AmCore 2.0: как на ITSM-решении сделать портал для HR-процессов
Как распространить автоматизацию с IT-отдела на остальные бизнес-подразделения и департаменты? В этой статье расскажем, как Radiant System помог компании AmRest Россия расширить портал AmCore на базе ((OTRS)) Community Edition на HR процессы.
В управлении международной компании AmRest находятся 2 345 ресторанов по всему миру, 260 из них — в России. Недавно мы рассказывали, как AmRest Россия автоматизировали IT-поддержку ресторанов с помощью решения от Radiant System: хелпдеск-системы на базе OTRS CE. Историю создания платформы AmCore читайте здесь.
Сегодня речь пойдёт о масштабировании платформы AmCore и автоматизации процессов отдела кадров, под контролем которого находятся кадровое сопровождение и оформление приёма на работу, проверка и подготовка документов, а также дальнейшее сопровождение всех сотрудников ресторанов AmRest Россия KFC и Pizza Hut.
Задача: свести к минимуму ручной труд
Отдел кадров AmRest Россия обеспечивает безопасность компании и гостей ресторанов, осуществляя постоянное документальное и медицинское сопровождение своих сотрудников. Трудовое законодательство в сфере HoReCa строжайшее, и отсутствие даже у одного сотрудника медкнижки с действительным медицинским осмотром может привести к санкциям. В 2018 году в отделе кадров находилось 22 универсальных HR-специалиста при среднесписочном количестве сотрудников в ресторанах в 6 500 человек. На одного HR-специалиста приходилось кадровое сопровождение примерно 295 сотрудников.
Контроль процесса трудоустройства, проверка документов (например, медкнижек) всегда проходили через личные визиты сотрудника отдела кадров в ресторан: так отдел кадров мог убедиться в актуальности и полноте комплекта документов. После визита специалист вносил информацию вручную в таблицу Excel, фиксировал и оставлял обратную связь, а в случае необходимости — помогал формировать план дальнейших действий.
Такая система контроля показывала хороший результат до тех пор, пока компания AmRest Россия не запланировала активное расширение. В период развития планировалось открывать новые рестораны. Количество сотрудников увеличилось бы кратно, и отдел кадров должен был пересмотреть подход к текущим процессам кадрового сопровождения.
Стало очевидным, что для оптимизации процессов первым делом нужно сократить количество ручного труда. Рутинные операции отнимали слишком много времени. Портал AmCore уже был внедрен IT-отделом для собственных процессов и процессов поддержки ресторанов и стал хорошим примером для других подразделений. Руководство сделало вывод, что эта система способна оптимизировать часть текущих задач отдела кадров.
При выборе системы отдел кадров AmRest Россия волновало несколько вопросов:
- Возможно ли интегрировать систему с другими внутренними системами? Статус работы сотрудников отражался в 1С — а именно с этими данными специалисты отдела кадров работают чаще всего.
- Насколько гибкой будет система? Можно ли будет её модифицировать под специфику отдела?
- Насколько удобен интерфейс? Сможет ли сотрудник, не имеющий технической экспертизы, работать с системой заявок? Насколько удобна эта система будет для человека, проверяющего документы в ресторане?
«Мы ориентированы на то, чтобы менеджеры ресторанов меньше времени тратили на операционные процессы отдела кадров и были больше сфокусированы на обслуживании гостей. Мы стремимся к тому, чтобы ребятам было удобно с нами работать, и упрощаем их рутинный функционал. Наша задача — создать формат одного окна, куда достаточно обратиться, чтобы им помогли решить любой запрос»
Анастасия Костина
Руководитель отдела кадров в AmRest Россия
Решение: ITSM для не-IT
ITSM-решения хорошо зарекомендовали себя для IT. IT Service Management — это подход к управлению IT-проектами как услугами. Методология создана для того, чтобы соединять интересы технического отдела, заинтересованного в самих процессах, и бизнеса, заинтересованного в финансовой выгоде. ITSM-подход помогает создавать регламент выполнения IT-услуг. Руководство бизнеса и IT-отдел фиксируют этот регламент в соглашении SLA.
