Хватит пустых разговоров: руководство по проведению успешных встреч

«Эффективная коммуникация» – кажется, что эта фраза стала универсальным ответом на любые вопросы, связанные со взаимодействием людей. Все говорят о ее важности, но как только дело доходит до конкретных действий, начинаются бесконечные теоретические дискуссии.

В нашей компании, насчитывающей более 300 сотрудников, ежедневно проводится огромное количество встреч как внутри команды, так и с клиентами. И благодаря многолетнему опыту проведения деловых переговоров мы выработали правила, помогающие оптимизировать любой диалог, сделать его результативным для каждого участника. Делимся секретами грамотно организованной встречи, которая приносит реальные результаты.

Оцените важность вопроса, который хотите обсудить. Если решение требуется принять оперативно, стоит сделать звонок клиенту и проговорить основные моменты по телефону. Несрочные вопросы лучше объединить в одной встрече, чтобы сделать ее более содержательной. При планировании регулярной встречи спросите себя: что в итоге от нее получит собеседник и какой результат нужен вам? Если ответы не очевидны, возможно, стоит перенести митинг и доработать детали, чтобы избежать формального, не наполненного смыслом общения. Никто не любит встречи ради встреч, и трата рабочего времени и, конечно, времени клиента должна окупаться реальной пользой для каждой из сторон.

Как опытный аутсорсинг-партнер мы не просто помогаем масштабировать бизнесы наших клиентов, а органично интегрируемся в их бизнес-процессы, становимся частью нового коллектива. Чтобы извлечь из каждой встречи максимальную пользу, мы уделяем особое внимание планированию. Важно заранее сформировать и отправить агенду или, другими словами, план, всем участникам, чтобы у них была возможность подготовиться. Укажите дату, время и продолжительность мероприятия, уточнив у участников, подходят ли им обозначенные слоты. Учитывая занятость приглашенных лиц, выберете наиболее удобный формат и канал коммуникации. Накануне встречи пройдитесь по плану с командой: распределите роли и ответственных, чтобы предусмотреть разные сценарии развития и возможные вопросы.

Позаботьтесь о создании легкой и комфортной атмосферы между собравшимися: выделите пару минут на small talk, чтобы расположить участников друг к другу. Озвучьте план встречи, представьте всех присутствующих с вашей стороны. Во время обсуждения сохраняйте фокус на главных целях и придерживайтесь тайминга. Если вы понимаете, что тратите больше времени, чем ожидали, а собеседник постепенно забирает роль лидера, верните эту функцию себе с помощью фраз-маркеров: «Давайте вернемся к решению основного вопроса...», «На этот пункт у нас осталось 5 минут» или «Предлагаю выделить на это отдельное время или продолжить обсуждение в переписке». При этом не забывайте, что всегда важно сохранять гибкость и тактичность.

Наш опыт работы с рекламными агентствами и медиахолдингами подтверждает: только искреннее партнерство и открытый диалог позволяют достичь взаимовыгодных результатов на каждой встрече. Поэтому не забывайте сохранять равные позиции с собеседниками разных уровней осведомленности. Используйте простые и понятные термины для клиентов, которые только начинают разбираться в теме, приводите яркие примеры из повседневной жизни и понятные аналогии. С экспертами не стесняйтесь демонстрировать собственные глубокие знания продукта. Помните, что диалог – это двусторонний процесс. Давайте клиенту возможность задавать вопросы и высказывать свое мнение, периодически уточняйте: все ли понятно вашему собеседнику.

Нет зафиксированных договоренностей – нет договоренностей вообще. Записывайте основные шаги, сохраняйте все решения, отмечая конкретные действия и ответственных за них лиц. Даже если какая-то информация не покажется важной в моменте, необходимо ее зафиксировать, чтобы спустя время вспоминать любые детали. В конце встречи кратко озвучьте все, что обсудили, и убедитесь в согласии собеседника с финальными договоренностями.

После встречи обязательно отправьте участникам постмит, в котором поблагодарите за уделенное время, отметьте поставленные задачи и договоренности, укажите к каждому пункту дедлайны и ответственных. Пишите кратко и структурно. Не затягивайте с отправкой: постмит рекомендуется выслать в течение 1 часа после встречи.

Чтобы встречи проходили продуктивно для всех участников, мы подготовили чек-лист, который станет полезным инструментом для оценки эффективности собраний, а также поможет при планировании.