Глобальное распространение коронавируса: готовы ли компании к неожиданным изменениям?

Ситуация с коронавирусом заставила бизнес более серьезно оценивать риски. Даже в случае победы человечества над вирусом, последствия пандемии могут в значительной степени повлиять на то, как, когда и где мы будем работать.

В феврале 2020 года у двух третей сотрудников американских офисов отмечен синдром боязни посещения офиса из-за эпидемии коронавируса, а такие компании, как Twitter и Square, перевели сотрудников на удаленную работу. Мэрия Москвы в начале марта предписала всем гражданам, прибывающим из Китая, Южной Кореи, Ирана, Италии, Франции, Испании, Германии, по приезду в Москву перейти в режим самоизоляции - то есть не покидать жилище, не посещать публичные места и работу. Уже закрываются школы в Германии и фабрики в Китае, отменяются массовые публичные мероприятия - Женевский автосалон и Петербургский экономический форум, а компании всё более активно вынуждены переходить на удаленный режим работы и отменять все бизнес-мероприятия.

Глобальное распространение вируса может стать испытанием, которое покажет, готовы ли работодатели быстро отреагировать на неожиданные изменения. Вполне вероятно, что число командировок сократится или от них и вовсе придется отказаться. Большему числу сотрудников, скорее всего, понадобится выйти за рамки местного рабочего времени и пользоваться видеоконференциями для работы в разных часовых поясах. Готовы ли к этому организации? Вопрос риторический.

Как подготовить свой бизнес к такой перестройке? Нужно планировать работу исходя из того, что единственным вариантом остаться на плаву будет отправить максимальное число сотрудников на дистанционную работу.

Прямо сейчас соберите кросс-функциональную команду, в которую будут входить руководители отдела ИТ, отдела кадров, коммуникаций, производства и других подразделений. Начинайте обсуждать сценарии изменения бизнес-процессов с учетом новой угрозы и планировать их исполнение, а детали технических решений, позволяющих оперативно подготовить ваш бизнес к новым реалиям, можно обсудить с надёжным системным интегратором или компанией, которая помогает вам решать ИТ-задачи.

Офис без ограничений

Организация рабочего пространства раньше рассматривалась в физической и географической плоскости: посадить сотрудников по кабинетам или в опенспейсе, закрепить за каждым рабочее место, обеспечить ресурсами для работы – телефоном, компьютером, доступом к корпоративным сервисам и в интернет. Цифровая революция нивелировала ценность офиса как точки доступа к инфраструктуре. Благодаря мобильному интернету и облачным технологиям сотрудники могут работать откуда угодно и когда угодно. Решения по организации удаленного доступа, инструменты для совместной работы и видеоконференцсвязь произвели революцию в способности сотрудников эффективно работать вместе на глобальном уровне.

Ускорение общения и взаимодействия

Цифровая трансформация изменила главную задачу офиса: теперь он не служит рабочим местом, а в первую очередь объединяет команды, укрепляет межличностные отношения, развивает спонтанную и рабочую коммуникацию. Из утилитарной рабочей зоны со столами, компьютерами и телефонами офис превратился в пространство для сотрудничества, сотворчества и созидания. И эпицентр этого созидания - переговорные комнаты, реальные или виртуальные, в зависимости от того, как организован офис.

Именно с переговорных комнат и началась в своё время трансформация офиса - с внедрения решения IP-телефонии и видеоконференций. Сегодня эти технологии ложатся в основу унифицированных решений для совместной работы. Они значительно сокращают затраты на телефонную связь между офисами (междугородний и международный трафик и оплату абонентских линий) и обеспечивают доступность сотрудников для клиентов и коллег благодаря сервисам контроля присутствия и мгновенных сообщений, в том числе с поддержкой мобильных устройств. Дополнительным плюсом становится повышение оперативности принятия решений при эффективной совместной работе сотрудников.