ITSM даёт возможность для измерять и контролировать процессы IT-обслуживания, а значит, бизнес может развивать их эффективность. Для самого IT-отдела ITSM — это прозрачный инструмент для роста. Подход позволяет расставлять задачам верные приоритеты, а у руководства IT-отдела появляются наглядные способы обосновать необходимость оптимизации или нововведений.
Этот подход применим и для других отделов. Если в департаменте есть процессы, похожие на приём и обработку заявок, то их можно автоматизировать с помощью ITSM-решения. В этой формуле команда Radiant System убеждается буквально на каждом проекте.
Платформа AmCore уже показала успешную автоматизацию процессов на примере отделов IT, Maintenance и Supply Chain. Чтобы расширить систему на отдел кадров компании, эксперты Radiant System реализовали следующее:
Процессы:
- трудоустройство
- первичный и плановый медосмотр
- увольнение
Интеграции:
- 1С: импорт информации по статусу работы сотрудников
- Рекрутинговая система AmRecruiting
- Системы медицинских центров через веб-сервис и почту
Дополнительный функционал:
- система хранилищ, интерфейсов администрирования и учёта для данных по процессам трудоустройства и медосмотра
- инструмент для гибкой настройки процессных диалогов, в том числе, обращение к хранилищам и динамические диалоги
- система уведомлений и согласований для специалистов разного уровня
- интерфейс для работы специалистов медицинских центров в AmCore
Гибкость стала главным преимуществом решения на базе OTRS CE. Под уникальные процессы отдела кадров в AmCore можно было адаптировать как каждый блок по отдельности, так и систему целиком. Благодаря экспертизе Radiant System стала возможной интеграция с любыми системами, уже использующимися в отделе кадров AmRest Россия. При работе с документами и интеграции данных с системой 1С быстрый доступ к любым данным помог достигнуть главных целей: оптимизировать структуру отдела, на 17% сократить затраты ресторанов на сотрудников, обеспечивающих сервис, и минимизировать ручной труд в отделе кадров.
Результат: HR-специалисты не тратят время на рутинные операции
Вместо этого они сосредоточены на более важных задачах: на соблюдении трудового законодательства и поддержке лояльности сотрудников. В этом году один HR-специалист обрабатывает в среднем 500-600 медкнижек — можно ли предположить, что это реально делать вручную?
Единое пространство для коммуникации
В вопросах кадровой документации участвуют три стороны: рестораны, отдел кадров и поставщик медицинских услуг. Платформа позволила организовать коммуникацию между ними в едином окне: ни одной из сторон не приходится вручную загружать и пересылать документы, всё необходимое находится в AmCore.
Процесс трудоустройства — 10 дней
Срок приёма на работу сотрудника сократился с 14 до 10 дней. Интеграция с 1С позволила видеть полную информацию о кандидате сразу на этапе принятия решения о трудоустройстве. Например, менеджеры ресторанов при наборе в два клика могли посмотреть, работал ли кандидат у них раньше и проанализировать причины его ухода.
Ускорилась проверка документов в ресторанах
Ручной ввод данных в эксель-файлы по итогам визита в ресторан исключён. Сейчас все изменения вносятся через сервис корректировок данных в AmCore. Для медицинских процессов были настроены уведомления. Когда тому или иному сотруднику подходил срок обновить медосмотр,на личную почту сотрудника и почту ресторана приходило напоминание. Отделу кадров не нужно было самостоятельно контролировать сроки у 6 500 сотрудников.
Пандемия COVID-19 не повлияла на качество работы и обслуживания
К моменту введения ограничительных мер в AmCore уже была реализована система обмена документами по основным направлениям кадрового сопровождения. Налаженные процессы позволили сотрудникам офиса уйти на карантинный режим без потери в скорости и качестве работы.
Планы на будущее
В планах у отдела кадров AmRest Россия — запуск отдельного решения для упрощения работы с внешними подрядчиками, предоставляющими услуги. AmCore тоже планируют развивать: в перспективе платформа может стать единой экосистемой по всем процедурам кадрового сопровождения и логистике кадровых документов.
Часто истории наших клиентов демонстрируют, насколько эффективным может оказаться решение Service Desk для не-IT отделов. Подписывайтесь на наш блог, погружайтесь в тему вместе с нами!