Переход на ЭДО государственных учреждений – закрепляем материал
Как облегчить переход на ЭДО в государственных учреждениях разберем вместе со специалистом Линии консультации ГЭНДАЛЬФ Натальей Гольевой.
В апреле 2022 года Министерство финансов Российской Федерации утвердило приказ № 61 «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению». В соответствии с п.6 – все государственные и муниципальные учреждения с 1 января 2023 года обязаны перейти на внутренний электронный документооборот. Процесс затронет работу с первичной документацией, а также регистры бухгалтерского учета.
Этапы внедрения ЭДО
Чтобы облегчить процесс перехода на внутренний электронный документооборот, необходимо разделить его на три условных этапа:
· подготовка;
· технические мероприятия;
· отражение в бухгалтерской программе. Рассмотрим на примере «1С:Бухгалтерии государственного учреждения».
Подготовка к переходу на новый формат работы
Подготовка, в свою очередь, подразумевает определение лиц, ответственных за работу с электронными документами (формирование, подписание простой и электронной подписью и так далее). На первом этапе необходимо определить сроки формирования и работы с учетными электронными документами, их передачи и отражения. Ответственные специалисты фиксируют нововведения в технологии работы с учетной информацией в организации, вносят дополнения в график документооборота и изменения в учетную политику.
Отдельное внимание при подготовке важно уделить регламенту выдачи и хранения паролей доступа и квалифицированных электронных подписей, а также правилам хранения электронных документов в архиве. Также подготовка включает инструктаж для сотрудников.
На этапе технических мероприятий требуется:
· обеспечить электронной подписью сотрудников, ответственных за оформление электронных документов;
· обеспечить рабочие места с доступом к информационной системе для работы с ЭДО;
· дополнить ролевое расписание обновленными позициями;
· подготовить оборудование к внедрению программных продуктов ЭДО. При необходимости обновить технические параметры рабочих мест.
Завершающим этапом перехода на новые стандарты работы является отражение процессов в программе учета, в нашем случае - «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».
В «1С:БГУ» уже предусмотрен переход на ЭДО с 2023 года. Программа позволяет прописать роли для пользователей, заполнить и оформить электронные документы. Однако у тех, кто еще не работал с данным программным продуктом, могут возникнуть определенные сложности.
Реализация внутреннего ЭДО в «1С:БГУ» версии КОРП и ПРОФ отличается и это важно учитывать. Правильные действия помогут учреждению верно определить - какой программный продукт «1C» использовать, в зависимости от масштаба организации и территориальной распределенности его подразделений.
Не все государственные учреждения могут легко перейти на ЭДО в соответствии с законодательством. Основными сложностями являются отсутствие необходимых знаний у сотрудников и отсутствие бюджетирования. Недостаточные компетенции напрямую влияют на качество работы с электронными документами и увеличивают вероятность ошибок, а нехватка денежных средств делает невозможным обновление программного обеспечения и технического оборудования.
Обратите внимание: законодательство делает исключение для тех учреждений, которые не имеют организационно-технической возможности для работы с ЭДО. Они могут формировать учетные документы на бумажном носителе, дополнительно предоставляя бухгалтеру скан-копии.
Для того чтобы свести риски к минимуму, рекомендуем:
· своевременно официально уведомить руководство необходимости перехода на ЭДО;
· провести заблаговременную оценку перехода на новый формат работы, подключив к задаче IT-специалистов;
· при необходимости - сформировать заключение, подтверждающее отсутствие технической возможности перехода на ЭДО в срок.
Что будет, если не выполнить требование по переходу?
Официально ответственность еще не предусмотрена. Могут грозить предписания от проверяющих органов за неисполнение действующего Приказа.
Переход на внутренний электронный документооборот потребует от государственных учреждений определенных усилий. Не стоит пренебрегать помощью со стороны квалицированных специалистов в сфере бухгалтерского учета. Одним из ближайших доступных мероприятий по теме перехода на ЭДО станет вебинар «Переход на внутренний ЭДО в государственных учреждениях. Теория и практика», который пройдет 25 ноября. Организаторы анонсируют разбор программных и технических требований и организацию детального подхода к основным этапам их внедрения. Отдельным блоком выделены темы изменений в учетной политике и технологиях обработки учетной информации. Эксперты поделятся конкретными примерами на базе «1С:БГУ» (КОРП и ПРОФ). Именно в рамках подобных мероприятий вы можете не только получить информацию, но и задать волнующие вопросы экспертам.