Офис-менеджер — супергерой: как подобрать лучшего кандидата, благодаря искусному найму

Как найти, выбрать и заинтересовать лучших претендентов на роль офис-менеджера? UP business делится опытом и предостерегает от ошибок.

Человек-оркестр, без которого жизнь компании замирает, сотрудники тоскуют по чашке утреннего кофе, беспорядок в документах грозит срывом сделки, а отсутствие бумаги в принтере доводит кадровика до истерики.

Хороший офис-менеджер способен не только обеспечивать бесперебойную работу офиса, но и поддерживать комфортную рабочую атмосферу, столь необходимую для успешной работы коллектива. Для этого ему необходимо оперативно решать все текущие проблемы, связанные с организацией работы: координировать сотрудников административного отдела, следить за запасами офисных расходных материалов, обеспечивать коммуникации, контролировать использование ресурсов, вести документооборот, поддерживать чистоту и порядок в помещениях. И это еще не весь список обязанностей. В некоторых компаниях офис-менеджер организует корпоративные мероприятия, управляет офисной безопасностью, встречает клиентов и партнеров компании.

Необходимо четко определить, какие функции должен выполнять новый сотрудник и составить список компетенций. Безусловно, можно найти в интернете описание должности офис-менеджера и следовать ему. Но, как показывает наша практика, в каждой компании есть свои специфические требования к сотруднику на данной позиции. Кто-то ищет «лицо компании» — молодую девушку с титулом Мисс Вселенная, при взгляде на которую клиенты и партнеры бизнеса будет млеть и соглашаться на любые условия. Другому собственнику необходим расторопный, грамотный и быстрый сотрудник, умеющий вести переговоры и твердо держать обеспечение и комфорт офиса в своих руках. А кто это будет — молодой мужчина-хозяйственник или зрелая дама с колоссальным опытом работы в секретариате — не имеет значения.

Чтобы правильно снять заявку на подбор, рекрутеру необходим серьезный опыт и наличие в своем арсенале тщательно проработанных скриптов. UP Business рекомендует собирать максимальное количество данных по профилю должности, иначе вы рискуете получить совсем не того сотрудника, на которого рассчитывали открывая вакансию. Оставьте контакты и мы пришлем вам пример заявки на подбор офис-менеджера.

В описании необходимо указать все требуемые навыки и квалификацию, а также информацию о компании, ее ценностях и условиях работы. Важно составить не просто привлекательное объявление, а адаптировать его под целевую аудиторию. В противном случае, вам будет обеспечен поток нерелевантных резюме и звонков от соискателей, стремящихся поскорее занять лакомую должность. Вакансия офис-менеджера, зачастую, воспринимается соискателями как должность, не требующая особого опыта, поэтому откликов всегда много. Но задача профессионального найма - обеспечить хорошую воронку максимально подходящих кандидатов, а не фильтровать месяцами стопки входящих «левых» писем. А ведь на каждый отклик требуется дать ответ, пусть даже стандартный — еще одно золотое правило рекрутинга.

Стоит уделить достаточно времени на подготовку вакансии, что впоследствии даст вам возможность выбирать из адекватного количества резюме самые лучшие.

Существует несколько способов осуществления поиска:

Учитывайте, что объявление на лучших ресурсах по поиску работы, как правило, платное для работодателя,собственно как и поиск резюме. Причем суммы могут достигать существенных размеров. Работа по собственной базе —хороший вариант, но больше подходит для регулярно повторяющихся вакансий. Но офис-менеджеров обычно требуется не так много, так что накопить свой “золотой запас” представляется непростой задачей.

Даже если вы ответственно прошли первые три шага, количество входящих резюме на такие должности стандартно велико. Не каждый кандидат готов адекватно оценивать свои способности и навыки, а бытующее мнение о том, что работа офис-менеджером не требует особой квалификации еще больше увеличивает количество претендентов. Поэтому следующим шагом будет тщательный отбор по резюме. Необходимо проанализировать каждый файл и выделить тех кандидатов, которые соответствуют профилю должности (см. шаг 1).

Здесь вам может пригодиться чек-лист, по которому будет проще провести аналитику, не запутаться в большом количестве претендентов и не пропустить идеального кандидата. Чек-лист должен содержать ряд ступенек, проходя по которым вы сужаете воронку кандидатов, оставляя самых подходящих.

