Автоматизировать документооборот всего лишь 3-мя сервисами
В наше информационное время автоматизация является неотъемлемой частью успешного ведения бизнеса. Автоматизация документооборота – это замена ручного ввода данных и бумажной работы на использование специальных программ и сервисов. Независимо от размера вашей компании или сферы деятельности, автоматизация имеет ряд важных преимуществ и привилегий для всех участников бизнес-процесса: предпринимателей, самозанятых, физлиц, бухгалтеров, руководителей, кадровиков и т.д.
Чаще всего при ведении бумажного документооборота пользователи сталкиваются с такими проблемами, как:
- Затраты времени на ручное заполнение и обработку документов. Ручной ввод данных требует значительного времени и усилий. Каждый раз, когда требуется заполнить форму, составить отчет или подготовить документ, сотрудники тратят много времени на рутинные операции.
- Ошибки и неточности при ручном вводе данных. Даже самые аккуратные и опытные сотрудники могут допустить опечатки, пропустить важные детали или сделать другие ошибки при заполнении документов. Это приводит к неправильным расчетам, некорректным данным и потере времени на их исправление.
- Затруднения в поиске и архивировании документов. Без системы автоматизированного хранения и поиска, поиск нужных документов может стать настоящей головной болью. Бумажные документы требуют физического хранения, классификации и организации, что может занимать много места и времени.
- Оперативность и своевременность передачи документов. Ручная передача документов, особенно при работе с удаленными или децентрализованными командами, может привести к задержкам и несвоевременной доставке. В результате коммуникация с партнерами, клиентами и сотрудниками замедляется, что негативно сказывается на бизнес-процессах.
- Риск утери или повреждения бумажных документов. Бумажные документы легко потерять или испортить. Могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, такие как пожар, наводнение или кража, которые приводят к потере всех ценных бумажных документов. Это негативно влияет на деловую репутацию, финансовые операции и юридические обязательства.
- Трудности в контроле и мониторинге документооборота. Без автоматизированной системы, контроль и мониторинг документооборота бывают сложными и неэффективными. Трудно отслеживать статусы, сроки и ответственность за выполнение задач, а также контролировать целостность и безопасность документов. Это может привести к просрочкам, потере важных документов и потере контроля над процессами.
- Высокие затраты на печать, бумагу и хранение документов. Ручной документооборот требует значительных затрат на печать, покупку бумаги, чернил, а также хранение и обслуживание архивных помещений. Это может оказывать дополнительное давление на бюджет компании и приводить к неэффективному использованию ресурсов.
- Отсутствие централизованного доступа к документам. Без автоматизации документооборота, доступ к документам может быть ограничен и зависеть от физического нахождения сотрудников или отдельных отделов. Это затрудняет совместную работу, коллаборацию и обмен информацией между сотрудниками и партнерами.
- Увеличение объема бумажной работы. Без автоматизации количество бумажной работы может значительно увеличиться. Это требует большего количества ресурсов, времени и усилий для обработки, сортировки и хранения бумажных документов. Работа с таким количеством бумаг приводит к перегрузке сотрудников, снижению производительности и увеличению риска ошибок.
- Ограниченная мобильность и гибкость. Ручной документооборот может ограничивать мобильность и гибкость работы сотрудников. Без возможности доступа к документам и работе с ними в режиме онлайн, сотрудники испытывают трудности при работе вне офиса или на удаленных объектах.
Все эти проблемы могут значительно замедлить бизнес-процессы, увеличить риски и затраты компании. Кроме того, к 2024 году ФНС (Федеральная налоговая служба) намерена отказаться от бумажного документооборота и перевести все организации на ЭДО.
Поэтому уже сейчас стоит задуматься о том, как эффективно автоматизировать обмен документами в организации. Для этого не понадобится подключать много сервисов, хватит трех из них: «1С-ЭДО», «1С–РПД» и «1С:Кабинет сотрудника». Что это за программы и как они работают в отдельности? Рассказываем.
«1С-ЭДО»
Сервис представляет собой обмен счетами-фактурами и другими юридически значимыми документами с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами. Выполняется все в электронной форме прямо из программ «1С» или несколько операторов электронного документооборота, поддерживающих технологию «1С-ЭДО». Помимо решения проблем с документами, сервис предлагает ряд преимуществ:Для работы не нужна интеграция с другими программами. «1С-ЭДО» встроен в типовые решения «1С» и не требует выгрузки документов во внешние модули.
