Эффективная работа с командой в мессенджере: как организовывать информацию из чатов с командой Telegram

"Зачем Telegram? Есть же Slack. Так легко потерять чат, так много уведомлений и ничего не понятно!" - это я постоянно слышу от друзей предпринимателей, которые предлагают мне пообщаться в WhatsApp, Skype или VK😅😅 Так что я решил написать статью о том, как я работаю в Telegram и как считаю это делать правильно для увеличения эффективности в 100 раз

Я считаю, что мессенджер во время удаленной работы является одной из главных составляющих рабочей цифровой экосистемы (частью цифрового офиса). Во многих случаях его можно использовать как единственный канал коммуникации для работы, так как он позволяет общаться с коллегами текстом, скриншотами и голосовыми сообщениями, созваниваться. Больше не нужно иметь кучу сервисов и ждать пока твой собеседник установит zoom, зайдет в slack или напишет комментарий к задаче через todoist.

Да! Теперь и через Telegram вы сможете ставить задачи своей команде, для этого пригодится расширение - Telegram-бот Patrick bot, но обо всем давайте по-порядку.

Я долго работал с выключенными уведомлениями. Я думал, что так эффективнее:

Я думал что эта система идеальна, пока не почувствовал нервный тик на постоянную проверку мессенджера. Я проверял его постоянно, в машине, лифте, за обедом и перед сном - боялся пропустить срочные или важные сообщения.

Я включил уведомления. Нервный тик пропал, но появилась тонна сообщений.

Первые шаги - это работа с центром уведомлений на смартфоне. На выходные ставлю просто режим "Не беспокоить" на смартфоне. На вечернее и другое нерабочее время ставлю режим полного выключения всех приложений "Downtime", кроме необходимых для отдыха - это можно сделать в пункте Разрешённые всегда (ни одной соц. сети там нет).

Далее я перешел к организации информации внутри Telegram.

Тут все просто, и думаю все давно во всем разобрались! Делаем папки под каждый проект, а также можно для личных сообщений — работаем😅

Во-первых, я при помощи папок всегда знаю сколько у меня входящей информации в каждой папке, в каждом проекте. Могу управлять своим внимаем, а значит выполнять работу эффективно.

Мое личное правило — на каждом общем рабочем чате я выключаю уведомления, добавляю чат в папку проекта, при обращении к человеку в чате ставлю @, а каналы убираю в архив.

Основа GTD — любой запрос (не являющийся информацией), что нельзя сделать за 2 минуты, я заношу в задачу через бота.

В каждый чат с командой/заказчиками я добавляю Patrick bot как участника, после чего я могу ставить задачи каждому из участников данного чата. Для правильной работы стоит придерживаться некоторых простых правил. Под каждый проект выделяется свой отдельный чат. В чаты добавляются участники проекта.Чат = проект, участник чата = коллега в проекте. Логика также же в принципе как и у всех IT таск-трекеров (рабочая зона + участники [workspace+members])

При помощи чат-бота я могу

Я сам узнал только недавно, буквально случайно, но это настолько полезная вещь, что я тут же внедрил ее себе. Например, когда нужно договориться о времени созвона, но нет возможности назвать свое расписание, либо напомнить о себе клиентам после паузы на выходных. Мне очень помогают запланированные сообщения — в каждом (личном или групповом чате) можно при долгом нажатии на кнопку "отправить" записать время и дату отправки, а также просмотреть очередь отложенной переписки.

Отлично подходит для общения голосовой чат в Telegram. Теперь вместо создания ссылки на zoom/meet или запуска skype, я нажимаю одну кнопку — начать голосовой чат. Эта функция не только позволяет моментально перейти в режим группового общения, но также оправляет уведомление всем участникам чата и приглашает их к вам.

С каждой командой устанавливаю свои правила, но тут попробовал привести основные вещи, о которых стоит договориться

Я считаю, что многое в работе и жизни современного человека все еще зависит от его внутренней структуры и умения организовать процесс и информацию. Особенно важно с информацией - ее так много, что можно захлебнуться. Так что в движении к успеху необходимо иметь навык организации и я выбрал для этого Telegram вместе с Patrick bot для обеспечения полного цикла своей работы с командой.

Начать работать с ботом супер просто, я об этом позаботился😉 Запускайте бота и добавляете в рабочий чат с командой. Базовый функционал бесплатен и будет действовать на любое количество подключенных чатов и участников.