О «Сотрудниках» замолвите слово

В конце прошлого года мы поставили перед собой цель на 2024 год — «Счастливый и эффективный сотрудник». И направили больше внимания со стороны управляющей компании на всех сотрудников «ПиццаФабрики». Ведь «Будут люди — будет бизнес». Эх забыли чья это цитата. Для нас важно определить и повысить уровень вовлечённости и производительности сотрудников по всей сети.

Важная часть достижения цели «Счастливый и эффективный сотрудник» — обновление карточки сотрудника в ЕСА, потому что она была малоинформативной и не представляла существенной ценности, как для компании, так и для сотрудника.

Раньше в системе хранилось только имя, фамилия, телефон и роль сотрудника. Роль сотрудника не отражала его реальную деятельность на предприятии. Эта информация не давала полного представления о каждом работнике большой ресторанной сети. Например, мы не могли понять, какую должность занимает человек, и какой его статус в конкретном городе или филиале.

Поэтому мы начали расширять модуль «Сотрудники» в ЕСА, добавляя новые поля с информацией. Это позволит нам получать более подробную статистику о каждом ресторане и о работниках, которые там работают. Мы сможем выгружать отдельную статистику по каждому предприятию, в том числе, в разрезе должностей.

Напоминаем, что «ПиццаФабрика» является компанией, которая создала Единую Систему Автоматизации далее (ЕСА). ЕСА представляет собой облачный сервис с модулями и субмодулями с помощью которых ведётся: управление, контроль и отслеживание всех бизнес процессов по всей сети семейных ресторанов в режиме реального времени.

Более подробно о ЕСА мы рассказывали в материалах тут и тут.

Должность — это функция, которую сотрудник выполняет на предприятии. К одной роли может относиться несколько сотрудников. Роли отображают доступный функционал: что сотрудник данной роли может видеть в системе, редактировать и прочее. Помните, что роль не равно должность.

Для начала добавили новые фильтры: должность, город и филиал. Чуть позже добавили: подразделение и тип юр. лица. Для безопасности учли права доступа к городам и филиалам. Посмотреть сотрудников из «чужого» города нельзя.

В модуле «Сотрудник» город и филиал были отдельными полями, но при редактировании карточки сотрудника присутствует множество полей. Для удобства создали компонент «Место трудоустройства», который сочетает в себе выбор города и филиала. Количество полей уменьшилось.

Такой же компонент использован при фильтрации в подмодуле «Сотрудники».

Сделали удобный календарь для введения дат. Сохранили ручной набор.

А ещё добавили диапазоны и ограничения для выбора дат для полей: «День рождения», «Выход на работу», «Дата трудоустройства», «Дата увольнения» для уволенных сотрудников.

Предоставили возможность выбора типа трудоустройства и указания юр. лица в поле «Тип трудоустройства» карточки сотрудника.

Ежемесячно в системе появляется большое количество новых карточек сотрудников, и нам важно отследить их происхождение и действия в уже существующих карточках.

Для этого добавили логирование действий в карточке сотрудника, чтобы получить информацию о том, кто, когда и какие действия совершал с карточкой сотрудника.

Например:

Изменения в полях:

Модуль «Сотрудники» получил большие функциональные возможности. Но из-за этого интерфейс в карточке сотрудника стал неудобным.

Решили весь функционал разделить на группы. Для каждой группы сделали соответствующую вкладку с набором самых необходимых полей.

Мы внедрили поле с личным номером телефона. И добавили проверку при работе с филиалами и сотрудниками. Также запретили использование личного номера телефона одновременно у сотрудника и в поле для чаевых кухне на филиале. Также два филиала не могут использовать один номер для чаевых команде кухни.

Обратный процесс происходит, если при редактировании филиала вписываем номер, который уже используется в другом филиале, либо как личный телефон у кого-то из сотрудников — показывается предупреждение.

Весьма большим оказался список с должностями, в котором неудобно ориентироваться. Взялись и за эту историю и разделили список по подразделениям.

Пора с большим объёмом информации о сотрудниках что-то сделать. Как искать? Нужно фильтровать список сотрудников по многим критериям. Выделили важные критерии поиска и прикрутили дополнительные фильтры.

Теперь можем найти сотрудника по подразделению, типу юр. лица или по номеру телефона (личному или рабочему).

Эти обновления сделают работу с ЕСА более удобной и информативной. Теперь мы сможем легко получить полную картину о каждом сотруднике, его роли в компании и его статусе на каждом предприятии. Это поможет нам принимать более точные решения по управлению персоналом и развитию нашей сети семейных ресторанов.