Ключ к успешному развитию юридической компании: оргстурра, KPI, процессы

Вы хотите, чтобы ваша юридическая компания процветала и достигала новых высот? Оптимальная организационная структура и эффективные процессы - вот ключевые факторы, которые могут сделать ваш бизнес успешным. Забирайте готовую базу для создания сильной замотивированной команды в юридической компании!

Я Юлия Трошкина, владелец студии автоматизации «Автопилот» (Золотой партнер Битрикс24, разумно настраиваем автоматизацию и внедряем CRM).

Получить консультацию по CRM и аналитике можно, написав в Telegram по номеру +7 902 384 8852.

Поделитесь этой статьей с товарищем, которому интересна работа в Битрикс24 с посменным графиком. Он будет благодарен. И подписывайтесь на мой блог — повышайте свою цифровую грамотность.

Присоединяйтесь к прямому эфиру по развитию бизнеса, задавайте свои вопросы экспертам, знакомьтесь с предпринимателями онлайн в Telegram-канале студии Автопилот.

Что вы сможете сделать, опираясь на статью:

- регламенты компании;
- систему мотивации.

В этой статье написано о том, как выглядит оптимальная организационная структура в небольшой юридической компании. Вы сверитесь со своим текущим состоянием и решите, кого стоит добавить в ваши процессы и какие KPI (ключевые показатели эффективности) стоит установить, чтобы мотивировать ваших сотрудников.

Разберем процессы на примере небольшой компании, до 15 сотрудников в штате или на фрилансе.

В микро-бизнесе в отрасли "Юридические услуги" с количеством сотрудников до 15 человек в штате и на фрилансе, эффективная организационная структура может выглядеть следующим образом:

1. Генеральный директор:

- Отвечает за общее управление компанией, разработку стратегии и принятие стратегических решений.

- Непосредственно подчиняется совладельцам компании или акционерам.

2. Юристы:

- Занимаются предоставлением юридических услуг клиентам.

- Могут быть разделены на специализированные группы в зависимости от области права (например, гражданское право, корпоративное право, налоговое право и т.д.).

3. Адвокаты:

- Осуществляют представительство интересов клиентов в суде и других юридических инстанциях.

- Могут быть разделены на группы в зависимости от специализации (например, гражданские дела, уголовные дела и т.д.).

4. Помощники юристов и адвокатов:

- Оказывают оперативную поддержку юристам и адвокатам в выполнении задач.

- Могут выполнять функции по подготовке документов, сбору информации и общению с клиентами.

5. Отдел продаж:

5.1. Менеджер по продажам:

- Отвечает за привлечение новых клиентов, развитие клиентской базы и увеличение объема продаж.

- Подчиняется генеральному директору.

5.2. Специалисты по клиентскому обслуживанию:

- Занимаются обработкой запросов клиентов, консультированием и поддержкой клиентских отношений.

- Могут подчиняться менеджеру по продажам.

Именно такая организационная структура отдела продаж помогает делать больше продаж по следующим причинам:

1. Четкая ролевая структура

Отдел продаж имеет менеджера по продажам, который отвечает за развитие и реализацию стратегии продаж. Специалисты по клиентскому обслуживанию обеспечивают оперативную поддержку клиентам. Это позволяет каждому сотруднику сосредоточиться на своих задачах и достижении поставленных целей.

Каждый сотрудник имеет четко определенные роли и задачи, что способствует более эффективному выполнению работ и достижению поставленных целей.

2. Улучшенное клиентское обслуживание

Отдел продаж, взаимодействуя с клиентами, обеспечивает высокий уровень обслуживания и консультаций. Это способствует укреплению доверия клиентов и повышению вероятности заключения сделок.

В долгосрочном периоде это повлияет на репутацию компании и ваши контакты будут передавать из рук в руки, что приведет к мощному устойчивому эволюционному росту компании

1. Генеральный директор

Процессы:

- Общее управление компанией
- Разработка стратегии и принятие стратегических решений

KPI:

- Уровень реализации стратегических целей
- Финансовые показатели
- Рост компании

Ценный продукт:

Разработанная стратегия компании, принятые стратегические решения

2. Отдел продаж

2.1. Менеджер по продажам:

Процессы:

- Привлечение новых клиентов
- Развитие клиентской базы
- Увеличение объема продаж

KPI:

- Объем продаж
- Количество новых клиентов
- Конверсия сделок

Ценный продукт:

Увеличение клиентской базы, заключение новых договоров

2.2. Специалист по клиентскому обслуживанию

Процессы:

- Обработка запросов клиентов
- Консультирование клиентов
- Поддержка клиентских отношений

KPI:

- Уровень удовлетворенности клиентов
- Повторные сделки
- Рейтинг обслуживания

Ценный продукт:

Качественное обслуживание клиентов, удержание существующих клиентов

3. Отдел юристов

3.1. Юристы

Процессы:

