Ретроспектива спринта. Как сделать её интересной и продуктивной?

Для чего проводится ретроспектива в команде? Какова её цель? Прежде всего ретроспектива нужна для инспекции прошедшего спринта применительно к людям, отношениям, процессам и инструментам, а также для адаптации рабочего процесса или продукта.

В процессе проведения ретроспективы команда должна выявить и понять, что в спринте прошло хорошо, а что не очень и по результатам общения попробовать выработать план по улучшению продуктивности и сплочённости.

Каждая команда проводит ретроспективу по-разному и по разным причинам: кто-то для поддержания командного духа, а кто-то для определения недовольства или выявления причин провального спринта. Важно, чтобы ретроспектива, прежде всего, была живым мероприятием. Проведение ретро по стандартным шаблонам, скорее всего, приведет это мероприятие в разряд формальных и, со временем, команда потеряет к ней интерес. Члены команды будут с неохотой участвовать или вообще стараться под различными предлогами избегать ретро.

Для поддержания командного духа и привлечения интереса к данному мероприятию часто приходится придумывать различные форматы, вносить новые идеи и делать ретроспективу интересней и необычней. В этой статье хочу рассказать о тех инструментах, которые я использую и, возможно, вы сможете использовать их у себя в командах. Итак, приступим.

Классическая структура ретроспективы состоит из 5 шагов:

Важно отметить, что проценты могут варьироваться исходя из специфики вашей команды. Рекомендованная длительность проведение ретроспективы — не более 3 часов. Как правило, для двухнедельного спринта команды из 9–12 человек ретроспектива проводится за 1–2 часа.

Перед проведением ретроспективы очень важно подготовить команду к этому мероприятию. Постарайтесь немного отвлечь команду от текущих работ – проведите небольшую разминку. Поверьте, это поможет каждому члену команды “переключиться”, выйти из своего кокона и быть более открытым для общения.

Можно использовать огромное количество разминок. В интернете их довольно много. Но я бы хотел рассказать о тех, которые мне нравятся больше всего.

Необходимо взять стакан / кружку и поместить туда m&m’s или skittles. По очереди каждый член команды вытягивает из стакана по 1 конфете и отвечает на вопрос:

Цвет конфет и вопросы могут быть совершенно любыми.

Если команда собирается в чате / конференции, вместо конфет можно использовать рандомайзер (генератор чисел). Например, вы можете включить демонстрацию экрана в приложении, например: discord, zoom. Называете члена команды и на сайте генерируете случайное число (от 1 до N, где N – максимальное число вопросов). Задаёте вопрос исходя из полученного номера.

Отличная разминка, позволяющая членам команды выражать признательность друг другу. Большинство из нас настолько заняты работой, что забывают благодарить членов команд за помощь или поддержку. Каждому члену команды очень важно чувствовать, что его ценят.

Если вы проводите встречу вживую, то рекомендую заранее распечатать карточки. Если нет времени – можно написать на стикерах какой цвет отвечает за ту или иную карточку.

Шаблоны cudo cards можно скачать тут.

Раздайте каждому члену команды стикеры / карточки. Дайте несколько минут на заполнение. После чего каждый член команды рассказывает что он написал и клеит свои карточки на доску благодарности. Оставьте доску висеть в помещении на некоторое время. Пусть она радует коллег!

Это мероприятие прекрасно подходит как для спринтов, где все прошло хорошо, так и тех, в которых все пошло наперекосяк. В первом случае разминка послужит отличным стимулом для мотивации команды, во втором – напомнит всем, что даже в трудные времена члены команды ценят друг друга.

Хотите провести разминку удалённо? Не вопрос. Можете сделать это, например, в Miro.

Сверху укажите карточки определённого цвета с формулировкой. Дайте команде 10 – 15 минут на заполнение карточек. После чего попросите перенести карточки на доску.

Многие члены команды могут умалчивать о некоторых проблемах во время проведения ретро. Сбор обратной связи (анонимной) поможет разобраться в проблемах, которые видно со стороны, но не “подсвечиваются” при обсуждении.

В качестве сбора обратной связи можно использовать различные опросы или тесты, например:

Быстрый способ собрать обратную связь по спринту.

Запишите полученные результаты в таблицу:

Используйте данные, полученные по результатам опроса, для ретроспективы. Постарайтесь направить команду на обсуждение проблемных зон, а также не забывайте подчёркивать успехи команды.

Тест позволяет оценить взаимоотношения в коллективе, заинтересованность сотрудников в получении результатов и их мотивацию.

