Как технология Task Mining повышает эффективность бизнеса: 3 примера

Интерес к процессному управлению среди компаний по всему миру растет. Но чтобы грамотно организовать процессы, нужно четко понимать, как именно они выполняются. Получить данные о том, что конкретно делают сотрудники для выполнения задач — на практике, а не на бумаге — помогает технология Task Mining.

Инструмент записывает все шаги процесса, что помогает выявить узкие места и лучшие практики, заметить монотонные процессы, которые можно автоматизировать, и даже отследить отклонения от правил.

Приведем 3 примера, как Task Mining может значительно повысить эффективность работы в компании.

Чтобы улучшить существующие процессы, важно получить полную картину того, как и с какой скоростью выполняют задачи и целые команды, и отдельные сотрудники. Главная задача Task Mining — пронаблюдать, как выполняется тот или иной процесс, и показать подробную картину аналитику. В результате аналитик может на основе реальных данных выявить лучшие варианты организации процесса.

Например, в компании расширили команду технической поддержки и хотят выстроить ее слаженную работу. С помощью Task Mining аналитик может собрать данные о том, как команда работает сейчас на примере разных сотрудников: менее эффективных и более эффективных, старожилов и новеньких. Реальные данные помогут понять, какие способы решения задач эффективны, где есть потенциал для улучшения, а что можно полностью перестроить. На основе этих данных можно сформулировать алгоритмы действий для всей команды, которые не только будут работать, но и будут комфортны для сотрудников.

Почему некоторые процессы неэффективны? Ответ на этот вопрос не всегда лежит на поверхности: по ходу процесса могут возникать неочевидные препятствия. А сотрудники просто привыкли выполнять задачу именно так — никто и не подозревал, что можно сделать удобнее.

Например, компания хочет понять, почему юридический отдел тратит много времени на согласование договоров с поставщиками. С помощью данных, полученных монитором Task Mining, аналитик видит, что в реальности проблема вовсе не в работе юристов: на пути от заказчика до юриста документ проходит через несколько человек, и именно это тормозит процесс. Теперь можно предложить варианты решения: например, исключить из процесса некоторых сотрудников или создать единую почту для отправки договоров в юридический отдел.

Некоторые сферы деятельности больше других зависят от норм закона, и процессы в таких организациях четко регламентированы. Так работают банки, государственные органы, медицинские организации, производства и т.п. Использование Task Mining может обезопасить такие компании от различных рисков.

Например, Task Mining поможет банку минимизировать риски мошенничества со стороны сотрудников. Установка мониторов на компьютеры пользователей корпоративных систем поможет выявить любые отклонения от регламента и попытки использовать мошеннические схемы.