Уверенность в себе или лень? Почему пользователи не хотят учиться работе в системе?

Меня зовут Марина Доминова, я менеджер по сопровождению и развитию клиентов компании Directum. Среди моих подопечных немало компаний, которые отказались от обучения работе с Directum Lite после внедрения. Самая частая причина отказа — интуитивно понятный интерфейс системы электронного документооборота. В чем-то они правы, но есть нюансы и я считаю, что обучение все же необходимо. Давайте вместе разберем популярные заблуждения на этот счет.

Действительно, разрабатывая простой и понятный интерфейс системы Directum Lite, мы стремились облегчить клиентам знакомство с СЭД и работу в ней. Но вот что стоит учесть:

1. У разных пользователей разный опыт и ожидания, а универсального интерфейса не существует. То, что одному просто и понятно, у другого вызывает массу вопросов, ответы на которые есть в учебной программе.

2. В простых интерфейсах могут скрываться сложные функции. Понять их можно методом проб и ошибок, но это долго. Быстрее и эффективнее освоить систему в процессе обучения, закрепляя полученные знания тестами и практикой.

3. Непонятные кнопки не используются и возможности системы «пылятся» на полке. Обучение поможет эффективно применять в работе всю внедренную функциональность СЭД.

Мне часто говорят, что интерфейс СЭД похож на Outlook, в котором все сотрудники давно и успешно работают. Но, как известно, внешность бывает обманчива.

· Когда интерфейсы слишком похожи, пользователи могут путать функции и возможности разных программ, что чревато ошибками.

· На собственном опыте изучать отличия похожих программ друг от друга — дольше, чем пройти курс обучения.

· Многие пользователи ожидают, что два похожих интерфейса будут работать одинаково, но это не так. Результат этого заблуждения — ошибки, негативный опыт и разочарование в системе.

Нередко мне говорят, что Directum Lite настолько прост и понятен, что в нем разберется любой пользователь. Комплимент системе разделяю и принимаю, но хочу обратить внимание на некоторые моменты:

1. Если пользователю уже приходилось самостоятельно осваивать СЭД, и этот опыт был неудачным, то повторять он его не захочет.

2. «Бытовой интеллект» не поможет, если есть страх перед ошибками или неудачами. Пользователи могут чувствовать себя неуверенно и избегать активного взаимодействия с системой.

Это одна из самых частых причин отказа от обучения. При этом так же часто слышу о том, что самостоятельное изучение системы затянулось надолго, а неудачи из-за недостатка знаний изрядно попортили нервы.

Если обучение кажется долгим, это впечатление можно сгладить:

● разделить процесс освоения СЭД на несколько частей;

● прослушать курсы в записи, даже выполняя при этом свои производственные задачи. Так можно сразу применить полученные знания в работе.

Помните, что обучение новым навыкам поможет в будущем повысить вашу продуктивность и снизить нагрузку.

Дело в том, что при обучении раскрывается потенциал системы, а сам процесс помогает пользователям понять, как правильно и оптимально использовать все ее возможности. Знание системы помогает избегать ошибок и экономить время при выполнении задач, а также упрощает взаимодействие с коллегами, так как все работают в едином информационном пространстве.

Навыки работы в СЭД становятся все более востребованными в организациях (касается цифровизации процессов в целом), это послужит хорошим карьерным толчком для сотрудников. Системы постоянно развиваются, и обучение даст инструменты для дальнейшего изучения корпоративного ПО.

Если не учиться, могут часто возникать ошибки в работе с документами, а процессы – затягиваться. При этом риск игнорировать полезную функциональность будет оставаться высоким, а эффективность работы – низкой.

Обучение необходимо при старте работ в любой новой для коллектива системе, независимо от ее сложности. Компания Directum заинтересована в эффективности ПО, поэтому разработала собственные обучающие курсы. Мы считаем, что обучение сотрудников — важное условие успешной установки СЭД и ее развития. Тем более, что обучающие лекции не занимают много времени и адаптированы под решения, внедренные в вашей компании.