Управление командой проекта: подходы, методы и программы
Управление проектами — непростая задача, требующая умных и быстрых решений от руководителя. Старые методы, вроде бесконечных совещаний и контроля каждой мелочи, уже не работают. Сегодня на помощь приходят цифровые системы управления командами.
Зачем нужна специальная система управления?
Сегодня многие бизнес-структуры строят свою деятельность по проектному принципу. От обычной работы проект отличается четкой постановкой задачи, включающей в себя:
- Сроки реализации и окончания работ
- Утвержденный бюджет
- Ожидаемый результат
В проекте участвуют разные люди, каждый со своими задачами. Например, один подготавливает дизайн продукта, второй отвечает за презентацию его пользовательских свойств, и так далее. Важно, чтобы все было чётко организованно — без этого проект просто не сдвинется с места.
"Существуют сервисы ведения задач, отлично подходящие для вашего первого таск-трекера - один из них teamcheck"
Команда проекта и распределение ролей
Команда проекта зависит от его требований и может изменяться в процессе работы, подстраиваясь под новые задачи или решения. В основном, команды классифицируют по составу:
- Постоянная – команда, отвечающая за реализацию проекта в целом. Она получает соответствующую задачу и ТЗ, распределяет роли и берется за реализацию. Если компания занимается многими проектами, постоянная команда – наиболее распространенный вариант. Например, в строительной компании единая команда занимается проектированием загородных коттеджей.
- Временная – команда сторонних специалистов. Подходит для мелкого бизнеса — предприниматель подбирает специалистов, собирает из них команду для реализации определенного проекта. При этом могут привлекаться фрилансеры или компании по аутсорсингу.
- Смешанная – команда, в которой имеется постоянное ядро для решения задач проекта. К ней периодически присоединяются приглашенные специалисты, временные участники. Например, в образовательном проекте периодически привлекаются специалисты для проведения определенных занятий.
Даже если команда уже знакома, они могут не знать всех деталей проекта. Это приводит к проблемам в управлении и снижает эффективность работы. Чтобы всё шло гладко, перед началом проекта важно чётко распределить роли. Это поможет каждому понять свою зону ответственности и улучшить коммуникацию.
Для правильной организации команды, перед началом проекта необходимо четко распределить роли. В больших проектах иерархия может быть достаточно сложной, но вся она сводится к трем основным ролям:
- Клиент – частное лицо или компания, для которых делается проект. Клиент финансирует проект, задаёт направление работы, утверждает этапы и конечный результат.
- Проджект-менеджер – главный руководитель проекта. Он планирует и согласовывает все этапы работы, контролирует ресурсы и распределяет задачи. Проджект-менеджер отвечает за синхронизацию работы всех участников.
- Команда – группа специалистов из разных областей. Каждый выполняет свои задачи, чтобы проект был реализован успешно.
Коммуникация в команде при реализации проекта
Главным условием успешной реализации проекта является налаживание эффективной системы обмена информацией как между клиентом и командой, так и между участниками команды. Это поможет точно удовлетворить все запросы клиента, затратив на это минимум времени. Сам процесс общения происходит в несколько этапов:
- Проджект-менеджер общается с клиентом, получает от него техническое задание.
- Он же разбивает задачу на подзадачи для различных членов команды.
- На совещании или брифинге выдается задание участникам проекта.
- Команда, коммуницируя между собой, выдает решение, направляя его обратно проджект-менеджеру.
- Проджект-менеджер предлагает решение клиенту, а если есть замечания, проект отправляется на доработку, при отсутствии замечаний он завершается.
Сложные проекты могут собираться по частям, которые проджект-менеджер обязательно согласовывает с клиентом. При этом должна быть налажена обоюдная коммуникация между клиентом, менеджером и специалистами проектной группы.
Автоматизация управления проектом
Сегодня управления проектной командой чаще всего происходит онлайн. Это позволяет экономить время и расширить возможности управления сотрудниками. Важным условием эффективной коммуникации является четкая координация между членами команды.
Но тут часто возникает проблема: используются разные сервисы для коммуникации, включая чаты и другие цифровые инструменты. Это мешает общению как между менеджером и специалистами, так и внутри команды. В итоге работа идет медленнее, что плохо сказывается на сроках и качестве проекта.
Решение — единые цифровые системы, направленные на управление командами. Это особое программное обеспечение, обеспечивающее коммуникацию и контроль работы участников проекта. При правильном подходе цифровой сервис помогает:
- Точно поставить задачи, донести техническое задание всем участникам проекта.
