаниям выгодно использовать TMS систему при планировании своих доставок и для чего они переходят на электронный обмен данными с перевозчиками. Из этой статьи вы узнаете, как современная TMS-система помогает компании наладить учет документов в логистике и минимизировать финансовые и налоговые риски при работе с перевозчиками.
Процесс работы с финансами и документами при доставке
Рассмотрим процесс доставки товара через призму учета документов в логистике и финансов.
На основе заданных параметров доставки (маршрут доставки, наличие доп. точек на пути следования машины, наличие доп. услуг) логист компании заранее рассчитывает стоимость рейса. В дальнейшем эта стоимость может поменяться только в случае возникновения непредвиденных расходов.
К моменту прибытия машины на склад отгрузки грузоотправитель готовит пакет документов, который передает водителю. Как правило, в минимальный пакет документов входит:
- Товарная накладная / УПД
- Транспортная накладная / товарно-транспортная накладная
В процессе доставки у перевозчика могут возникнуть различные непредвиденные расходы:
- Простои у клиента сверх заложенных в тариф часов;
- Возврат товара;
- Прочие расходы.
После окончания перевозки транспортная компания должна вернуть логисту компании пакет документов по рейсу со всеми необходимыми отметками. Для грузоотправителя отсутствие оригиналов документов по рейсу влечет за собой налоговые риски, поэтому, как правило, все грузоотправители оплачивают перевозчику выполненные рейсы только после получения оригиналов документов по ним.
После возврата документов перевозчик готовит реестр выполненных перевозок - документ, в котором по каждому рейсу указан фиксированный тариф и все дополнительные расходы. Данный документ отправляют логисту компании - грузоотправителя, его проверяют и утверждают вместе с ним. В случае найденных расхождений логист может попросить перевозчика переделать документ. После утверждения реестра перевозчик выставляет счет заказчику, а он оплачивает его.
Финансовые и налоговые риски при учете документов в логистике
Чем больше у компании производится доставок, тем больше финансовых и налоговых рисков возникает. Вот лишь некоторые, самые распространенные проблемы:
- Логист компании регулярно заказывает перевозки у более дорогой ТК из пула одобренных вопреки согласованным в рамках тендера правилам;
- Транспортная компания подала на загрузку более дорогое транспортное средство (например, реф вместо тента) и включила его в счет;
- Транспортная компания включила один и тот же рейс в два разных счета. Грузоотправитель дважды оплатил один и тот же рейс;
- Перевозчик после окончания рейса включил в счет большое количество часов простоя, а у логиста не было данных для того, чтобы проверить объективность тарификации этих часов;
- Во время налоговой проверки выяснилось, что по части перевозок у компании не было оригиналов документов. Компания получила значительный штраф от налоговой.
Чтобы избежать всех этих рисков, компании достаточно начать использовать современную TMS-систему.
Учет документов в логистике с помощью TMS системы
Принимая решение использовать TMS-систему, руководитель отдела логистики получает мощный инструмент для учета документов в логистике и финансов.
Во-первых, все принятые логистом решения отражаются в истории системы, и в любой момент их можно проверить. Например, по любому рейсу можно увидеть, какие ставки были предложены каждым из перевозчиков и почему в итоге была выбрана та или иная компания.
Во-вторых, большая часть всех операций в системе автоматизирована и исключает риск человеческого фактора. Тарифы перевозчиков заранее загружены в систему сотрудником отдела закупок и не могут быть изменены другими пользователями. Документы по перевозке формируются системой автоматически - складу остается лишь их выгрузить, распечатать и передать водителю. После выполнения рейса система автоматически рассчитывает финальный тариф (фиксированная ставка + доп. точки + простои + возвраты и прочие расходы). Если перевозчик хочет внести в него корректировки (например, увеличить количество часов простоя), то он связывается с логистом и аргументирует свой запрос. При этом логист всегда может поднять все данные по рейсу в системе и убедиться в обоснованности запроса от перевозчика.
В-третьих, руководитель компании всегда может быть уверен в том, что компания не переплачивает и не несет налоговые риски. Реестр перевозок формируется системой автоматически и утверждается логистом компании. После этого перевозчику остается лишь направить счет компании (на бумаге или используя ЭДО), а логисту убедиться, что сумма в счете соответствует утвержденному реестру. По каждому рейсу логист перевозчика может в течение нескольких минут загрузить все сканы документов. Также в системе ведется учет возврата оригиналов документов. Если по какому-либо рейсу оригиналы не были возвращены, то система не даст сформировать для него счет.
Таким образом, внедрение TMS-системы дает компании следующие преимущества для учета документов в логистике:
- Сотрудники тратят значительно меньше времени (до 50%) на обмен данными и сверки с перевозчиками;
- Риск ошибок при взаиморасчетах с перевозчиками исключен - компания не переплачивает;
- Сотрудники могут предоставить все документы по перевозкам в течение нескольких минут по любому запросу из налоговой.
Если по итогам прочтения этой статьи вы решили внедрить TMS-систему, мы рады предложить вам наше решение. Pooling Plus – это облачная TMS-система, которая обеспечивает управление доставкой на всех этапах. Работать в системе можно из любой точки мира при наличии компьютера и интернета.
Подробнее о продукте:
А также для понимания плюсов от внедрения TMS-системы протестируйте калькулятор расчета экономии.