Чек-лист. 10 признаков того, что в вашей компании презентации мешают принимать эффективные решения

Согласно докладу «Навыки будущего. Что нужно знать и уметь в новом сложном мире» создание и проведение презентаций — это кроссконтекстный навык, наряду с тайм-менеджментом, работой в команде, публичными выступлениями и т.д.

Презентации, которые одни сотрудники создают для других, помогают решать множество задач:

Но почему же далеко не все презентации успешно справляются с этими задачами? Одна из причин состоит в том, что люди, которые их создают, целенаправленно не обучались этому ни в школе, ни в университете.

Задача обучить сотрудников создавать эффективные презентации ложится на плечи самой компании.

Если вы готовы обучать сотрудников этому комплексному навыку, рекомендуем сначала провести небольшую диагностику. Она поможет вам увидеть конкретные точки роста сотрудников в создании презентаций.

В нашем чек-листе 10 признаков низкой эффективности корпоративных презентаций. Их все можно разделить на 3 большие группы.

Сотрудники создают презентации, но для чего, для кого, что должно измениться после презентации — четких ответов на эти вопросы не знают.

Последствие: Презентации создаются, чтобы просто быть созданными. После просмотра презентации зритель не понимает, какое решение он должен принять или что изменить в своей работе. Сотрудники не видят связи между презентацией и эффективностью бизнеса, а также личными достижениями. Мотивация вкладываться в создание эффективных презентаций падает.

Признак №1. Сотрудники создают презентации по заданной теме, а не для решения задачи. Узнайте, как руководители ставят задачу сотрудникам по подготовке презентации. Если руководитель просто называет тему презентации, а не описывает задачу и не формулирует целевое действие, которое зрители должны совершить, — в этом пункте можно ставить галочку. При таком подходе сотрудники не замотивированы создавать эффективные презентации: они не понимают, зачем это нужно.

Признак №2. На вопрос «Зачем вы создаете презентации?» сотрудники отвечают: «Потому что это моя работа.»

Другие варианты ответов, которые должны вас насторожить:

Все эти задачи сформулированы из позиции «отдать»: «отчитаться» — «отдать отчет», «попросить» — «отдать запрос», «рассказать» — «отдать информацию». Автор презентации не стремится получить результат — он лишь отдает что-то во Вселенную.

А вот более правильные ответы на этот вопрос:

Это ответы из позиции «получить»: сотрудник знает, какой результат получит после презентации, и проектирует презентацию под этот результат.

Признак №3. После демонстрации презентации ничего не меняется. Никакие решения не принимаются, средства на новые проекты не выделяются, сотрудники так и не понимают, как работать в новом софте — в общем, задача не решена.

Это — комплексный показатель того, что на всех этапах создания презентации от целеполагания до публичного выступления что-то идет не так. Чтобы узнать, что именно нужно исправить, стоит провести более детальное исследование, включить в него сотрудников, менеджеров, HR-специалистов и выяснить, каких результатов компания может получить от эффективных презентаций и почему они пока не достижимы.

Слайды получаются перегруженными, в презентации много лишних данных. Эта проблема связана с отсутствием правильного целеполагания: когда не знаешь, какую задачу нужно решить презентацией, непонятно, какой контент в ней должен быть.

Последствие: на создание и просмотр презентации тратится слишком много рабочего времени.

Признак №4. Презентации перегружены материалами, но главная идея презентаций неясна. «Спикер долго говорит, показывает много слайдов, время уже закончилось, все зрители устали — а в итоге никто ничего не понял и не запомнил. Переспрашиваем, и все начинается заново…» — этой болью поделился один менеджер, когда мы проектировали корпоративное обучение для его сотрудников.

Если эту боль разделяете и вы, значит, стоит полностью изменить подход сотрудников к презентациям: научить их формулировать главную идею и от нее строить сценарий презентации.

Признак №5. Текст на слайдах состоит из полных предложений с подлежащим, сказуемым и второстепенными членами. Складывается ощущение, что этот текст — прямая цитата спикера.

Слайды — не место для того, чтобы показывать красоту и богатство русского языка. Текст на слайдах должен читаться быстро, поэтому в нем стоит избегать:

Когда предложения на слайде — это не «высушенные» тезисы, а сложносоставные конструкции, спикеру трудно не прочитать текст со слайда, выступая по презентации. А это, как нам часто признаются руководители, уменьшает доверие к спикеру и его идеям.

Признак №6. Спикеры не укладываются в тайминг публичного выступления. Срыв тайминга может происходить по 2 причинам. Первая: спикер не знает, как лаконично убедить в необходимости принять нужное решение. Вторая: спикер недостаточно подготовился к выступлению.

На наших корпоративных тренингах мы и учим спикеров доносить идеи за минимум слайдов и готовим спикеров к выступлению: составлять текст доклада, укладываться в тайминг, снимать волнение перед выступлением.

С первого взгляда на слайд трудно сказать, какую главную мысль он транслирует. В диаграммах, схемах и таблицах нужно долго разбираться, а иногда это вообще невозможно без помощи автора слайда.

Последствие: На создание и изучение слайдов уходит много времени и автора, и зрителей презентации.

Признак №7. Нет корпоративного шаблона для оформления презентаций. Редко в каких компаниях нет корпоративного шаблона. Другое дело, что он может быть неэффективен для конкретного отдела: например, в нем может не быть примеров оформления больших таблиц или диаграмм. О том, каким должен быть шаблон эффективной организации, мы писали по ссылке.

Признак №8. Сотрудники часто используют выделение курсивом и нижнее подчеркивание для акцентирования на главном. По нашему опыту, создатели корпоративных презентаций часто стремятся добавить ненужные акценты, усложняя визуал. Например:

Всё это — лишние «украшательства», которые дважды бьют по эффективности презентации: сотрудники тратят больше времени, когда их настраивают, а зрители отвлекаются от сути, когда смотрят слайды.

Правило простое: на корпоративных слайдах не должно быть никаких лишних «украшательств», не соответствующих шаблону.

Признак №9. Схемы, таблицы и диаграммы на слайдах оформлены так, что в них трудно разобраться за 30 секунд и без помощи автора. Правильно оформлять сложные элементы можно научиться только через практические занятия с экспертами. Например, на наших тренингах мы не менее 1,5 часов разбираем нюансы оформления лаконичных, но содержательных диаграмм. А еще мы публиковали целый гайд о том, как правильно строить и оформлять диаграммы.

Признак №10. Слайд «Спасибо за внимание» есть почти в каждой презентации. Такой слайд есть всегда, когда нечего сказать в конце. Но последний слайд — очень ценный ресурс! Он может оставить нужное впечатление и помочь закрепить материал. Вот что можно на нем указать кроме «Спасибо за внимание»:

Обычно слайд «Спасибо за внимание!» без какого-либо ценного содержания говорит о том, что сотрудники плохо понимают, как строить коммуникацию друг с другом.

Мы создаем образовательные программы исходя из текущей ситуации в вашей компании: исследуем, как сотрудники привыкли относиться к презентациям, какие ошибки они допускают, и предлагаем методики, чтобы это исправить.

На наших программах мы помогаем правильно пройти весь путь подготовки презентации:

Хотите обсудить с нами проект? Мы с радостью ответим на все ваши вопросы и расскажем, как можем начать эффективное партнерство — info@movmedia.art

Статью подготовила Майя Андреева, партнер по работе с контентом в бизнес-презентациях.