Как большой компании перейти с бумажного документооборота на электронный? Опыт Биржи грузоперевозок ATI.SU

АTI.SU — крупнейшая биржа грузоперевозок в России и СНГ. Мы работаем более 20 лет и за это время у нас сформировалась большая база клиентов. На данный момент насчитывается свыше 280 тысяч участников. Около половины из них пользуются платными инструментами Биржи.

Примерно 50% всех платежей на нашей платформе производятся с расчетных счетов. При таком виде оплаты с нашей стороны необходимо провести работу с закрывающими документами. В прошлом это доставляло нам ряд проблем:

Бумажный документооборот забирал много ресурсов.

Мы особо не рассматривали интеграцию или партнерство с другими сервисами. У нас довольно большие объемы документов, а работа с другой компанией означала бы тарифную сетку с ограничениями по количеству отправок в определенный промежуток времени. Плюс, на рынке не было полноценного ПО для автомобильных грузоперевозок, в котором участники сферы смогли бы полноценно обмениваться документами и закрывать весь цикл. Специфика обязывала найти нестандартное решение: мы решили объединить свои проблемы и требования рынка грузоперевозок, чтобы разработать собственное ПО.

В 2013 году мы запустили систему «АТИ-Доки». Первично этот проект решал проблему с закрывающими документами. Главный плюс был в том, что все клиенты подключены по умолчанию, а значит уже готовы принять документы без дополнительных настроек ПО с их стороны.

Параллельно с решением нашей собственной проблемы, АТИ-Доки стали продуктом, закрывающим бизнес-задачи наших клиентов. Сегодня все участники АТИ могут обмениваться документами по грузоперевозкам (и не только) друг с другом.

Всего за 1 год наши разработчики смогли сделать все для внутренней интеграции и сразу запустить первую версию АТИ-Доков для клиентов. Правда, не все участники АТИ увидели пользу в электронном документообороте. Многие до сих пор не доверяют современным технологиям и считают, что бумага безопаснее. Поэтому мы по умолчанию перевели всех участников АТИ на ЭДО, но с возможностью выбора альтернативного (бумажного) варианта документов.

Сейчас если клиент не хочет использовать ЭДО и хочет получить копию документа на бумажном носителе, то ему нужно заплатить. Цена отправки совсем небольшая — 150 рублей (скорее всего, цена вырастет в 2021 году). Для сравнения наши партнеры берут от 500 до 1 тыс. рублей в зависимости от расстояния. Конечно, мы не зарабатываем на этом. Это просто средняя цена отправки документов почтой. Никаких дополнительных расходов на сотрудников, принтер, бумагу и прочее здесь не заложено. Наша цель: оставить возможность выбора клиенту, но подтолкнуть его в сторону ЭДО.

Когда участник АТИ оплачивает какую-то услугу или лицензию на нашем сайте — наша бухгалтерия подготавливает документы и отправляет их через нашу внутреннюю программу «Агент» в ЭДО.

«Агент» анализирует данные, которые передала бухгалтерия из 1С, подписывает и отправляет готовые электронные документы нашим пользователям в АТИ-Доки.

Документы клиентов хранятся в 3-х экземплярах на 6 серверах. Чтобы если 1 вышел из строя, то у нас было как минимум 2 копии. Плюс задействованы 2 независимых дата центра. Если в одном случилась авария, мы переключаемся на 2-ой и сервис продолжает работать в обычном режиме. Для клиентов абсолютно ничего не меняется.

Для клиента все выглядит так: ему приходит уведомление о готовности документа. Он может подписать этот документ в ответ, если у него есть электронная подпись. Или просто подождать, тогда документ будет считаться автоматически подписанным, если в течение 3-х дней клиент не напишет возражение. Такой порядок прописан в нашем договоре, с которым участник соглашается при первой оплате.

Клиент может скачать документ в нескольких форматах, а также переслать его на почту своей бухгалтерии.

Сейчас всего 3% клиентов после получения электронных документов заказывают дубликаты на бумаге. Чаще всего это клиенты из небольших городов, которые сдают отчетность в бумажном виде, и не могут поменять формат.

Между собой клиенты тоже всё чаще используют ЭДО, но специфика рынка грузоперевозок сильно тормозит полный переход. На законодательном уровне все еще нет утвержденного формата для части документов. Минтранс в начале осени провел эксперимент по электронной ТТН и путевым листам в 6 регионах России. Сейчас анализируется опыт, полученный в результате этого эксперимента и готовятся изменения в нормативно-правовых актах.

Чтобы еще сильнее снизить трудозатраты при работе с документами, мы популяризируем наш сервис. Не в качестве отдельного ПО, а как часть экосистемы ATI.SU. Наши участники уже могут закрыть весь цикл работ по организации грузоперевозок: начиная с размещения или поиска Заказов, контроля процесса перевозки и заканчивая обменом закрывающими документами и получением аналитики по партнерам.

Мы уже получили лицензию ФСБ и сейчас ведем работу по вхождению в сеть доверенных операторов ЭДО, а также дорабатываем АТИ-Доки для работы со счетами-фактурами.

Операторов ЭДО на рынке много и конкурировать с ними мы не собираемся. Мы хотим занять определенную нишу — предложить нашим клиентам инструмент для закрытия потребностей в ЭДО в сфере логистики.