Предположим, весь ворох входящих запросов - обработан, следующий этап – проведение собеседований с выбранными кандидатами. На этом шаге можно более детально изучить навыки и опыт работы, а также оценить коммуникационные навыки и личностные характеристики каждого кандидата. Подробнее об этом шаге поговорим в следующем разделе. Сотрудники UP business — мастера в проведении групповых собеседований. О преимуществах проверенного годами подхода мы писали в этой статье. Такой формат позволяет сэкономить ваше время, ведь на финальный этап мы отбираем лучших кандидатов, успевая проинтервьюировать и протестировать несколько десятков претендентов в сжатые сроки.

Напишите в UP business и мы бесплатно пришлем вам список лучших вопросов для интервью на позицию офис-менеджера

Обратитесь к прежним работодателям или коллегам выбранных кандидатов, чтобы узнать больше о профессиональных качествах и навыках соискателей. По опыту профессиональных рекрутеров отметим, что этот этап приносит неприятные сюрпризы. Случается так, что понравившегося вам кандидата прежний руководитель характеризует не лучшим образом — обвиняет в конфликтности, лени, низком уровне ответственности и т.д. В таких случаях не стесняйтесь попросить собеседника уточнить в чем именно проявлялась та или иная черта и привести примеры из рабочей практики. Если отрицательная характеристика имеет под собой основания, рекомендателю не составит труда вспомнить ситуацию и рассказать о ней. Если обвинения не обоснованы, а бывает и так, — смело пропускайте такие характеристики мимо ушей и полагайтесь на свои выводы и впечатления от общения с кандидатом.

После завершения всех предыдущих этапов пришло время сделать финальный выбор. В идеале на выходе у вас должно быть от 3 до 5 отменных кандидатов на должность офис- менеджера. Рекомендуем обсудить каждого кандидата со всеми заинтересованными лицами в компании, это поможет принять оптимальное решение на основе полученной информации.

Офис-менеджер должен уметь находить общий язык со всеми сотрудниками компании, быть готовым к конструктивному диалогу и уметь решать конфликтные ситуации. Также ему необходимо иметь навыки планирования и организации работы, обладать стрессоустойчивостью и умением быстро переключаться между задачами. Вдобавок, не мешало бы быть компетентным в работе с офисной техникой и использовании программного обеспечения.

На что стоит обратить внимание при выборе офис-менеджера и как проверить его ключевые компетенции?

Хороший офис-менеджер должен быть отличным организатором. Планировать и координировать работу офиса - его прямые обязанности. Кроме того,важен навык управления временем и ресурсами таким образом, чтобы все задачи выполнялись своевременно и эффективно, а остальные работники офиса чувствовали комфорт и безопасность. Возникает резонный вопрос, как проверить эту компетенцию у кандидата на роль офис-менеджера?

Рекомендуем прибегать к использованию игровых ситуаций. Вы можете предложить кандидату решить теоретическую проблему или сценарий, которые могут возникнуть при выполнении задач офис-менеджера. Сложность в том, что детальные кейсы вам понадобится подготовить заранее.

Особенностью работы офис-менеджера является ее многообразие. Каждый день наполнен различными задачами, требующими быстрой реакции и принятия решений, порой в сжатые сроки. Помимо запланированных дел, офис-менеджеру часто прилетают срочные запросы, в том числе и от прямого руководителя. Поэтому кандидат должен уметь быстро переключаться между задачами, грамотно расставлять приоритеты и эффективно работать под давлением дедлайнов и времени.

Мы рекомендуем использовать игровой кейс. Пример: вам необходимо заказать такси, чтобы привезти партнера из аэропорта, проверить бронь в гостинице, вызвать мастера по ремонту кофемашины (жаждущие кофе сотрудники окружили ваше рабочее место и уже готовы устроить революцию), отправить документы для удаленных сотрудников с курьером (он уже на пороге), написать «минутки» с утреннего собрания административного отдела и параллельно вас вызывает к себе исполнительный директор. Как вы расставите приоритеты и справитесь с этими 5 задачами?

Следите за ходом размышлений кандидата, расстановка приоритетов может многое сказать о его подходе к работе, а способность собраться и спокойно дать ответ — о достаточном уровне стрессоустойчивости.

Сложно представить себе замкнутого, не желающего идти на контакт офис-менеджера. Сотрудник на этой должности не должен любить людей, но уметь профессионально выстраивать коммуникации - его прямая обязанность. А значит кандидат должен быть внимательным слушателем и отменным собеседником, иметь навыки работы с людьми разных характеров и опыт управления конфликтами, уметь эффективно передавать информацию как в письменной, так и в устной форме.