Наибольшей популярностью в настоящее время пользуются решения Cisco Webex, Cisco UnifiedCommunications Manager с приложением Cisco Jabber для унифицированных коммуникаций, а также решение по видеоконференцсвязи Cisco Meeting Server. Эти продукты дают возможность полностью контролировать корпоративные коммуникации, обеспечивая сотрудникам свободу перемещения. Облачный сервис Cisco Webex позволяет организовывать и проводить совещания вне зависимости от вашего расположения, будь вы в офисе, дома, либо в другой стране. Сервис обладает широкими возможностями подключения: можно участвовать в совещаниях с мобильных устройств, с традиционных телефонов, с ПК, используя видеотерминал или клиента Cisco Jabber. Для оптимизации затрат на услуги связи сервис предлагает интеграцию системы объединенных коммуникаций с Cisco Webex (Cloud Connected Audio). Бизнес коммуникации как услуга на базе Cisco Hosted Collaboration Solution (HCS) позволяют избежать затрат на внедрение и начать пользоваться сервисами сразу, легко масштабируя по мере роста количества пользователей.

«Решения Cisco максимально удовлетворяют потребности Заказчиков, обеспечивая непревзойденный уровень сервиса и гибкости. Cisco предлагает как облачные, так и on-premiseрешения по унифицированным коммуникациям», – комментирует Альберт Исламов, Директор департамента коммуникационных сервисов компании CTI.

Системы видеоконференцсвязи (ВКС) позволяют наладить комфортное общение, которое очень сильно приближено к реальному, обмениваться данными и документами между всеми участниками конференции, при этом как угодно обрабатывать их в интерактивном режиме. Для оптимизации затрат на внедрение ВКС есть возможность использовать данные решения по сервисной модели без необходимости капитальных затрат.

«В случае использования ВКС «по подписке» клиент получает гибкие возможности по масштабируемости и увеличению количества пользователей с учетом потребностей бизнеса, без затрат на приобретение, установку и обслуживание. Важно при выборе решения учитывать функционал, возможности интеграции с используемыми в компании системами, а также простоту использования и доступность сервиса с любых типов устройств», – комментирует Альберт Исламов, Директор департамента коммуникационных сервисов компании CTI.

Умные переговорные комнаты – дальнейшее развитие сервисов видеоконференцсвязи с учетом запроса на юзабилити. Системный интегратор CTI предлагает добавить силу искусственного интеллекта в процесс организации совместной работы. После оснащения переговорных комнат колонками от «Яндекса», сотрудники смогут голосом управлять процессом организации и проведения совещаний. Возможности «Умных переговорок» от CTI включают формирование стенограммы встречи, отправку протоколов собрания, заказа напитков в комнату, установки желаемой температуры в помещении и многое другое. И всем этим можно управлять голосом с обычного планшета или телефона.

Мобильность + BYOD

Концепция BYOD (Bring Your Own Device) предполагает использование сотрудником персональных устройств в рабочих целях, будь то его личный ноутбук, планшет или даже смартфон. Сегодня можно с минимальными усилиями превратить личное устройство в полноценный инструмент корпоративных коммуникаций. Для централизованного управления приложениями на устройствах сотрудников, а также соблюдения политик информационной безопасности существует целый класс решений – Mobile Device Management (MDM). С помощью одной кнопки можно заблокировать/удалить приложения вместе с содержащейся в них конфиденциальной информацией, например, в случае потери, кражи устройства или увольнения сотрудника. По мнению системного интегратора CTI, с этой задачей прекрасно справляется решение AirWatch от VMware, о чем свидетельствует успешный опыт внедрения у ряда клиентов.

В большинстве компаний уже есть сотрудники, работающие удалённо – либо постоянно, либо в случае необходимости. Службы ИБ уже применяют технические решения по защите каналов связи и устройств мобильных пользователей. Но организация безопасного доступа и защита данных для персонала, который ранее не планировалось переводить на удаленную работу, требует дополнительного анализа.

