Как записать 17 000 детей в первый класс и не сойти с ума. Реальный кейс в B2G

Если кто-то считает, что деньги на госзаказах в ИТ достаются даром и без труда — он глубоко ошибается. В статье расскажем о нелёгких бюджетных деньгах на примере тернистого пути одного регионального IT-проекта.

Всем привет. На связи Вячеслав Зыкин, бизнес-аналитик группы компаний «Государственные информационные технологии» — ГК ГИТ. Мы не только занимаемся системной интеграцией, но и участвуем в различных социально-значимых проектах в Удмуртской Республике. Сегодня речь об одном из них.

Рынок B2G отличается не просто долгим, а очень долгим циклом продаж. Даже сейчас, когда Министерства цифрового развития в регионах «качают тему», от первого касания по перспективному проекту до подписания договора может пройти год-два. А в 2010-х, когда мы только мы только начинали работу по созданию в Удмуртии АИС «Электронная школа» — и того дольше. Драйвером проекта тогда стало профильное Министерство образования и науки и его учреждение Региональный центр оценки качества образования (РЦОКО).

Не будем рассказывать, сколько совещаний в разных составах нам пришлось пережить, сколько решений пересмотреть, прежде чем заказчик наконец-то остановился на ПО «Электронная школа» от разработчика «БАРС Груп», Казань.

Немного о функциональности решения. Электронная школа позволяет:

Система имеет надстройку, которая позволяет школам создавать и вести сайты учебных заведений в соответствии со ст. 29 Закона об образовании. Как это работает, можно увидеть на Образовательном Портале УР — на нём представлены и другие АИС — Электронный детский сад и Электронный колледж, для дошкольного и среднего специального образования соответственно. Они интегрированы с Электронной школой — ребёнок переходит из детского сада в школу, а некоторые продолжают обучение в СПО — но это тема следующих статей.

В Удмуртии более шестисот школ. В каждой работают:

Всем этим управляют администраторы на уровнях школы, района/города, республики.

Итак, главное было не развернуть систему — пустая база данных бесполезна. Нужно было организовать наполнение системы, а для этого научить порядка 5000 пользователей — администраторов, завучей и учителей.

Для обучения была выбрана тьюторская модель (для тех кто в теме — это не те тьюторы, что в МТА). Наши специалисты готовили администраторов районов, передавая им знания о работе их самих, администраторов школ, завучей и учителей. Администраторы районов, в свою очередь, обучали администраторов школ. А те — своих завучей и учителей.

Заморочено? Не то слово. Зато дёшево, надёжно и практично. Администраторы, переварив полученные знания, передали их дальше на языке пользователя, а не разработчика/внедренца. А бюджет сэкономил на обучении: вместо 5000 пользователей мы учили всего 30.

Далее начался мониторинг заполнения. К нерадивым применяли традиционные методы воздействия — административный ресурс в бюджете работает чётко. Добавляли прыти исполнителям заинтересованные родители, которые хотят видеть оценки сразу же после окончания урока. Скажем сразу: многие учителя до сих пор динамят электронный журнал — ещё одну нагрузку, за которую не платят, а родители этим очень недовольны.

Когда к электронному журналу все более или менее привыкли, наступила пора развития системы.

До приёмной кампании 2020 года запись в первый класс вели руками на основании заявлений родителей, которые те приносили лично или отправляли по почте. Была и отдельная система, которая закрывала только задачу комплектования первых классов, выведенная на региональный портал госуслуг (РПГУ). К сожалению, система «ложилась» из-за высокой нагрузки в первые же секунды открытия записи. Очереди у школ занимали накануне и дежурили всю ночь, чтобы подать заявление в числе первых.

Чтобы уменьшить пиковую нагрузку, Министерство образования составило график открытия записи — по 3-4 района в неделю. Эта практика сохраняется и поныне.

С 2023 года запись в первый класс совершенно логично передали в АИС «Электронная школа». Специалисты вендора — БАРС Груп — выполнили работы по интеграции как с «малым» региональным порталом, так и с «большим» — gosuslugi.ru. В приёмную кампанию на 2023-2024 учебный год было принято 10 000 электронных заявлений из 21 000 или 48%, а на 2024-2025 — 16 000 из 17 000 или 94%.

В любой системе, которую наполняют 5000 пользователей и просматривают более 100 000 ежедневно, возникают инциденты и вопросы. Вопросы учителей и завучей поступают к админу школы, который либо решает их самостоятельно, либо эскалирует на уровень администратора системы — РЦОКО. Здесь такая же система — либо специалисты РЦОКО решают вопрос самостоятельно, либо эскалируют до службы поддержки группы компаний Государственные информационные технологии.

Работа идёт в едином сервисдеске, так что, несмотря на кажущиеся длинными цепочки, вопросы, не связанные с функционированием оборудования или системного ПО, решаются достаточно оперативно. Есть прописанный SLA, за соблюдением которого следит заказчик.

Кроме поддержки существующего функционала, периодически возникает необходимость в модификациях системы. Некоторые из них связаны с изменениями федеральных требований, некоторые инициируются на уровне региона. Первые вендор отрабатывает в рамках платы за лицензию, вторые же проходят взаимное согласование между Министерством образования, ГК ГИТ и вендором и для их реализации выделяются дополнительные средства.

К модификациям первого типа относится, например, Сферум — система видеоконференций, которая была реализована в АИС «Электронная школа» для дистанционного обучения в период пандемии коронавируса. Туда же должны переехать из вайберов, вотсаппов и прочих телеграмов родительские и классные чаты.

Дочитав до этой главы можно решить, что работать с бюджетным заказчиком — одно удовольствие. На тебе жирный госзаказ и сиди, снимай сливки. На самом деле это не так.

Выходя на рынок B2G, бизнесу стоит готовиться к некоторым неприятным особенностям работы с бюджетом. Наверное, это похоже на работу с крупными корпорациями — они многое взяли от государства, особенно бюрократию и бесконечные согласования.

Первое — как мы уже упоминали — долгий цикл принятия решений.

Второе — работа авансом. Часто приходится выполнять этапы проектов, оплачивать работу своих специалистов из резерва, пока бюджетный процесс не совершит свой оборот и деньги на задачу не будут выделены. Кстати, между выделением и поступлением может пройти ещё не один месяц. А этапы обычно не требуют отлагательств. И мы идём на это, сознавая значимость наших проектов для людей, живущих в республике. Пример: мы сопровождали запись в первый класс в 2024 году именно так, авансом. Результат: ни одного технического сбоя и своевременно скорректированные ошибки завучей.

Третье — непростое подписание закрывающих документов. И не потому, что заказчик такой плохой. А потому, что заказчик зачастую боится взять на себя ответственность — а вдруг вышестоящие инстанции как-то иначе представляли себе результат очередного этапа?

Есть четвёртое, пятое, шестое…

Пара слов о пользе.

Группа компаний «Государственные информационные технологии» наработала гигантский опыт в реализации и запуске информационных систем масштаба от муниципалитета до региона. В том числе мы реализовали Государственную информационную систему управления финансово-экономической деятельностью Удмуртской Республики на базе нескольких продуктов 1С, Камин и Кейсистемс.

ООО «Лаборатория современных технологий» — участник ГИТ — предлагает аутсорсинг для ваших ИТ-проектов. Подробнее на сайте.