Как составить эффективную программу долгой конференции: лайфхаки и проверенные решения
Советы и практические шаги от методолога и руководителя проектов «Мастерской Олега Замышляева» Анны Лозовой
Некоторые мероприятия — например, цикловые конференции для фармакологических компаний — длятся пять или более дней. Как грамотно составить эффективную программу такого длительного события?
Шаг 1
Понять запрос и запланировать результат
Чтобы составить эффективную программу долгой конференции, всегда нужно исходить из запроса клиента и четкого понимания необходимого результата.
Шаг 2
Выбрать формат
Обычно речь идет о выборе между онлайном или офлайном. Во время локдауна основная часть мероприятий проводилась в онлайн-формате, но сейчас постепенно начинает возвращаться офлайн и особенную популярность приобрели гибридные мероприятия. Они предполгаают несколько офлайн-событий в разных точках, которые соединяются общим онлайном.
Шаг 3
Создать программу
Программа формируется, исходя из запроса клиента, целей, задач и выбранного формата. При этом должны учитываться:
- желаемый результат;
- методические рекомендации, то есть понимание, как можно максимально эффективно решить задачу: какое количество групп должно быть, какие механики должны быть использованы и какие форматы проведения групповой работы могут быть полезны для достижения данной цели;
- контент, который предоставляет заказчик.
Важно, чтобы всегда было понимание, что есть эксперты, есть механики, с помощью которых можно достичь тех или иных результатов, а также четкое осознание исходной позиции участников и того, в какую точку они должны прийти.
Шаг 4
Поработать с контентом
Когда мы понимаем, какой у нас есть контент, его нужно разложить на смысловые блоки. Важно, чтобы они шли примерно в таком порядке:
- мотивирующая история;
- общее погружение в контекст;
- некая контентная часть плюс ее закрепление;
- какая-то активность, в рамках которой участники могут использовать навыки, которые они уже получили до этого;
- рефлексия над пройденными этапами;
- составление плана дальнейших действий.
Шаг 5
Выбрать подходящих методологов
Как правило, для реализации программы долгой конференции работают от одного до трех методологов. Иногда контента бывает так много, что один специалист не может его обработать в заданные сроки. Важно, чтобы контентом занимались люди, которые максимально погружены в тему и понимают специфику мероприятия, которые могут оперативно подобрать именно ту активность, которая удовлетворит заказчика.
Шаг 6
Давать участникам максимум полезного опыта
И напоследок еще один совет: старайтесь всегда балансировать между развлечением, основным контентом и закреплением полученных знаний. Причем развлечение тоже должно мотивировать участников. Важно, чтобы во время программы участники чувствовали ценность каждого момента. Чтобы общая сессия была погружающей, а проблемы, которые нужно было решить, касались реальной практики и несли для участников конференции потенциальную пользу.
Длительные конференции предполагают масштабный поэтапный процесс подготовки. Однако слаженная командная работа, опыт профессионалов и следование вышеописанным шагам позволят с успехом провести любое мероприятие.