В первую очередь необходимо проверить готовность VPN шлюзов к увеличению нагрузки.

Далее – оценить необходимость переконфигурирования сетевой инфраструктуры для предоставления безопасного удаленного доступа к тем корпоративным сервисам, к которым ранее не предполагалось доступа извне. Кроме того, внести изменения в правила безопасности в используемых ИБ-решениях, например, поставить на контроль новые каналы трафика в DLP-системе.

Если сотрудник использует личные устройства для работы, необходимо обеспечивать безопасность подключения. Здесь могут применяться как сетевые средства Network Access Control, так и средства защиты конечных точек класса Endpoint Detection and Response (EDR). Некоторые производители EDR систем имеют «облачные» варианты реализации, что может быть полезным с точки зрения экономики и скорости реализации защитных мер.

Антон Афанасьев, руководитель по развитию направления «Информационная безопасность» CTI рекомендует обратить внимание на то, что для минимизации рисков возникновения инцидентов службе ИБ нужно провести переоценку текущей модели угроз из-за перехода на удаленную модель работы, а также скорректировать процессы реагирования и расследования. При этом не стоит пренебрегать возможностью привлечения сторонних экспертов для проработки и реализации процесса перевода сотрудников на удаленную работу с учетом новых возможных ИБ-угроз.

Виртуальные рабочие места

С широким распространением и принятием бизнесом идеи удаленной работы становится важно обеспечить сотрудников полноценным доступом к корпоративным сервисам и приложениям без дополнительной нагрузки на ИТ-службы. Замена физических рабочих мест виртуальными по средствам решений Virtual Desktop Infrastructure (VDI) позволяет сохранить удобство для сотрудников благодаря привычным им интерфейсам – как если бы они по-прежнему находились в офисе. При этом одновременно обеспечивается безопасность (защита от вирусов и сохранность конфиденциальной информации). Контролировать действия сотрудников и соответствие рабочих процессов политикам и регламентам компании поможет технология Desktop and Process Analytics (DPA).

«Важно уделять особое внимание кросс-функциональным взаимодействиям внутри компании в рамках комплексных бизнес-процессов с учетом перехода на модель удаленной работы», - комментирует Михаил Миняйлов, руководитель направления бизнес-ориентированных решений CTI. «Не нужно стремиться к цифровизации абсолютно всех процессов, в условиях пандемии коронавируса гораздо важнее - выбрать и автоматизировать самые критичные для бизнеса процессы полностью. Это позволит организации выжить и сохранить работоспособность».

Вместо вывода

Полностью отказаться от офисов и перейти на удаленное виртуальное общение современный бизнес пока еще не готов – совместная работа лучше стимулирует инновации за счет разнообразия мнений и спонтанных предложений, отмечается в отчете Deloitte. Обратная сторона удаленной работы – профессиональная изоляция и одиночество, говорится в исследовании американской компании Buffer. Большинство участников ее опроса назвали одиночество и нехватку личных коммуникаций с коллегами главными проблемами удаленной работы. Причина в том, что стирается грань между работой и личной жизнью и работа занимает больше жизненного пространства. Вирусный форс-мажор 2020 года, вероятно, значительно ускорит переход к удалённой работе.Интернет и повсеместная цифровизация меняют офисную среду так же стремительно и целенаправленно, как когда-то каких-то полвека назад электронные таблицы навсегда изменили труд конторских служащих. Наш век - век скоростных беспроводных технологий, век обилия доступных и надёжных мобильных устройств, век удаленного общения. Типичный офисный работник сегодня - мобильный (осуществляет рабочие функции в нескольких локациях), подключенный (работает не только из корпоративной сети, но и через защищенные соединения вне пределов офиса), автономный (самостоятельно определяет рабочие приоритеты исходя из поставленных организацией целей). Организация эффективной рабочей среды для удаленной работы таких сотрудников — это приоритетная задача для владельцев и руководителей бизнесов, ориентированных на будущее.