Из бумаги в цифру. Как без боли перейти на электронный кадровый документооборот

КЭДО — новая легитимная реальность

Сегодня автоматизация коснулась практически всех ключевых и рутинных процессов компаний. Исключение составляли кадровые процессы, поскольку особенности законодательства предписывали ведение кадрового документооборота только в бумажном виде. Но 2020-й год стал переломным: сегодня бизнес может вести более 75% внутренних документов в электронном виде. А значит, существенно сократить издержки на ведение кадрового документооборота.

Суть законодательства для легитимного КЭДО

С 2018 по 2021 год Министерство труда проводило несколько кадровых экспериментов для работодателей. Эксперименты затрагивали такие акспекты, как электронная проверка кадровых документов так и обмен кадровыми документами.

В ходе экспериментов организации-участники лишь подтвердили прогнозы — внедрение электронного кадрового документооборота в России показало эффективность и значительно упростило работу в компаниях.

Благодаря принятым в ноябре 2021 года поправкам к ТК РФ (377-ФЗ), цифровая коммуникация и обмен электронными документами в трудовых отношениях официально разрешены.

В целом перевести в электронный формат можно все кадровые документы за исключением трех:

В этом случае закон обязывает дублировать на бумаге данные документы.

Благодаря последним изменениям сотрудники могут использовать электронную подпись при подписании трудового договора и допсоглашений, ученического договора, договора о материальной ответственности и изменений к этим документам. В остальных случаях может использоваться другой вид электронной подписи, главное — закрепить это в локальном нормативном акте.

Пока что внедрение КЭДО это всего лишь право, а не обязанность, как и для работодателя, и для работника. Работодатель может не внедрять КЭДО, а работник может не переходить, даже если работодатель его внедрил.

Эффективный перевод кадровых документов в цифру. Чек-лист

Аудит кадровых процессов

При переходе на КЭДО необходим пошаговый план внедрения. Прежде всего необходимо провести аудит кадровых процессов. Итогом аудита должен стать детализированный список актуальных процессов, которые необходимо автоматизировать и кадровых документов для перевода в электронный вид.

Выбор и внедрение решения

Покупка и поддержка ПО обходится дешевле, чем затраты на расходники и трудозатраты кадровиков.

Следующим этапом для перехода на КЭДО является внедрение системы. Прежде всего устанавливается ПО, проходит первичная настройка, загрузка данных, настройка интерфейсов для сотрудников и кадровиков, написание инструкций пользователя и администратора.

Важно протестировать решение после внедрения. При тестировании необходимо дублировать документы на бумаге, либо выпустить приказ и ЛНА на группу тестирования, чтобы документы в электронном формате стали юридически-значимыми. При запуске в решения необходимо заранее выпустить приказ и ЛНА по запуску КЭДО, уведомить сотрудников и только после этого запускать

Как правило, в компании выделяется фокус-группа. Команду обучают и проводят пилотные обмены некоторым количеством документов. С помощью тестовой команды проводятся доработки, проходит обучение специалистов по кадрам. После этого систему запускают в промышленную эксплуатацию, проходит обучение всех пользователей системы и начинается расширение проекта.

Подготовка локально-нормативного акта

Важно подготовить локально-нормативный акт, в котором будут зафиксированы все регламенты и правила перехода в цифру, распределены и закреплены зоны ответственности, а также порядок взаимодействия между сотрудниками.

Кроме того, ЛНА, согласно ч. 2 ст. 22.2, должен содержать:

Ознакомление сотрудников с ЛНА

После того, как ЛНА составлен, необходимо ознакомить с ним сотрудников и получить их письменные согласия на электронное взаимодействие. С 1 января 2022 не нужно получать согласие у работников, не имеющих трудового стажа на 31.12.2021.

Готовое решение или собственная разработка?

Сейчас на рынке достаточно много коробочных решений для организации кадрового ЭДО. В рамках коробки можно без труда подписывать документы удаленно и хранить их согласно требованиям законодательства. Но если возникает необходимость в дополнительном функционале, в полной автоматизации кадровых процессов – в этом случае доработка системы необходима. Иначе есть риск “растерять” кадровый алгоритм между несколькими системами.

Очевидно, что собственная разработка решения это достаточно удобно, но дорого.

Оптимально-выигрышный вариант – готовое решение с возможностью доработки процессов. Бизнесы не стоят на месте и меняются, следовательно и процессы меняются. Гибкость внедряемой системы в этом смысле играет важную роль.

Например, в расширенной версии ELMA КЭДО есть возможность дополнять функционал системы и добавлять новые способы обработки кадровых документов, тем самым централизуя весь спектр работы с кадрами в одной системе. Это возможно благодаря Low-code инструментарию и гибкой настройке системы.

Требования к системе КЭДО

Как правило запрос к управлению кадровым электронным документооборотом схож и универсален от любого заказчика. Основные требования к КЭДО едины:

— возможность менять или дополнять функционал системы с учетом специфики бизнес-процессов компании;

— система поддерживает все виды ЭП;

— возможность интеграции сервиса с учетной системой заказчика;

— возможность хранения документов и доступности к ним на протяжении всего срока хранения с соблюдением требований;

— автоматизация кадровых процессов;

— соответствие системы требованиям законодательства РФ, с учетом их возможных изменений в будущем.

В этом смысле решение ELMA КЭДО успешно закрывает необходимый пул требований, а также дает возможность достраивать кадровые процессы, если это необходимо.

Ниже подробнее рассмотрим состав решения ELMA КЭДО.

Решение включает в себя портал для сотрудника, интерфейс отдела кадров, интеграции.

