Параллельное согласование документов: инструменты ERP

Почти каждая компания знакома с ситуацией, когда неопытный или невнимательный сотрудник просрочил время согласования договора, а это привело к срыву поставки и задержке изготовления партии товара. Чтобы этого избежать, необходимо настроить программу, в которой все сотрудники будут видеть не только необходимость согласовать, но и отведенные на проект сроки.

Внутри компании каждый договор должен пройти все этапы согласований с разными подразделениями, причем вовремя, иначе начнутся штрафы за неустойку перед клиентом или другие проблемы. Чтобы обеспечить и контролировать это, в систему управления производством нужно наладить процесс согласования и утверждения договоров.

Каждый сотрудник, который отвечает за какой-то этап согласования договора, должен видеть его в программе в части «Договоры с клиентами к утверждению». Причем при правильных настройках видно будет только те из договоров, за которые ему отвечать.

Более того, в программе применена технология индикативных очередей актуальных задач — по цвету делятся все документы. Что более срочное — будет вверху списка, а также выделено цветом. Сотрудник всегда будет знать, что нужно утвердить и согласовать в первую очередь, а что можно пока отложить и заняться этим в другой день.

В идеальной модели управления производством специалист будет успевать все своевременно обработать и отправить дальше на утверждение. Если договор вовремя не согласован и не пришел в движение в соответствии с графиком, договор поменяет цвет на черный. Руководитель может посмотреть все договора и увидеть, на каком этапе документ застрял, кто за это отвечает.

Если отдельные сотрудники не справляются с поставленными задачами и регулярно пропускают сроки сдачи документов на следующий этап, это будет заметно. Если все время вести мониторинг объективных индикаторов производства, можно легко определить, где застревают документы и почему они не утверждаются вовремя. Отследив узкое место, можно принять меры — провести профилактические беседы с виновными сотрудниками, повторить правила работы в программе, изменить условия работы и другие меры.

Модель производства, построенная на теории ограничений Голдратта (Theory of Constraints), это зарекомендовавшее себя решение. С ее помощью можно не только внедрить новую систему документооборота. Это средство эффективного менеджмента во всех сферах компании — от бухгалтерии и склада до логистики и продаж.

Для повышения продуктивности и прозрачности используют LRPI-системы. Они делают производство понятным и простым для собственника — он понимает, что именно происходит в компании, кто отвечает за отдельные процессы и за какие этапы не отвечает никто.

Теория ограничений (TOC) используется как методика управления, которая нужна при внедрении ERP — системы документооборота, менеджмента, работы с поставщиком, закупками, продажами и финансами.

Становится проще управлять компанией, когда взаимодействие всех отделов организации продумано до мелочей. Действуют алгоритмы, которые позволяют находить узкие места компании и исправлять их — нарушения в логистике или скорости производства.

Если в организации работает параллельное согласование документов без задержек, то и не будет и одной из причин простоя оборудования. Бумаги согласованы и подписаны, сырье пришло от поставщика вовремя, станки отработали материал, продукция была продана после подписания документов.

И все эти процессы легко отслеживаются, руководство уверено в силах своего предприятия, потому что все прозрачно и сразу известно, если подписание затянуто или менеджер про него забыл. Руководящему звену известно, кто отвечает за каждый этап производства, в любой момент можно скорректировать работу, чтобы не допустить простоя или срывов сроков выполнения и штрафа от заказчика. Полный контроль над ситуацией — еще одно конкурентное преимущество.