Лёгкая автоматизация на «Яндекс Трекере» для решения сложных задач

Кейс внедрения экосистемы «Яндекс для бизнеса» в автомобильной компании.

Владелец компании — крупного подрядчика Яндекс. Такси обратился в Агору за помощью повышения операционной эффективности организации. Перед нашей командой стояла задача налаживания процессов после бурного и продолжительного роста. Молодая компания быстро выросла, развила филиальную сеть по всей России. И, несмотря на эффективную работу команды менеджеров, какие-то вопросы стали откладываться в долгий ящик, что тормозило дальнейшее развитие компании.

В ходе диагностики системы управления было обнаружено, что менеджмент осуществлялся через большое количество чатов. С одной стороны, таким образом в компании очень быстро решались все оперативные вопросы, с другой стороны, более сложные задачи развития терялись и «пробуксовывали». Также в данном потоке информации сотрудникам часто было сложно понять, что требуется сделать и в какие сроки.

Первым этапом совершенствования системы управления было выявление и определение подходящего программного обеспечения. С одной стороны, необходимо было разгрузить работу в чатах, но с другой, не бюрократизировать компанию и работу сотрудников, чтобы не разрушить в организации корпоративную культуру предпринимательства. В шортлист систем управления попали Битрикс24 и экосистема для бизнеса Яндекс Трекер.

По итогам анализа результатов интервью и кабинетного исследования возможности адаптации имеющихся на рынке сервисов управления организаций, было выбрано в качестве подходящих решений два возможных варианта:

● Модули Битрикс24: «Задачи и проекты», «Новости», «Чат и звонки», «База знаний».

● Сервисы Яндекс. Клауд: «Яндекс. Трекер, «Яндекс. Мессенджер», «Яндекс. Формы», «Яндекс Wiki».

Обе системы обладают всем необходимым для поддержки инновационного развития организации, однако имеют свои плюсы и минусы. По результатам многокритериального анализа двух решений была составлена таблица:

В качестве рекомендации консультанта, следовало рассмотреть обе системы, так как разница в набранном балле была несущественной. Тем не менее, нельзя не отметить, что экосистема Яндекс. Клауд набрала большее количество баллов – 72 балла по 100-бальной школе по сравнению с 65 у Битрикс24. В виду того, что компания использует Яндекс. Почту и Яндекс. Календарь, распространение использования экосистемы Яндекс Трекер показалось органичным с точки зрения организационного развития.

По итогам многокритериальной оценки было решено выбрать экосистему Яндекс. Компания стремилась к автоматизации процессов, а также хотела быть ближе к своему партнеру — Яндекс. Такси. В итоге, получив положительный отзыв от коллег из Яндекса, было решено остановиться именно на этой платформе. Кроме того, у сотрудников компании была электронная почта на Яндексе, многие из сотрудников пользовались Яндекс. Календарем и Яндекс. Телемостом, поэтому переход на данную систему оказался легким и беспроблемным: компания начала использовать облачную инфраструктуру.

Поскольку компания обладала ярко выраженным предпринимательским духом, то в ней существовало много нереализованных идей, которые было предложено реализовать на базе Яндекс. Форм. Мы помогли наладить сбор идей сотрудников, благодаря чему идеи стали попадать в Яндекс. Трекер, что позволило существенно увеличить количество незабытых, а значит и реализованных идей. Задачи в компании стали размещаться с помощью Яндекс. Трекера. Это просто и удобно как для руководителей, так и для всех сотрудников компании.

С помощью усовершенствования системы, у компании добавилась возможность управлять не только отдельными задачами, но и квартальными целями.

В рамках усовершенствования корпоративного тайм-менеджмента была проведена работа с личным помощником руководителя. Данное новшество помогло фиксировать все поручения в системе и контролировать по принципу «0 просрочек», и, теперь, все задачи в компании выполняются на 100%.

Консультант предложил выкладывать все внутренние регламенты в Яндекс. Вики, что позволило удобно и быстро находить по поиску нужную информацию по работе с системой управления. Далее были автоматизированы ежемесячные опросы по ключевым достижениям руководителей за прошлый период и планам на следующие этапы через Яндекс. формы. Результаты этих опросов стали выводиться в Яндекс. Трекере.

Данные организационные изменения в компании происходили как с учётом современных технологий и инновационных методик, так и с учетом проверенных методик корпоративного тайм-менеджмента, особенностей данной компании и ее пожеланий. Создание новых правил работы внутри компании происходило с учетом лучших практик и кейсов наиболее успешных компаний, а также опыта наших экспертов.

Было:

· Идеи владельца на словах поддерживались, на деле саботировались

· Вместо целей – набор идей

· Отсутствие командной работы в достижении целей компании

· Цели никак не контролировались, важные метрики не собирались

· Много чего пробовали, но не дожимали до результата

Стало:

· Сотрудники сами стали предлагать проекты

· Вырос уровень персональной ответственности за цели

· Усилилась командная работа

· Важные метрики стали контролироваться на еженедельной основе, управление оцифровано

· С азартом стали дожимать цели до результата

Если статья показалась Вам полезной, ознакомьтесь с подходом ко внедрению Яндекс Трекер в организации здесь.