- Разработать планировщик и календарь поэтапной реализации заданий проекта.
- Отслеживать занятость и рабочее время каждого участника команды.
- Обеспечить возможность визуализации текущего рабочего дня.
- Провести анализ продуктивности специалистов и сравнение показателей.
А ещё такие сервисы позволяют отслеживать активность участников команды, фиксировать нарушения и предоставлять информацию проект-менеджеру для анализа и корректировок.
Популярные методологии управления проектами
Для успешного цифрового управления проектами полезно следовать проверенным методам. Одни из самых популярных — Scrum и Kanban. Эти подходы помогают эффективно решать множество проектных задач.
Scrum основывается на совместной работе всех членов команды. Проект делится на временные отрезки, называемые спринтами. Основные элементы такого метода:
- Участники получают традиционные роли – клиент, проект-менеджер или Scrum-мастер и команда проекта.
- Спринты. Представляют собой фиксированные временные отрезки для решения определенных задач. Как правило, это периоды от 1 до 4 недель.
- Постановка задач с применением бэклога (перечня задач от клиента). Для этого на каждый из спринтов выбирается определенный перечень задач, которые необходимо решить в поставленный срок.
- Проведение коротких ежедневных совещаний, где команда обсуждает полученные результаты и планы на текущий рабочий день.
- Презентация спринта. По окончании спринта команда демонстрирует достигнутый результат.
- Анализ и постановка новых задач. Проектная команда анализирует результат, и при необходимости вносит коррективы, после чего ставится новый набор задач.
Финальный спринт позволяет получить окончательный результат, который позже пойдет клиенту. В процессе работы менеджер анализирует работу команды и при необходимости делает замены, получая максимальную эффективность для каждого отдельного спринта.
Kanban фокусируется на визуализации работы и ограничении числа одновременно выполняемых задач. Его основные элементы:
- Визуальная электронная или физическая доска, на которой отображаются задачи и их текущее состояние.
- В каждом статусе визуальной доски строго определяется число задач, которые могут решаться одновременно.
- Задачи собираются в пул, после чего определяется очередность их выполнения.
- Визуализация, мониторинг и контроль позволяют всей команде постоянно видеть, какие задачи уже получили свое решение, а какие находятся в процессе.
Kanban благодаря визуализации помогает четко ставить задачи и улучшать коммуникацию как внутри команды, так и с проект-менеджером.
Инструменты для управления проектами
Современная IT-отрасль предлагает достаточно большое количество инструментов управления проектами. Один из самых популярных – система Asana, подходящая для работы в небольших командах.
Она предлагает широкий набор функций и инструментов, среди которых визуализация доски Kanban, конструктор рабочих мероприятий, диаграмма Ганта, рабочий календарь, возможность визуализации этапности процессов. Система может интегрироваться с другими платформами, отлично работает мобильное приложение. Один из недостатков – достаточно сложный интерфейс и минимум бесплатных возможностей.
Еще одно популярное решение – система Notion. Эта платформа позволяет собрать всю информацию в единой системе. С ее помощью можно работать с разными документами, собирать и хранить базы данных, создавать и редактировать таблицы любой сложности, хранить и распространять полезные ссылки.
Инструменты Notion позволяют организовывать эффективную работу команды над проектом, и при этом – отслеживать общий прогресс и успешность работы каждого из сотрудников. Благодаря возможности коммуникации он позволяет наладить эффективную работу удаленных сотрудников, в том числе совместный доступ до различных баз данных. Может работать как на ПК, так и в мобильном приложении, что упрощает работу команды.
Примеры цифровизации управления командами
Современный бизнес активно использует цифровые инструменты для управления командами и проектами. Например, «СегежаЛес» — одно из самых крупных лесозаготовительных предприятий. Проблема состояла в том, что при заготовке, хранении и транспортировке пиломатериалов выдвигают все более жесткие требования по прозрачности и контролю за операциями.
Чтобы решить проблему, в «СегежаЛес» была введена цифровая система организации и контроля, позволяющая отслеживать работу техники в реальном времени, ставить задачи и поэтапно реализовывать их. При этом осуществляется четкий контроль за работой в определенных участках, а также контролируется расход топлива. Дальнейшее внедрение системы цифровизации позволяет на основе математических моделей планировать и организовывать все производственные процессы, включая отслеживание освоения новых участков, заполняемость складов и движение транспорта.
