Внедрение TMS-системы: как выбрать нужную?
В предыдущих статьях я рассказал о причинах, побуждающих лидирующие компании на рынке принимать решение использовать TMS-системы для управления доставкой
Эта статья будет интересна собственникам, директорам или руководителям отдела логистики компаний. Тем, кто тратит на доставку более 100 млн рублей в год и хочет повысить эффективность доставки за счёт внедрения TMS-системы.
Критерии выбора TMS
У руководителя компании, принявшего решение использовать TMS-систему, возникает множество вопросов:
- Какие именно возможности существующих TMS-систем нужны моей компании?
- Как грамотно составить техническое задание для TMS-системы?
- Самостоятельно разрабатывать систему или внедрить готовый продукт?
- Если использовать готовую систему, то какую именно? Сегодня на рынке существуют десятки решений разного калибра, и непосвящённому человеку сложно разобраться в них.
- Какого подрядчика использовать для внедрения TMS-системы?
- Какова разумная стоимость TMS-системы?
Мы работаем с разными компаниями в сфере FMCG (грузоотправителями и перевозчиками) и видим, что даже у крупных игроков задача выбора подходящей TMS-системы вызывает большие трудности. Информации на эту тему очень мало. Сотрудникам приходится мучительно разбираться в вопросе, общаясь с различными поставщиками TMS-систем и по крупицам собирая фактический материал. Цена ошибки здесь очень высока — выбрав определённую TMS-систему, компания подвязывает на неё все свои процессы на горизонте 3-5 лет. Ошибка при выборе TMS как минимум приведёт к потерянному времени, а в худшем случае — к финансовым потерям и падению эффективности.
Какие задачи должно решать внедрение TMS-системы?
Ошибка многих компаний — сразу же начинать писать техническое задание для будущей системы. А ведь надо детально разобраться в том, какие задачи бизнеса она должна решать и какой ожидается эффект от её внедрения.
В первую очередь руководитель должен задать себе (и другим лицам, принимающим решение) вопрос: какие именно задачи компании следует решать будущей системе? Обойтись дежурным ответом «TMS должна автоматизировать ручной труд», к сожалению, не получится. Это должен быть конкретный перечень задач или бизнес-процессов, и для каждой компании он будет своим.
Вот лишь некоторые примеры из нашей практики:
- Производственная компания доставляет свои товары в торговые сети. В процессе используются разные схемы доставки: сборная доставка, FTL (прямые машины), пулинг-доставки, маршруты. Основная цель внедрения системы — автоматизировать выбор оптимального способа доставки.
- Производственная компания использует TMS-систему для автоматического распределения рейсов между перевозчиками в соответствии с результатами проведённого тендера.
- Торговая сеть использует ряд перевозчиков для доставки своего товара с РЦ до магазинов. И поэтому хочет использовать TMS-систему в качестве коммуникационной площадки для назначения рейсов перевозчикам и контроля за их исполнением.
- Логистический оператор предоставляет услуги по сборной доставке и хочет внедрить TMS-систему для оптимизации группировки товара и повышения эффективности транспортировки в регионы.
- Производственная компания хочет сделать процесс доставки прозрачным и наладить автоматизированную аналитику.
Только после того, как руководитель подготовил полный перечень бизнес-целей проекта по внедрению и утвердил их со всеми заинтересованными лицами, можно переходить к следующему шагу — подготовке технического задания.
Как подготовить техническое задание на внедрение TMS-системы?
После того как высокоуровневые цели внедрения определены, можно привлекать профильных сотрудников и начинать готовить техническое задание. Если на предыдущем шаге мы оперировали в терминах целей, то теперь — в терминах функций системы.
Предположим, мы определили, что для компании от TMS-системы в первую очередь нужна качественная аналитика. На этапе подготовки ТЗ прорабатываем уже конкретные отчёты, которые должны войти в аналитику. Например:
- бюджетные показатели (план vs факт);
- уровень сервиса наших подрядчиков;
- операционные показатели;
- аналитика по клиентам компании (доля затрат на доставку в стоимости товара, уровень сервиса и прочие).
Также хорошо подготовленное ТЗ должно содержать и нефункциональные требования (производительность системы, отказоустойчивость, требования к хранению данных и т. д.).
На этом этапе важно убедиться, что ТЗ готовится не только руководителем, но и всеми сотрудниками, которые так или иначе будут взаимодействовать с системой в процессе работы (операционные специалисты, IT-отдел, представители склада и т. д.).
Чем больше времени вы потратите на проработку бизнес-целей и ТЗ по проекту, тем больше шансов, что получите именно то, что ищете, и проект будет успешно выполнен.
Своя разработка или готовое решение?
Однозначного ответа на этот вопрос нет. Но есть дополнительные вопросы, ответив на которые вы поймёте, какой из вариантов больше подходит вам.
- Ваши бизнес-процессы уникальные на рынке (как правило, это актуально для крупных компаний или узкоспециализированных бизнесов)?
- У вас есть своя собственная IT-компетенция (архитекторы, аналитики, техническая поддержка и т. д.)?
- У вас есть собственная экспертиза разработки схожих решений и понимание лучших практик на этом рынке?
- Вы готовы инвестировать значительную сумму в разработку собственного решения?
Если на большинство из этих вопросов ответ отрицательный, то лучше обратиться к профессионалам и выбрать готовое решение.
Как выбрать подрядчика для внедрения TMS-системы?
После того как у нас на руках есть чёткое понимание наших ожиданий от будущей системы, можно начинать связываться с различными компаниями на рынке, продающими TMS-системы.
На этом этапе важно составить чек-лист критериев, по которым будем сравнивать компании между собой. Этот чек-лист будет состоять из пунктов ТЗ и различных дополнительных требований. Например, мы хотим, чтобы это было облачное решение, техническая поддержка предоставлялась в режиме 24/7, подрядчик был готов гибко настраивать систему под наши запросы и т.д.
По итогам изучения предложений от каждой компании заполняем чек-лист и определяем, какое решение максимально соответствует нашим требованиям.
При выборе подрядчика важно обращать внимание не только на характеристики самого решения, но и на компанию в целом:
- Давно ли она рынке?
- Есть ли риски того, что она может прекратить своё существование или быть проданной на горизонте в 5 лет?
- Соответствует ли она всем локальным регуляторным требованиям (например, закону «О персональных данных»)?
- Кто уже работает с этой компанией на рынке, и какие отзывы о ней дают?
В следующих статьях мы расскажем о том, как можно оценить потенциальную экономию от внедрения TMS-системы и успешно выполнить проект по внедрению.
По ссылкам ниже вы найдете истории лидирующих на рынке компаний, которые уже внедрили TMS-систему и делятся своим опытом.(Johnson&Johnson, Bacardi, Ecolab/Nalco)
Если, прочитав эту статью, вы намерены внедрить TMS-систему, мы рады предложить вам наше решение. Pooling Plus — это облачная TMS-система, обеспечивающая управление доставкой на всех этапах. Работать в системе можно из любой точки мира при наличии компьютера и интернета.
Подробнее о продукте: