Секреты эффективного проведения стратсессий от Mozlab

Основатель MOZ и TELLSY Олег Замышляев 31 августа 2021 года провел вебинар на HR-КУХНЕ «Цифровые командные стратсессии: как алгоритмы и «мудрость толпы» определяют будущее бизнеса», на котором рассказал, почему подход к организации стратегических и командных сессий требует обновления и какими идеями руководствоваться для повышения эффективности мероприятий.

Команда Mozlab ежегодно проводит около 300 командных и стратегических сессий, а также наши клиенты и партнеры сами создают и ведут мероприятия на платформе TELLSY. У команды Mozlab большой опыт в этой сфере, которым можно поделиться. О некоторых практических подходах и особенностях работы на стратсессиях рассказал Олег Замышляев.

Практические советы по проведению стратегических и командных сессий

Совет 1. Используйте идею четвертушечного планирования.

Нужно поделить день сессии на 4 части по полтора часа. Конференция проектируется так, что каждой четвертушке соответствует одна задача. Такой подход позволяет точнее распланировать мероприятие, распределить время и избежать перегруженности сценария.

Совет 2. «1,5 > 2».

Полтора дня стратсессий больше двух дней. Такое решение и продуктивнее, и участникам больше нравится. Каждая следующая четвертушка дает меньшее ощущение полезности мероприятия, и мотивация участников ослабевает. Однако, сокращать конференцию до одного дня тоже не рекомендуем. Ночь на стратсессии крайне важна — появляется дополнительное время для осмысления информации.

Совет 3. Не пренебрегайте прототипированием.

Когда Вы собрали сессию, пригласите двух-трех невовлеченных коллег и протестируйте на них. Влезают ли ответы в форму, удобно ли участникам, поставлено ли ограничение по символам для ответов с аргументами, есть ли возможность мгновенного отклика любого участника на любую идею? Нужно убедиться, что людям будет удобно взаимодействовать во время мероприятия.

Идеальные формулировки задач, идеальная форма ввода, избегающая технических ошибок, идеальный дизайн сессии, интуитивно понятный интерфейс, харизматичный и опытный ведущих — вот залог успешной стратсессии.

Совет 4. Сочетайте последовательное и параллельное обсуждение.

Важно комбинировать текстовую информацию и «голосовую», то есть не стоит произносить вслух все решения и все идеи, ими участники могут делиться посредством флипчартов и электронных сервисов, а озвучивать следует только самые важные или противоречивые моменты.

Участники должны как можно больше времени быть активными и вовлеченными в процесс. Важно предоставить им возможность в любое время задавать вопросы, оставлять комментарии, ставить реакции.

Совет 5. Организуйте оперативную обратную связь.

Гораздо эффективнее давать фидбэк не после стратсессии, а прямо во время нее. Это связано с тем, что в момент проведения мероприятия участники максимально сконцентрированы и вовлечены в процесс. Они замотивированы на общение, анализ своих ошибок и поиск новых решений. Однако, не стоит забывать о том, что люди заняты мыслительным процессом и, если отвлекать их каждый 15 минут, им это не понравится.

Мы поговорили о том, как лучше строить свою работу при подготовке и проведении стратсессий, однако, сложно планировать свою деятельность, не зная трендов и тенденций рынка. Олег Замышляев поделился с нами своим видением того, что будет актуально на рынке и на что стоит обратить внимание.

Тренды развития стратсессий в 2021–2022 годах

Тренд 1. Скорость внедрения изменений

В цифровом мире изменения — обычный процесс, поэтому важно уметь быстро адаптироваться к ним и корректировать свою программу. Такая оперативность возможна только при высокой вовлеченности команды. Гибкий подход обеспечит эффективность проводимых нововведений.

Тренд 2. Высокая неопределенность и «турбулентность» на рынке.

Вследствие этих двух характеристик руководители нуждаются в свежей и максимально объективной картине того, что происходит как внутри компании, так и вовне. Своевременная и полноценная осведомленность поможет обгонять общий темп изменений и лидировать на рынке.

Тренд 3. Привлечение «внешних» экспертов.

Именно «внешние» эксперты помогают снизить неопределенность, потому что могут дать чуть более объективную информацию, чем «внутренние». На эту роль можно привлекать клиентов и стейкхолдеров. Эмпатия от клиента очень важна в рамках стратсессии, потому что она влияет на приоритеты среднего менеджмента, расширяет источники с доступом к сознанию участников.

Тренд 4. Максимум пользы за минимум времени.

Емкость информации, хорошая организация и тщательная подготовка обеспечат максимальную вовлеченность и высокую отдачу от командной сессии. Не стоит сильно растягивать мероприятие, потому что участники устают, сразу теряют интерес или, наоборот, ожидают большего, но в конце разочаровываются.

Тренд 5. Торжество гибридных форматов.

Ни для кого не секрет, что возможность комбинировать онлайн и офлайн форматы, синхронное и асинхронное ведение сессий открывает новые возможности и сильно облегчает процесс обучения, работы и взаимодействия в коллективе.

Асинхронность дала нам большое преимущество в виде независимости. Каждый участник всегда имеет доступ к любому кейсу мероприятия, может поделиться идеей, задать вопрос, оставить отклик или комментарий. Такой формат способствует устранению «уравниловки» и развитию индивидуального подхода к участникам.

Тренд 6. Трансформация классической концепции стратсессии.

Сегодня стратсессии практически не используются для разработки целостной, долгосрочной стратегии компании. Все чаще они становятся просто способом проанализировать происходящее в компании, узнать о проблемах, рисках и подумать о планах на будущее. В данном контексте важно, чтобы все участники ощущали сопричастности к проектированию будущего, а не были просто пассивными наблюдателями.

С тенденциями на рынке мы разобрались, но ведь нельзя рассматривать практическую сторону отдельно от теории. Такой подход не даст высоких результатов. В основе всех прикладных методов лежат теоретические исследования с научными обоснованиями, поэтому обратимся немного к работам и концепциям авторитетных экспертов отрасли, к лидерам мнений.

Топ-3 международных экспертов

В своих работах он рассматривает два основных положения: избежание эффекта прайминга и стремление к высокой и осознанной кучности. Во-первых, важно давать участникам командных сессий возможность самим подумать и предложить идею до того, как выступят авторитетные спикеры (например, директор фирмы). Так можно получить чистую и непредвзятую реакцию аудитории. Во-вторых, рост числа вовлеченных участников стратсессий предоставляет возможность быстрее переходить от слов к делу, а также дает гораздо более точную, свежую, актуальную и разноплановую информацию для принятия решений.

Его работа «Mutual Adjustment» («Взаимная корректировка») учит координировать работу и согласовывать действия команды. Она может использоваться как для простых процессов в коммуникации, так и при сложных обстоятельствах. Минцберг еще 30 лет назад предвидел, что именно такая форма согласованности и координации действий будет наиболее релевантной в современном мире для решения сложных задач.

Рэй Далио предложил концепцию построения компании, где побеждает лучшая идея. Любой сотрудник компании имеет возможность предложить и оценить идею, главное не забыть обосновать. Также теоретик предложил идею отсутствия анонимности и оценки «полезности» членов команды. Однако, как считает Олег Замышляев, «современная среда еще не готова к такому».

Наша платформа, «цифровой флипчарт» TELLSY воплощает отчасти концепцию Далио. Однако, мы работаем только с идеями, на оцениваем людей по критерию полезности и разрешаем либо скрывать, либо озвучивать авторство.