После выполнения проекта была достигнута полная прозрачность и эффективный контроль использования лесных ресурсов с точки зрения их возобновления. А ещё — соблюдение антикоррупционных требований.
Глобальный пример цифровой трансформации – компания L’Oreal. L’Oreal провела масштабную цифровую трансформацию, наняв 1600 сотрудников для выполнения различных задач. В Сан-Франциско был открыт исследовательский центр, где работали стартапы и велись совместные программы с университетами Калифорнии.
Одним из результатов стало создание приложения, позволяющего клиентам примерять косметику с помощью камеры телефона. Для разработки привлекались специалисты по распознаванию выражений и дополненной реальности. Аналогичные приложения для причесок и маникюра были скачаны более 20 миллионами пользователей.
Причина успеха – грамотная работа специалистов, построенная на современных технологиях коллаборации и решения сложных комплексных задач. Кроме того, компания L’Oreal провела правильную кадровую политику, после чего сосредоточилась на работе с партнерами, что и позволило разработать уникальные инновационные продукты, существенно повысившие прибыль компании.
Сервис Teamcheck – простой и эффективный инструмент цифрового управления проектами
При ведении проекта важным синхронизировать усилия команды для получения максимального эффекта. Для этого совсем не обязательно использовать сложные платформы с кучей сложных инструментов, функций и интерфейсов.
Именно поэтому сервис Teamcheck, отличающийся простотой и доступностью, является идеальным инструментом для команд, нацеленных на быстрое достижение успеха с минимальными затратами. Фактически – это личный блокнот с общим доступом команды, позволяющий осуществлять оперативную поддержку всех рабочих процессов. Его основные функции:
- Все задачи, поставленные перед командой, находятся в прямом доступе. Отдельно можно увидеть планы на день и определить загруженность каждого из сотрудников.
- Специальная функция «Предложить задачу» позволяет дополнять и корректировать дневные планы коллег непосредственно в сервисе.
- Каждый свой рабочий день члены команды могут планировать самостоятельно, но под контролем проект-менеджера. Это формирует самостоятельность, позволяет сотрудникам развиваться, что приносит пользу проекту. При этом возможные ошибки в планировании будут оперативно корректироваться руководством.
- В процессе реализации проекта виден вклад каждого сотрудника – это улучшает эмоциональное состояние и помогает сохранять баланс между контролем и самоконтролем, что идет на пользу реализации проекта в поставленные сроки.
Для цифрового управления командой проекта сервис Teamcheck предлагает два основных режима:
- Фокус. Он помогает четко и точно спланировать рабочий процесс в течение рабочего дня. Все процессы проходят в режиме онлайн, что позволяет каждому сотруднику сосредоточиться на решении своих задач. Параллельно можно наблюдать за работой и прогрессом коллег, при необходимости общаясь с ними по теме проекта.
- Доска. Более общий режим, примеряющий методологию Kanban-доски. Он помогает спланировать все задачи, провести Zoom-созвон со всеми членами команды. После общения можно спланировать все задачи, параллельно мониторить загрузку, соблюдение дедлайнов и вносить коррективы при необходимости.
Кстати, сервис Teamcheck не потребляет много ресурсов и может работать с любого цифрового устройства. К другим преимуществам сервиса, подтверждаемым пользователями, можно отнести:
- Экономия времени на микроменеджменте – команда самостоятельно находит баланс по решению текущих задач.
- Благодаря простой и эффективной связке современного сервиса и продуктивной методики коммуникации упорядочивается рабочий процесс.
- Ведение всех задач в едином сервисе, доступном для всех членов команды, что приводит к эффективному реальному планированию.
- Простые и точные замеры эффективности работы каждого сотрудника по отдельности и всей команды в целом.
- Эффективная коммуникация позволяет практически полностью избежать простоев в работе, которые являются огромной проблемой большинства команд.
- Возможность сосредоточить все средства и возможности на решении самых важных задач, что в конечном итоге приводит к ускорению работы над всем проектом.
При помощи сервиса Teamcheck можно организовать работу команды любого размера. А до 10 человек может работать на бесплатной версии. Команда сервиса подготовила супер-простой и удобный онлайн-курс с ментором-наставником, который поможет внедрить сервис в вашу команду.
Teamcheck — не конкурент сложным программам-комбайнам, а более практичное решение, направленное на слаженную и прозрачную организацию командной работы. Сервис не перегружен инструментами, требующими постоянного ведения, поэтому не отвлекает внимание проджект-менеджера, что позволяет сосредоточиться непосредственно на быстром и эффективном решении задач.