- Для работы не нужна интеграция с другими программами. «1С-ЭДО» встроен в типовые решения «1С» и не требует выгрузки документов во внешние модули.
- Вы можете обмениваться документами с пользователями других операторов ЭДО. Это значит, что вы можете настроить документооборот с любым контрагентом, использующим электронные документы.
- Привычный интерфейс вашей «1С». Механизмы работы с электронными документами (хранение, поиск, фильтрация по типам, статусам, массовое подписание) также встроены прямо в «1С», а значит не нужно изучать новую программу.
- Архив электронных документов уже встроен в «1С:Предприятие 8». Резервная копия электронного архива создается стандартными средствами.
- Обмениваться можно не только счетами-фактурами, но и всеми остальными документами– накладными, актами, счетами, заказами и т.д.
- Входящие документы в информационной базе «1С» формируются автоматически на основе электронных документов – их остается только провести. Вам больше не придётся вносить каждую позицию руками, внимательно сверяя каждый символ в документе. Для удобства работы в «1С» работает система сопоставления вашей номенклатуры с номенклатурой ваших контрагентов с гибкими настройками.
«1С:Распознавание первичных документов»
«1С-РПД» - это сервис, позволяющий автоматически распознавать и обрабатывать информацию с первичных документов, таких как счета, накладные, и т.д. Помимо этого, он обладает рядом таких преимуществ, как:
- Проверка по формулам корректность чисел в таблицах;
- Подсвечивание мест, на которые нужно обратить внимание;
- Удобный интерфейс для сверки распознанного документа и исходника в одном окне;
- Возможность аккуратно, точно и быстро создать всю недостающую номенклатуру;
- При наличии в базе документов-оснований, соответствующих скану, автоматическое прикрепление скана к документу;
- Формирование комплекта из документов, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию;
- Прикрепление распознанного документа к созданному учетному документу;
- При отличии номенклатуры поставщика от номенклатуры покупателя, запомнит выбор пользователя и в следующий раз выберет правильный вариант автоматически.
«1С:Кабинет сотрудника»
С этим сервисом сотрудники организаций смогут сами решать некоторые кадровые вопросы, не обращаясь в бухгалтерию и кадровую службу. Он позволяет управлять своими персональными данными, работать с документами, получать информацию о своей зарплате, графике работы и т.д. В полный перечень возможностей входят:
- Централизованный доступ к персональным данным.«1С:Кабинет сотрудника» позволяет сотрудникам получать доступ к своим персональным данным в едином месте. Это упрощает и ускоряет процесс получения информации о зарплате, отпуске, графике работы и других рабочих вопросах.
- Больше свободы. Сотрудники могут удобно, без личного обращения в бухгалтерию, передать информацию об изменении своих личных данных – рождение ребёнка, смена паспорта, семейное положение и другие сведения. Это помогает поддерживать актуальность данных и облегчает коммуникацию внутри организации.
- Быстрое получение информации о зарплате.«1С:Кабинет сотрудника» позволяет сотрудникам быстро получать информацию о своей зарплате, начислениях и удержаниях. Это повышает прозрачность и позволяет сотрудникам контролировать свои доходы.
- Улучшение взаимодействия с HR-отделом. Сотрудники могут обращаться в HR-отдел через «1С:Кабинет сотрудника», задавать вопросы, запрашивать информацию о правилах работы, отпусках, бонусах и других HR-вопросах. Это улучшает коммуникацию между сотрудниками и HR-отделом и повышает уровень сервиса.
- Удобное управление графиком работы и отпусками. Сервис позволяет сотрудникам управлять своим графиком работы, запрашивать отпуска, согласовывать их с руководством и отслеживать остаток отпускных дней, а также назначать и согласовывать заместителей. Это делает процесс управления рабочим временем более гибким и удобным.
Это все понятно, а как установить и настроить?
Чтобы сервисы работали корректно, стоит обратиться за помощью к специалистам. При обращении в организации проверяйте, сертифицированы ли ее специалисты фирмой «1С». Стоит также узнать, кто еще сотрудничал с компанией, собрать отзывы клиентов и обратить внимание на срок существования на рынке франчайзи. Отлично, если вам предоставят возможность убедиться во всех преимуществах сервисов. Например, у нас вы можете получить бесплатный демо-доступ к «1С:Кабинет сотрудника» на 45 дней по этой ссылке. А кроме того, вступив в наш Клуб привилегий, вы получите 1000 баллов и сможете списать до 30% стоимости и получить 5% кэшбэка с покупок.