Как построить собственную систему управленческого учета

Управленческий учет требует скрупулезности, осознанности и внимательности. И взамен открывает целостную картину деятельности компании. Руководство знает, сколько компания зарабатывает и сколько тратит, и далее принимает подкрепленные данными решения.

Главная задача управленческого учета — избежать ошибок: отчеты покажут нерентабельные проекты, риски кассовых разрывов и незапланированные траты. Сразу становится понятно, что следует исправить или улучшить.

Кроме того, с управленкой компания грамотно оперирует ресурсами. Появляется понимание, можно ли вложиться в новый проект, нанять сотрудника или организовать корпоратив. Для руководителя это фундамент для построения бизнес-стратегии.

Полезную информацию с бизнес-показателями отражают в управленческих отчетах. Обычно это ОПиУ (отчет о прибылях и убытках) и ДДС (отчет о движении денежных средств). ОПиУ нужен, чтобы оценить рентабельность бизнеса, а ДДС, чтобы просмотреть проведенные денежные операции. Отчеты помогают оценить в ретроспективе результаты прошлых периодов и на основе этого строить прогнозы будущих.

Управленческий учет нужен каждой компании, если в штате больше пяти человек. И чем больше трат, тем проще запутаться без ясной аналитики. Это недопустимо: не контролируешь финансы — не контролируешь бизнес.

Тем не менее просто вести управленческий учет недостаточно. Следует учесть несколько деталей.

1. У компаний нет обязательства создавать финансовые отчеты по регламентированной форме. Хоть есть и общепринятые форматы ДДС и ОПиУ, компания в праве делать отчеты в максимально удобном для руководителя формате. Обычно для удобства хватает одной страницы А4 для верхнеуровнего отчета без лишних деталей.

2.Финансовая дисциплина — всему основа. Если в отчетах учитывается каждая проводка по каждому проекту или юридическому лицу, руководитель получит корректную информацию. От этого зависит достоверность финансовой картины фирмы.

3. В основе методологии управленческого учета лежит полнота, точность и актуальность вносимых данных. Искажения, опоздания и недоделки прокладывают для руководителя ложный путь. Особенно важным этот пункт становится, когда ведется управленческая отчетность в Excel: внести изменения в прошлые периоды становится достаточно сложно, а иногда даже невозможно.

4. За управленческий учет отвечает не главный бухгалтер, а финансовый директор. Его задача — собрать данные из разных источников (в том числе из 1С), сгруппировать и представить руководителю.

Правда, есть и короткий путь, помогающий оптимизировать управленку, — это автоматизация управленческого учета и аналитики. Для этого используют автоматизированные сервисы, где упрощена конфигурация управленческого учета. Суть таких сервисов в автоматическом сборе сырых данных и формировании на их основе нужных отчетов. Получается, привычный Excel заменяется системой, которая в режиме онлайн выгружает данные из 1С и других сервисов, а затем их группирует в управленческую отчетность.

Так минимизируется человеческий фактор. Система снимает с финансового департамента обязанность ежемесячно корпеть над отчетами, поскольку автоматически собираются данные из разных источников в одном месте.

Для руководителя еще больше пользы: исключается подтасовка данных, а консолидированная информация доступна в любую секунду. Кроме того, модульная система управленческого учета, например, как «СТВОЛ» от «Молнии», позволяет пользователю просматривать операции по каждой статье расходов/доходов, проекту и юрлицу в отдельности или консолидированно по группе компаний. Вплоть до мизерной проводки. Модульный управленческий учет помогает увидеть полную картину — что откуда берется.

Помимо того, для бизнеса безопасно, когда такая система размещается на сервере компании. Облачные решения несут риски: от политических ограничений до кибератак. Например, безопасно использовать решения на базе СТВОЛ — системе с открытым исходным кодом. Это означает, что платформа управленческого учета на базе системы универсальна и адаптивна. И если какой-то интегратор закроется, компания не лишится отчетности и аналитики.

Управленческий учет — must have для любого бизнеса. При внедрении каждая компания уже решает — обойтись ли пока «экселькой» или переходить к автоматизации управленческого учета.