Что такое Госключ, или Где взять бесплатные электронные подписи для работников

Технология электронного подписания документов постепенно становится «инфраструктурной»: сегодня она доступна всем без ограничений, как сотовая связь или интернет. Техническая и нормативная базы созрели достаточно, чтобы государство могло планировать следующий шаг — предоставление этой технологии гражданам.

Мобильное приложение «Госключ», по заявлениям государства, — удобный и безопасный сервис для подписания документов онлайн, пользоваться которым могут граждане с подтвержденной учетной записью на портале Госуслуг.

Сейчас работать с Госключом можно только в рамках эксперимента (Постановление Правительства РФ №1207). Например, Минцифры уже успешно реализовало совместные проекты с сотовыми операторами «большой четверки» по подписанию договоров на услуги связи. Предполагается, что далее использование Госключа станет нормой жизни.

Полностью удаленный прием на работу без явки в офис — огромное преимущество для компаний и кандидатов. Для подтверждения своей личности новому сотруднику будет достаточно подписать электронной подписью любой документ, остальное сделает государственная система — та же самая Единая система идентификации и аутентификации, которая используется в Госуслугах. После чего работодатель сможет быть уверен в личности будущего работника.

Подпись Госключа бесплатна для граждан и не несет прямых затрат для работодателей. Напомним, что при организации кадрового электронного документооборота работодатель обязан обеспечить работников сертификатами ключей электронной подписи. Используя Госключ, при текущих ценах на сертификаты работодатель сэкономит порядка 300 тыс. руб. в год на тысячу работников.

В используемой технологии «мобильного подписания» ключ электронной подписи хранится в мобильном устройстве. В качестве средства защиты информации в приложении используется сертификат. Это значит, что безопасность проверена испытательной лабораторией и подтверждена соответствующим органом ФСБ.

Есть все основания предполагать, что электронные документы, подписанные с использованием государственной системы, будут вызывать больше доверия у проверяющих органов и судов, чем подписанные сертификатом, сформированным самим работодателем для работника в собственном неаккредитованном удостоверяющем центре.

Госключ остается под контролем государства, а не работодателя. Ожидается, что при возникновении споров государство выступит третьей независимой стороной, которая в любой момент сможет подтвердить юридическую значимость электронного документа.

Ключ для ЭП находится буквально в кармане гражданина, как авторучка для собственноручной подписи. Это удобно, не надо носить какие-то отдельные токены, как того требуют квалифицированные подписи. Чтобы получить приложение, достаточно иметь подтвержденную учетную запись на Госуслугах, а этому требованию соответствует подавляющее большинство активного населения.

В середине 2021 года вышло Постановление Правительства РФ №1207, давшее старт экспериментальному использованию Госключа. Помимо целей эксперимента — апробации технологий и построения инфраструктуры — в документе указаны конкретные области использования Госключа. В числе прочего это получение государственных услуг, заключение договоров при оказании услуг связи, а также подписание электронных документов, связанных с дистанционной работой (ч.1, ст.312.3 ТК РФ).

При этом в Трудовом кодексе еще осенью 2021 года появились правки (377-ФЗ), разрешающие использовать Госключ для подписания любых, даже самых важных документов: трудового договора, договора о материальной ответственности.

В ТК РФ Госключ красиво обозначен как «усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства». То есть законодательство заранее, еще до окончания эксперимента, регламентирует использование Госключа. Но пока идет эксперимент, подписывать кадровые документы усиленной неквалифицированной подписью Госключ можно только участникам пилота.

Трудовой кодекс предусматривает для работодателя два варианта автоматизации кадрового документооборота: с помощью Единой цифровой платформы «Работа в России» и средствами собственной информационной системы.

Возможно ли использовать Госключ в «Работе в России» — пока неизвестно. По крайней мере, нигде об этом официально не заявлено. Организации могут попробовать использовать Госключ в своей информационной системе для управления кадровым документооборотом. Поскольку ТК РФ такой вариант предусматривает, работодатели в этом случае точно ничего не нарушат.

Госключ непросто интегрировать в информационную систему работодателя. Он устанавливается как приложение на мобильном устройстве, и есть вероятность, что сотруднику при каждом подписании придется переходить из одной системы в другую. Возможно, к окончанию эксперимента вопрос с бесшовной интеграцией будет решен.

Еще один нюанс с установкой на мобильных устройствах — компании нужно собрать информацию по «подключенным» к Госключу работникам. Это можно сделать, отправив на подписание сотрудникам первый «пробный» документ. Срок жизни неподписанного документа в Госключе – одни сутки, поэтому если работник не поставил за это время подпись, потребуется повторная отправка.

Стоит ожидать, что такая проверка подключения займет какое-то время и скажется на сроках внедрения. Можем только надеяться, что жизнь неподписанному документу в Госключе продлят до 5 дней – это будет более приемлемо для кадровой сферы.

Непросто выглядит процесс подключения Госключа и с точки зрения присущей всему государственному бюрократии.

Высокие требования к безопасности работают в обе стороны: они справедливы не только для инфраструктуры Госключа, но и для подключаемой системы работодателя. А безопасность дорого стоит. Поэтому даже если формально Госключ останется бесплатным для работодателя, то затраты на безопасное подключение сведут всю экономию на нет.

Выходом может стать использование облачных решений для кадрового ЭДО, если их подключение будет разрешено Минцифры. Провайдер возьмет вопросы безопасности на себя, и за счет масштаба затраты не будут такими существенными для клиента-работодателя.

Основной массе работодателей мы рекомендуем дождаться окончания эксперимента, когда стабилизируется нормативная база и будут обкатаны технологии.

Компаниям–новаторам с большим штатом, для которых выгода от онлайн-идентификации новых сотрудников превышает риски «детских болезней» технологии, можно опробовать её уже сегодня на условиях эксперимента. Но не стоит забывать, что функциональность приложения ограничивается только подписанием, ничего больше с его помощью делать нельзя.

Компания Directum тоже присоединилась к пилоту, готова оценить Госключ в «боевых условиях», чтобы иметь наработанную экспертизу к моменту тиражирования приложения.

Автор: Александр Быков, руководитель проектов развития бизнеса Directum