Как мы перевели работу 70+ маркетологов в единое онлайн-пространство и повысили эффективность команды
В мае 2022 года мы решили перевести работу команды в онлайн-сервис для бизнеса Битрикс24. В результате мы: автоматизировали 10 бизнес-процессов, перевели 72 сотрудника в единое рабочее пространство, ускорили процессы найма и оплаты поставщикам.
В кейсе расскажем, как мы организовали этот переход: наши инсайты, ошибки и выводы.
С чего всё начиналось
По состоянию на 2022 год сотрудники Комплето использовали в работе десятки разных сервисов. Это было неудобно. Приложения не были синхронизированы, а постоянное переключение между вкладками требовало много времени. К тому же существовал риск потери данных. Для нас важно было объединить все процессы в одном месте и автоматизировать их.
Перед нами стояли следующие задачи:
● Перенести все задачи, клиентов, процессы и рабочее общение в единое пространство.
● Уменьшить хаос и минимизировать потерю задач и нужных данных.
●Ускорить и автоматизировать все рутинные процессы в компании
Как мы это сделали
1. Нашли универсальное решение
В начале 2022 года сотрудники Комплето использовали множество разных сервисов для своей работы:
● Оперативные коммуникации и чат в VKTeams
● Управление проектами в Jira и, частично, в Trello
● CRM в AMO
● Онлайн-конференции в Zoom
● Файловое хранилище, календарь и почта в Google
● Оргструктура и контакты сотрудников в Miro
Внедрение запланировали на осень 2022 года. Но сложности с оплатой и неуверенность в стабильной работе зарубежных сервисов ускорили наш переход.
Почему выбрали именно Битрикс24:
- Все инструменты в одном окне: CRM, управление проектами, видеозвонки и конференции, чат, календарь, почта, бизнес-процессы, профили сотрудников
- Бесшовная среда – из любого сообщения можно создать задачу, запланировать встречу.
- Гибкая кастомизация без знания кода. Подключить расширения, настроить любые интеграции, полностью поменять внешний вид, настроить бизнес-процессы может любой человек.
- Мобильное приложение позволяет работать и контролировать процессы без привязки к десктопу.
- Простота внедрения – мы в «Комплето» внедрили сервис своими силами без привлечения интегратора всего за 2 месяца.
2. Составили план переезда
Переезд включал 5 основных этапов:
1 этап — переезд CRM из AMOCrm.
2 этап — перевод бэклога нерегулярных задач из Jira и Trello.
3 этап — переезд в новый мессенджер.
4 этап — разработка бизнес-процессов.
5 этап — перенос дискового пространства.
3. Перенесли работу с клиентами
Отдел продаж переехал в новую CRM всего за один день. Еще пару дней потребовалось, чтобы исправить ошибки и отладить процессы. Процесс переезда следующий:
● Создали воронку продаж, аналогичную существующей в АМО.
● Создали обязательные и необязательные поля сделок и компаний.
● Перенесли компании и сделки из АМО в Битрикс24
«Для нас особенно удобно, что в Битрикс24 работает вся команда. Напрямую из данных CRM можно ставить встречи и задачи, к обсуждению любой сделки в CRM можно призвать любого сотрудника, просто тегнув его в комментариях.»
4. Автоматизировали бизнес-процессы
В общих чертах настройка бизнес-процесса в Битрикс24 включает:
● Специалист самостоятельно формализует бизнес-процесс на mind-карте, прописывает необходимые стадии, условия и поля, согласует с экспертом.
● Эксперт по бизнес-процессам внутри компании проводит обучение ответственного специалиста.
● Затем специалист настраивает бизнес-процесс.
В Jira у нас были автоматизированы лишь основные бизнес-процессы. Удобство инструментария позволило реализовать не только основные, но и вспомогательные бизнес-процессы:
● Найм сотрудников
● Уход в отпуск
● Увольнение
● Оплата поставщикам
● Отгул
● Написание кейсов
5. Перенесли задачи
На следующем этапе все руководители должны были перенести существующий бэклог задач из всех таск-менеджеров в Битрикс24. Процесс занял одну неделю.
Для удобства мы упростили структуру задач, и ограничились единственным уровнем вложенности по проектам. При этом, над задачами можно работать в разных представлениях – список, канбан-доска, гант, скрам. Кроме того, представления можно гибко настраивать и фильтровать. Благодаря этому даже самый большой и неорганизованный список можно гибко настроить для удобной работы.
Любую задачу можно быстро поставить практически «на бегу» из любого раздела. Для нас это большой плюс по сравнению с предыдущим опытом.
5. Переехали в новый мессенджер
Мы воссоздали в чатах основные рабочие группы и переехали в новый мессенджер одним днем.
Сначала интерфейс казался непривычным, но адаптация прошла оперативно. Помогли фишки сервиса: интеграция чатов с видеоконференциями, календарем, задачами и другими модулями системы.
Мы отметили множество инструментов для совместной работы и коммуникации сотрудников: новостная лента, личные сообщения, благодарности, комментарии, группы. Сотрудники налаживают горизонтальные связи, а HR-департамент использует инструменты Битрикс24 для нематериальной мотивации.
Это важно для компаний, сотрудники которых работают удаленно – функционал позволяет восполнить дефицит живого общения в офисе.
В итоге
● Нам удалось решить главную задачу — создать единое пространство для эффективной работы всей команды.
● Мы оперативно наладили все процессы (без навыков программирования – силами ответственных за процесс сотрудников). Визуальный конструктор поможет вам моделировать бизнес-процессы любой сложности.
● Главный плюс сервиса — автоматизация всего что угодно: триггерных рассылок, шаблоны договоров, отчетов и т. д.
● Это не только инструмент для совместной работы и продаж, но и мощная маркетинговая платформа. Тут есть все, что нам нужно: от возможности собрать сайт до подключения внешних приложений.
● Есть бесплатный тариф с базовыми возможностями для работы команд любого размера.
● Мы действовали по такой схеме: сначала экспорт из АМО в таблицу Excel, затем импорт в Битрикс24 из получившегося файла. Лучше использовать встроенную интеграцию, это сэкономит вам силы и время.
● Проверяйте данные перед переносом. Часть данных может перенестись некорректно из-за ошибок заполнения. Так, например, у нас в Битрикс24 создалось несколько десятков некорректных карточек клиентов с отсутствующими данными. При этом все актуальные карточки, которые были качественно заполнены, переносятся нормально. Вопрос исключительно к изначальному качеству ведения базы.
● Учитывайте разницу между сервисами. Например, в АМО и Битрикс24 разная структура лиды и сделки – это одна и та же сущность на разных этапах воронки. В Битрикс24 это разные сущности, и сделка формируется на основании лида. Из-за этого отчеты по лидам доступны только с даты переезда, а отчеты по старым лидам приходится формировать в АМО.