Для проверки данной компетенции рекомендуем применить два варианта: ролевую игру и обратную связь.

Ролевая игра: попросите кандидата провести телефонный разговор с клиентом или поучаствовать в виртуальной конференции с командой. Можно составить кейс заранее, а можно дать возможность соискателю самому выкрутиться из ситуации. В данном случае ему придется не только сыграть роль, но и придумать сценарий, что позволит проверить коммуникативные способности и дополнительно оценить стрессоустойчивость, уровень находчивости.

Обратная связь: запросите у кандидата обратную связь о вашем собеседовании. Это нужно чтобы увидеть, как последний понимает и обрабатывает информацию, способен ли профессионально удерживать грань между желанием дать вам социально-желаемый ответ и конструктивно выразить свою точку зрения.

Как поведет себя ваш потенциальный сотрудник в неожиданной сложной ситуации? Готов ли он принимать нововведения или будет сопротивляться им в силу своего консерватизма? Чтобы проверить уровень вариативности кандидата на роль офис-менеджера UP business советует спросить соискателя об опыте работы в постоянно изменяющихся условиях или ситуациях, требующих быстрой адаптации (например, когда приходится принять неожиданное решение или искать новое направление). Попросите кандидата не рассуждать, а привести реальные примеры из своей практики. Это может пролить свет на его способность гибко подходить к задачам и адаптироваться к изменяющимся условиям.

Если у вас еще остались сомнения, проведите ролевую игру, тестирующую поведение кандидата в разных условиях и с разными типами людей. Например, разговор с разгневанным клиентом, коммуникация с новым сотрудником и обсуждение проблемы с руководителем. Подобные упражнения позволяют оценить, насколько комфортно кандидат чувствует себя в различных ситуациях, какие подходы применяются при взаимодействии с людьми.

Если кандидат заваливает интервью по компетенциям, можно завершать встречу и не тратить время на дополнительные вопросы. Но, если вы смогли оценить все ключевые компетенции претендента по достоинству, стоит продолжить интервью и задать еще несколько вопросов, чтобы удостовериться в правильности своего выбора и подтвердить сделанные выводы.

Список вопросов от UP business для собеседования офис-менеджера

Уточните, какие навыки и качества кандидат считает важными для офис-менеджера. Это поможет вам понять, насколько он подходит под требования вашей компании.

Обсудите с соискателем его планы на будущее и мотивацию заниматься данной работой. Вам ведь не нужен сотрудник, который видит работу офис-менеджером исключительно как ступеньку к карьерным вершинам. Есть должности, где не нужны высокие амбиции, наоборот — важно желание человека развиваться горизонтально. Узнайте о стремлении кандидата расти в профессии офис-менеджера и улучшать свои навыки. Это поможет определить его долгосрочные цели и понять, насколько он готов инвестировать свое время и энергию в развитие компании.

Не забудьте задать вопросы о специфических навыках, которые требуются для работы в вашей компании. Краеугольными могут быть знания определенных программ или систем, умение работать с документацией и оргтехникой, планировать бюджет и организовывать корпоративные мероприятия.

Не забывайте, что интервью – это двусторонний процесс. Обязательно дайте кандидату возможность задать свои вопросы о компании и роли офис-менеджера. Это позволит ему лучше понять, соответствует ли данная должность ожиданиям и целям.

По окончании интервью проведите анализ каждого кандидата и сравните их по основным критериям, которые вы определили на этапе подготовки. Уделите внимание не только опыту работы и навыкам, но и личным качествам каждого соискателя. Используйте все доступные инструменты для проверки рекомендаций и обратной связи от предыдущих работодателей.

Найти правильного кандидата на роль офис-менеджера может быть сложной задачей, но при правильном проведении интервью вы повышаете шансы на успех. Удачное собеседование поможет вам сделать обоснованный выбор и найти кандидата, который будет эффективно управлять офисом и создавать благоприятную рабочую атмосферу для всего коллектива.

Получить консультацию по подбору персонала>>

Подобрать сотрудников на 186+ должностей, как штатных, так и удаленных https://upinc.ru/

Есть вопросы по эффективному подбору персонала, мы бесплатно за 15 минут проконсультируем вас по телефону или в любом удобном мессенджере

Whatsapp, Telegram: +7 (499)113-43-22