Личный опыт: как заставить сотрудников выбросить блокноты и начать вести проекты в сервисах-планировщиках?
Казалось бы, что может быть удобнее, единой системы планирования работы в компании? Сервиса, в котором видны все задачи каждого отдела, скорость выполнения, эффективность и промежуточные результаты? Однако зачастую сотрудники не спешат отказываться от таких уже родных индивидуальных таблиц в Excel или даже записей в ежедневнике от руки – сила привычки, что поделать. Рассказываем, как это победить.
Операционный директор бизнес-клуба «Атланты» Никита Епифанов считает – прежде чем внедрять в компании какой-либо из сервисов-планировщиков задач, руководителю нужно разобраться самому и стать экспертом в этом вопросе: изучить все предложения, взвесить плюсы и минусы определённого сервиса, понять, как он работает. Только тогда управленцу удастся достаточно аргументировано убедить сотрудников сделать шаг в сторону современного подхода к планированию.
Если и это не сработает, потребуется немного хитрости. И много методичности, переходящей в занудство.
Для чего нужны сервисы-планировщики
Сервисы-планировщики – это как большая навигационная панель в самолёте. Здесь есть карта, проложен путь, работают датчики. Пилот смотрит на панель и это помогает ему долететь из точки А в точку Б.
Ключевая задача подобных сервисов – доставить ваш проект до пункта назначения. То есть сделать так, чтобы задачи реализовывались, команда была в курсе всех событий и того, что происходит в других подразделениях, а руководитель мог видеть, как идут дела и двигается ли компания согласно курсу.
ТОП-5 задач, которые решают сервисы-планировщики:
1. Планирование
2. Постановка задач
3. Контроль
4. Синхронизация команды
5. Общее рабочее поле команды проекта
Самые популярные в России планировщики
1. Bitrix24
2. Trello
3. Asana
4. Wrike
5. Kaiten
6. Microsoft Project/Teams
Суть одна и та же – ведение задач, расстановка ответственных, фиксация результата. Разница в архитектуре и возможностях. Например, в Trello получится работать только на уровне карточек задач на Досках, а во Wrike, Kaiten, Microsoft Project можно ещё и в Диаграмме Ганта, а также строить Дорожные карты.
Вообще планировщики, как автомобили или как смартфоны. Есть одно общее предназначение – ехать, звонить, – и в зависимости от бюджета уже можно добавить различные опции.
Исторически сложилось так, что одни системы предпочитают айтишники, другие – дизайнеры, третьи выбирают смешанные команды. Например, маркетологи обычно любят Wrike. Дизайнеры – Trello, он вообще нравится людям с творческим мышлением. Asana и Kaiten – частый выбор работников IT-сферы. Например, одна из главных компаний по доменам REG.RU ведёт свои проекты в Kaiten.
Достаточно ли бесплатной версии
Здесь нужно отталкиваться от характера задач и количества человек в команде.
Зачастую сервис бесплатный, потому что работать в нём могут только, к примеру, пять пользователей. Платные опции требуются, когда нужно больше места для хранения данных или враз вести много проектов. Бесплатными версиями легко обойдутся стартаперы, фрилансеры и совсем маленькие команды.
Плюсы и минусы систем-планировщиков
Главный плюс: с этой системой команда проекта точно будет синхронизирована, руководитель сможет видеть процесс выполнения задач и вовремя реагировать на сложности.
Главный минус: какой бы сервис для постановки задач вы ни выбрали, он точно окажется сложнее, чем таблица в Excel и на него нужно будет тратить чуть больше времени. Обычно в команде выбирают человека, который мониторит выполнение задач, подгоняет отстающих, следит за корректностью заполнения всех граф.
Главная рекомендация: сначала обучите команду. Какой бы ни был современный и качественный сервис, если у команды нет культуры ведения проектов, навыков структурно выполнять задачи, шаг за шагом фиксировать процессы, ничего не получится.
Прежде чем тратить деньги на внедрение системы, попробуйте что-то вроде дорожной карты сделать в Excel, чтобы команда привыкла к структурности. Фиксирование задач и промежуточных результатов должны стать частью жизни. Пройдёт какое-то время, пока все откажутся от своих записных книжек и личных планировщиков. Будут слёзы, будут недовольства, будут фразы «Мне так удобнее», но постепенно все привыкнут.
Моей главной ошибкой на заре внедрения таких сервисов было считать, что вся команда испытывает невероятную потребность в планировщике. Я почему-то думал, коллеги кинутся меня благодарить за то, что я открыл им такой величайший инструмент тайм-менеджмента. На деле, никто особо и не хотел вести план, и мне приходилось ежедневно напоминать, спрашивать, почему не заполнили все графы и где ваши данные.
Тогда я откатился назад: создал дорожную карту в Excel, задал форму и попросил всех заполнять её ежедневно. Почему это сработало? С того дня все планёрки мы вели по этой дорожной карте. Каждый знал: утром состоится общее собрание и ему нужно будет показать свои планы в этой таблице и никак иначе.
Так продолжалось три месяца. Достаточный срок, чтобы структурность стала привычкой.
Приучить сотрудников вести дела в планировщиках задач непросто, но возможно. Тут руководители обычно выбирают один из двух путей: неспешность и методичность или карательные меры для несогласных.
Какой вариант помог лично вам, поделитесь?