Топ-5 вопросов к методологу о КЭДО
Цифровизация и автоматизация — ключевые тенденции, которые затрагивают сегодня всех. Бизнес — не исключение, ведь внедрение технологий повышает эффективность работы и обеспечивает надежную защиту данных. Особое внимание компании уделяют кадровому электронному документообороту (КЭДО). Он становится все более популярным среди руководителей, которые ответственно подходят к регулированию отношений с сотрудниками.
КЭДО — это современный способ организации работы с кадровыми документами. Несмотря на то, что сфера относительно не новая — законодательно электронный формат закрепили еще в 2021 году, — у многих организаций возникают трудности: какую систему внедрять, как сделать ее использование эффективным.
В статье рассмотрим топ-5 самых распространенных вопросов, которые чаще всего мешают действовать. Ответы даст методолог-аналитик компании Directum — Руслан Нуриев.
Материал будет полезен руководителям, IT-специалистам и всем, кто интересуется вопросами оптимизации бизнес-процессов с помощью современных технологий.
Как после перехода на КЭДО продолжить работу с «историческими» ЛНА?
Основная задача работы методологов в компании Directum — поддерживать соответствие ИТ-решений законодательству. Важно, чтобы все, что происходит в рамках КЭДО, было юридически значимым.
Один из сложных вопросов — как обеспечить легитимную работу с «историческими» ЛНА. Такими локальными нормативными актами можно считать пул бумажных документов, которые в процессе внедрения КЭДО так и не были переведены в цифровой вид. Они не подписаны в электронном формате, но часто используются в работе — с ними нужно ознакамливать сотрудников.
Решить задачу поможет создание электронных дубликатов документов, определение которым дает проект изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Дубликат — это копия на бумажном носителе, представленная в форме электронного документа. Чтобы считаться юридически значимым, он должен одновременно соответствовать нескольким условиям:
- Должен быть создан обладателем либо обладателями исходного документа совместно.
- В дубликате документа в неизменном виде сохранены содержание и форма исходного документа.
- Дубликат подписан усиленной квалифицированной электронной или собственноручной подписью лица, создающего дубликат документа. Соблюдение этого условия будет означать, что документ неизменим и его создали те, кто имел на это право.
- Электронный дубликат документа или усиленная квалифицированная электронная подпись, которой он подписан, дают возможность определить дату и время создания. Это значит, что электронный дубликат должен содержать метку доверенного времени.
Соблюдая эти условия, вы сможете перевести в цифровой вид все ЛНА. И сделать это удобно сейчас, на этапе переходного периода. В решении Directum HR Pro «Ознакомление с ЛНА» есть множество настроек, которые помогают работать с любыми видами актов и их дубликатами. После перехода на кадровый электронный документооборот и сканирования нужных ЛНА, вы сможете продолжить следовать пунктам закона прямо внутри системы. Затем документ можно отправить на ознакомление сотрудникам. Такие рутинные процессы в Directum HR Pro занимают не более 20 минут
Знакомство с локальными нормативными актами: до или после?
Следующий вопрос, который интересует работодателей: когда подписывать ЛНА — до трудового договора или после? Ответ есть в ст. 68 Трудового кодекса РФ. Ознакомить нового работника с локальными нормативными актами под подпись вы должны при приеме, до заключения трудового договора.
В решении «Прием на работу» Directum HR Pro есть возможность настроить список ЛНА под индивидуальные потребности любой компании: для всех сотрудников или отдельных подразделений и должностей. Система автоматически предоставит нужные ЛНА сотруднику при приеме на работу, кадровику достаточно лишь задать параметры списка один раз.
Также можно выстроить порядок подписания документов, требуемых законодательством, до фактического принятия сотрудника на работу и подписания трудового договора. Он формируется в зависимости от процессов компании и отслеживается системой автоматически. Сбои в этой области становятся невозможными, а руководитель при утверждении легко сможет проверить предоставленные документы.
Таким образом, сотрудники отдела кадров освобождаются от выполнения повторяющихся задач, прием новых работников идет автоматически, экономятся время и деньги.
Как быть с согласием на обработку персональных данных?
1 сентября 2021 года в силу вступил приказ Роскомнадзора о требованиях к содержанию согласия на обработку персональных данных, разрешенных для распространения. Разберемся, о чём говорит нормативный акт.
- Персональными данными считается любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту ПД).
- Сбор, обработка и использование личных данных без согласия их владельца является нарушением.
- Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме.
Решение «Прием на работу» Directum HR Pro организовано в полном соответствии с требованиями 377-ФЗ о кадровом электронном документообороте, 407-ФЗ об удаленной работе и 63-ФЗ об электронной подписи. При предоставлении сведений о себе каждый кандидат дает согласие на обработку персональных данных в цифровом виде, данные передаются по защищенным каналам связи и доступ к ним ограничен при помощи прав. В рамках приема подписываются соглашения об электронном взаимодействии и документы для организации электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Если же сотрудник отказывается от КЭДО, все кадровые процессы по нему будут сопровождаться бумажными документами.
Эти меры обеспечивают полное соответствие процесса трудоустройства требованиям 152-ФЗ «О персональных данных».
Как оформить согласие сотрудников на КЭДО?
Согласие на кадровый электронный документооборот — это предмет дискуссии для многих. Вопрос о том, какой формат документов использовать — бумажный или электронный, — все еще актуален.
О чём говорит закон?
В статье 22.3 Трудового кодекса закреплено, что переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника. При этом работодатель сам решает, какие документы будут переведены в КЭДО, кроме перечня тех, в отношении которых есть прямой запрет.
Статья 22.1 закрепляет, что положения Кодекса не применяются в отношении:
- трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников;
- акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказа (распоряжения) об увольнении работника;
- документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Поскольку согласие не входит в перечень документов, которые обязательно должны быть оформлены только на бумаге, решение о его переводе в электронный вид остается за руководством.
Оформление согласия в электронной форме помогает перенести процессы в цифру и сразу закрепить их. Это удобно как для действующих сотрудников, так и для новых: исключаются территориальные ограничения, риски утери нужных документов и необходимость личного посещения отдела кадров. Также применение электронного документооборота при подписании согласий дает возможность принимать сотрудников на работу полностью онлайн
Будет ли КЭДО обязательным для всех?
Вопрос на сегодняшний день остается дискуссионным. В нашей стране популяризация IT, в том числе и ЭДО, началась в 2017 году с Указа Президента «О стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы». Документ дал большой простор для совершенствования технологий.
Следом в 2018 и 2021 годах были проведены эксперименты по внедрению КЭДО, внесены поправки в Трудовой кодекс, регулирующие кадровый ЭДО. Также было разработано приложение Госключ — бесплатный инструмент для удобного и легитимного подписания документов.
Самое свежее изменение в сфере КЭДО — внедрение единого формата кадровых электронных документов. Если это изменение прошло мимо вас или вызывает трудности, советуем памятку с основными элементами цифрового кадрового документа и информацией о последних изменениях в этой области.
На фоне всех инициатив сложно предположить, что государство откажется от дальнейшего развития по пути цифровизации. Скорее всего, КЭДО в будущем станет обязательным, но когда именно это произойдет — пока неизвестно. Если тема вам интересна, рекомендуем обратиться к статье — в ней вопрос, когда настанет день X, рассмотрен со всех сторон.