Как сэкономить 126 рабочих часов в год выполняя 1 простое правило написания email?!
Уверен, вы часто получаете и/или пишете письма с такими темами как:
— «Re:» или «Fwd:»
— «Вопрос!»
— «Rе: Проблема»
— «Скан» или «Скан 11313»
— «Уточнение», «Запрос»
А иногда и просто без темы…
Вспомните, как вы каждый день (ну или не каждый) пытаетесь найти то заветное письмо, которое очень важное, срочное и очень нужное. Но флажок вы забыли поставить, фильтрами в принципе не пользуетесь (принципиально). Если вы не можете найти письмо, то можете потратить и 30 минут.
Правильное написание писем, а именно Тем и Тела письма, улучшает и упрощает коммуникацию, сокращает время его обработки на 2 и более минут. Что при ежедневной работе с почтой может сэкономить вам и вашим коллегам от 30 до 45 минут в день, 10 часов в месяц или 126 часов в год, что составит примерно 5 рабочих дней*.
Почему?
Почтовый клиент можно рассматривать как CRM и при правильном подходе структурировать и находить необходимые данные можно быстро и легко.
Если вы напишете в теме письма сразу самое главное, а в теле раскроете саму суть вопроса, задачи или предложения. Вашему собеседнику не придется переспрашивать вас или задавать дополнительные вопросы.
Возьмите за правило и пишите Тему письма, которая отвечает на 3 главных вопроса:
1. Что (задача, проблема или вопрос — кратко)?
2. Кому (Наименование организации (+ ИНН, будет удобно потом искать) или ФИО человека, которому пишете)?
3. Где (место, сайт, др.)?
Это позволит:
1. Быстрее понять о чем письмо.
2. Сразу приступать к решению задачи, а не задавать вам еще несколько уточняющих вопросов.
3. По истине оценить Поиск внутри почтового клиента и сразу найти то, заветное, письмо с правильной темой.
Примеры Тем писем:
1. Запрос КП ООО Рога и Копыта ИНН 11231313233 (рогаикопыта.рф)
2. Сломалась форма обратной связи ООО Шляпы и Кепки ИНН 231325434 (shlyapa.com)
3. Выступление на форуме Антон Борода TechWeek (techweek.moscow)
4. Согласование прайс-листа ООО Пупа и Лупа ИНН 45353552056 (poopaandloopa.cc)
5. 31.01.2021 Годовое собрание акционеров ООО «Газалмазнефтьуголь» Санаторий «Лас-Вегас»
В теле письма, можно и нужно написать более подробно (но без фанатизма), что случилось. Приложить файлы.
Названия файлов — это в принципе отдельная «болезнь», которая «кажется не излечима», про забытые-прикрепленные файлы уже создано много мемов. ;)
Напишите в комментариях, какие самые интересные названия фалов вы видели, получали или отправляли!
Уверен, что соблюдая единственное правило вы ускорите свои бизнес-процессы и не только.
Пишите письма; )
* Данные расчеты не являются истиной в последней инстанции. Экономия может быть меньше и больше. Все индивидуально.