Принцип тестирования не сложен. Каждый член команды независимо от должности заполняет вопросник в который входит 84 утверждения. Затем по специальной таблице выполняется подсчет результатов и их анализ.

Пример по ссылке.

В данном тесте вопросы могут быть совершенно любые. Постарайтесь вспомнить те моменты, которые не понравились команде на предыдущих planning. Тест позволит понять смогли ли вы решить часть проблем, которые обсуждала команда.

Пример по ссылке.

Собирайте статистику для понимания проблем, сильных и слабых сторон команды. Через некоторое время запустите этот же опросник и сравните результаты.

(Начать / Прекращать / Продолжать)

Это метод систематизации мнений позволит команде понять текущие проблемы и предложить варианты их решений.

Каждый член команды должен за отведенное время ответить на следующие вопросы:

(Расстроило / Разозлило / Порадовало)

Это метод хорош тем, что позволяет каждому члену команды выпустить пар и рассказать о наболевшем. Быть выслушанным уже само по себе немаловажно. Но не забывайте, что конструктивный негатив должен быть уравновешен позитивом. Не допускайте “токсичности” в команде.

Базовый ретроспективный метод, который фокусируется на сильных и слабых сторонах вашей команды.

Этот метод хорошо подходит для ретроспективы, когда команда уже давно работает над одним проектом / продуктом.

Простой и понятный метод, которых отлично подойдет, если вам необходимо выделить как положительные, так и отрицательные моменты.

Как вы могли уже заметить, способы сбора данных примерно одинаковы. Разница лишь в задаваемых вопросах. Если вашей команде наскучило проведение классических ретро, попробуйте придумать свои вопросы. Например, вашей команде выделили бюджет на обучение, можно выяснить, какое из направлений обучения интересует каждого члена команды. Создайте 2 колонки с вопросами: «Что я хочу изучить для повышения компетенции?», «Что я хочу изучить для личностного роста?»

После получения ответов на вопросы, каждый член команды должен выбрать до 3 вопросов (стикеров), которые, по его мнению, он считает важными. Если встретились вживую, можно провести голосование точками, отлично подойдут маркеры разного цвета. Каждому члену команды можно оставить по 1 точке на стикер (Заранее решите командой лимит голосов). После того, как вся команда проголосует, необходимо выделить от 3 тем, за которые отдали большинство голосов. Обсудите их с командой, попробуйте найти способы решения, если это проблема или поговорите о том, как улучшить то, что уже имеется. В случае, если команда нашла вариант способа решения проблемы, зафиксируйте ваши решения как «Action point» и назначьте по одному ответственному на каждый стикер. Можно составить «Action Plan» (Who, What, When), если это необходимо.

В начале следующей ретроспективы обязательно пройдитесь по предыдущим Action points. Узнайте у ответственных, получилось ли решить проблему.

P.S. Очень часто бывают action points на проблемах, которые невозможно решить на уровне команды. Просто запишите эту проблему — пусть она хранится в вашей wiki системе.

Цель закрытия – подвести итоги, высказать коллегам благодарность за терпение и похвалить за продуктивную работу. Попробуйте получить обратную связь:

Или просто расскажите анекдот, поздравьте коллегу с прошедшим днём рождения.

В общем, завершите ретроспективу на позитиве!

One to one – это мероприятие, позволяющее узнать членов команды получше. Узнайте, что движет человеком, что его мотивирует, какие у него интересы, чем человек занимается в свободное время и какое направление он хочет развивать. Узнайте мнение собеседника об атмосфере в команде, получите обратную связь.

Кто должен проводить? Желательно, teamlead, но можно и PO/PM/SM.

Как проводить? Желательно проводить one to one вместо ретроспективы в формате конфиденциального дружеского разговора, а не начальника и подчинённого. В течение спринта teamlead (PO/PM/SM) назначает встречу с каждым членом команды на 30 минут.

Очень важно, чтобы организатор грамотно подходил к собеседнику и находил к каждому индивидуальный подход. Некоторые члены команды могут быть скептически настроены, поэтому перед началом разговора объясните коллеге цель встречи.

Можно использовать множество различных инструментов. Перечисляю те, которыми пользуюсь сам:

1. Google forms – для тестов и опросов;

2. Retrium – проведение классических ретроспектив + Team radar;

3. EasyRetro – проведение классических ретроспектив;

4. Miro – для разминок и не только. При должном желании и подходе можно проводить ретроспективы.