Основная часть — это портал сотрудника, через который осуществляется прием/перевод/увольнение сотрудников, работа с кадровыми документами, например, с заявлениями на отпуск/отгул и приказами.

Также в рамках решения предусмотрены интерфейс отдела кадров, который предоставляет сотрудникам быстрый доступ к работникам и их документам, информацию о подписании и изменении документов, создание кадровых документов.

Кроме того, в решении предусмотрены интеграции с 1С:ЗУП и удостоверяющим центром для того, чтобы технически было возможно загрузить штатное расписание и выпустить усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП).

Вишенка на торте – ELMA КЭДО базируется на Low-code движке. Это значит, что помимо наличия готовых модулей, есть возможность быстро вносить дополнительный функционал и достраивать свои кадровые процессы без внушительного количества рабочих часов команды разработки.

Работа решения ELMA КЭДО на примере процесса трудоустройства

Рассмотрим на примере трудоустройства.

Итак, процесс начинается с выгрузки штатного расписания, которое обычно ведется в учетной системе, например, в 1С:ЗУП. Поскольку в рамках решения ELMA КЭДО предусмотрена интеграция с 1С:ЗУП, сделать это легко и просто. Достаточно настроить модуль интеграции, указав ссылку на подключение к 1С и учетную запись. Это необходимо для того, чтобы сотрудники смогли авторизоваться и получить доступ к системе. Интеграция с 1С осуществляется через стандартный протокол OData.

Далее сотрудник отдела кадров добавляет нового работника в систему и вводит краткую информацию о нем: ФИО, электронная почта, телефон, должность и др. Затем отправляет новому сотруднику приглашение на портал КЭДО. Сотрудник сам заполняет все персональные данные, загружает свои документы и подписывает соглашение об электронном взаимодействии.

Первое, что делает сотрудник — это дает согласие на обработку персональных данных. Затем он вводит персональные данные: паспортные данные, информацию о месте регистрации, e-mail, номер телефона и др. Информация автоматически сохраняется на каждом этапе.

Следующий шаг — это загрузка сканов или фотографий своих документов. В конце новый сотрудник обязательно прикладывает свою фотографию с развернутым паспортом для удостоверения личности при удаленном найме. После этого документы отправляются на проверку.

На основании предоставленных данных, которые ввел сотрудник, будет сформировано соглашение об электронном взаимодействии. Новый сотрудник получает уведомление на почту, где может ознакомиться с документом, проверить и подписать его. Соглашение необходимо для выпуска усиленной неквалифицированной электронной подписи и дальнейшего обмена документами в электронном виде.

После того, как сотрудник подписал соглашение, данные отправляются в отдел кадров на проверку. Сотрудники отдела кадров проверяют корректность заполнения персональных данных сотрудника, а также соответствие данных приложенным документам. Если найдены ошибки, то для изменения данных необходимо выбрать этап заполнения информации, на который стоит вернуть сотрудника. Например, на сканы документов. Сотрудник также получает уведомление о внесении изменений и комментарий специалиста отдела кадров. После того, как проверка данных успешно пройдена, необходимо выпустить УНЭП — усиленную неквалифицированную подпись для сотрудника. Как это происходит? Система автоматически отправит заявку на УНЭП в удостоверяющий центр, выпуск которой сотрудник подтвердит на госуслугах.

После того, как сотрудник подтвердил выпуск УНЭП, система автоматически получает открытый ключ сертификата, сохраняет его к себе. А закрытый ключ сертификата хранится в облаке удостоверяющего центра, к которому имеет доступ только сотрудник со вторым фактором подтверждения по SMS. Далее процесс автоматически переводит его на этап трудоустройства, формирует пакет документов по шаблонам. Сотрудник проверяет свои данные и подписывает документы с помощью облачной УНЭП, подтвердив свою личность по SMS.

Затем сотрудник попадает на портал КЭДО, где будут доступны кадровые сервисы — заявления на отпуск, отгул, командировку и т.п. Сотрудник в любой момент сможет создать заявление, которое система автоматически отправит на согласование и вернет на подписание. Сотрудник будет иметь доступ к своим документам и видеть, на каких этапах они находятся.

Преимущества КЭДО для бизнеса и HR-бренда

Во внедрении КЭДО в организации выигрывают все участники процесса: владельцы бизнеса, руководители, кадровая служба, сотрудники.

Помимо отказа от бумажных документов, работодатель получает выгоду за счет ускорения процессов, экономии времени. Также для руководства компании внедрение КЭДО поможет сократить затраты на кадровый процесс, обеспечит быстрый сбор юридически значимых доказательств с сотрудников и уменьшит вероятность штрафов и репутационных рисков.

Сотрудники кадровой службы снизят трудозатраты и освободят время для более значимых задач. Также появится возможность отправлять и получать документы в той же системе, где ведется кадровый учет: 1С, БОСС-Кадровик, SAP и любой другой.

С КЭДО осуществлять контроль за подписанием документов сотрудниками еще легче — онлайн. Помимо быстрой передачи данных в бухгалтерию для расчетов, КЭДО обеспечит надежное хранение электронного архива в течение обозначенного срока и возможность выгружать документы.

Также мы подготовили бесплатный подробный гайд о нюансах законодательства, регламентирующего КЭДО для гладкого перевода кадровых процессов в электронный формат.

Из гайда вы узнаете:

— О преимуществах электронного взаимодействия;

— Как легитимно организовать КЭДО в организации;

— О нюансах законодательства.

Переходите по ссылке, скачивайте гайд и переводите кадры в электронный вид легко! https://kedo365.ru/#download-guide