- Предоставление юридических услуг
- Консультации по правовым вопросам
- Подготовка документов и соглашений

KPI:

- Количество успешно завершенных дел
- Уровень удовлетворенности клиентов
- Соблюдение сроков выполнения задач

Ценный продукт:

Качественные юридические услуги, точные и правильно оформленные документы

3.2. Адвокаты

Процессы:

- Представительство интересов клиентов в суде и других юридических инстанциях
- Разрешение споров и конфликтов

KPI:

- Количество выигранных дел
- Уровень удовлетворенности клиентов
- Репутация в судебной практике

Ценный продукт:

Успешное представительство клиентов, разрешение споров и конфликтов

3.3. Помощники юристов и адвокатов

Процессы:

- Подготовка документов
- Сбор информации
- Общение с клиентами

KPI:

- Качество и точность подготовленных документов
- Своевременность предоставления информации
- Уровень удовлетворенности клиентов

Ценный продукт:

Подготовленные документы, собранная информация, эффективное общение с клиентами

4. Отдел маркетинга - Маркетинговый менеджер/Маркетолог

Процессы:

- Разработка маркетинговых стратегий
- Создание рекламных материалов и контента
- Организация мероприятий и промо-акций

KPI:

- Уровень узнаваемости бренда
- Количество привлеченных клиентов
- Эффективность маркетинговых кампаний

Ценный продукт:

Успешные маркетинговые стратегии, привлечение новых клиентов, повышение узнаваемости бренда

В компании "Юристы Соломина и партнеры" утро начинается с бурного движения в офисе.

Менеджер по продажам, Александр, взял в руки свой надежный смартфон и открыл табличку Google на компьютере, где он хранит контакты потенциальных клиентов и клиентов на текущем обслуживании. Александр перезванивает по пропущенным с вечера и звонит по спику клиентов в обслуживании, так как они являются быстрым источником денег - достаточно выслушать, что случилось и выставить соответствующий счет на работу юриста. Параллельно открывает Вконтакте и обнаруживает новую заявку.

Он быстро реагирует, отвечает на запрос и записывает информацию в свою записную книжку. Плюс фиксирует данные в Google таблицу.

В это время, в другом уголке офиса, юристы Екатерина и Михаил собираются вместе, чтобы обсудить новые дела. Они наливают себе чай и открывают КБИ и КАД, где хранится информация о клиентах и юридических делах.

Екатерина делает заметки в своей записной книжке, а Михаил проверяет свой личный смартфон, чтобы уточнить детали дела.

В это же время, на входе в офис, вывеска с логотипом компании привлекает внимание проходящих мимо людей. Один из них, Дмитрий, решает зайти и узнать больше о юридических услугах. Он оставлял свои контактные данные на лендинге компании, который был направлен на него через рекламу, но пока никто не отреагировал на его заявку.

Дмитрия встречают Екатерина и Михаил. Екатерина провожает клиента в отдел продаж.

Дмитрий (клиент) сообщает, что пару дней назад оставлял оставлял свои контактные данные на лендинге компании, на который перешёл по рекламе.

Александр слушает клиента, консультирует по услугам и записывает клиента на встречу с юристами.

Клиент хотел бы пообщаться с юристами сейчас - ведь не зря же он пришёл в офис. Но регламент есть регламент.

Александр вносит данные в табличку Google и провожает клиента. Затем Александр приходит к юристам в кабинет и передает информацию о новой заявке юристам Екатерине и Михаилу.

Михаил и Екатерина обсуждают, кто возьмёт дело. В итоге они договариваются между собой и Михаил вносит информацию о встрече с клиентом в свою записную книжку.

Конечно, команда работает слаженно и эффективно настолько, насколько это возможно. Но с CRM-системой было бы эффективнее. Но об этом в другой статье.

Что могло бы улучшить ситуацию

Если бы менеджер Александр был сосредоточен только на новых клиентах, то тогда н епропустил бы заявку и клиент Дмитрий не стал бы зря приходить в офис. Никто не тратил бы лишнего времени, а лояльность клиента была выше.

Вывод - нужно выделять менеджера, который будет работать с текущими клиентами. И нужен отдельный менеджер, который работает только с новыми клиентами.

Давайте представим, что в юридической компании "Юристы Соломина и партнеры" не было бы вообще установлено KPI (ключевых показателей эффективности) для менеджеров по продажам.

В этом случае, менеджеры могли бы работать без четких целей и мотивации Это привело бы к медленной обработке клиентов и недостаточному вниманию к их потребностям. Без KPI, менеджеры могли бы не проявлять достаточной инициативы в поиске новых клиентов и заключении договоров. Это в свою очередь привело бы к нехватке работы для юристов, которые ожидали бы новых дел и клиентов. В конечном итоге, возник бы кассовый разрыв, так как компания не генерировала достаточный доход, чтобы покрыть зарплаты сотрудников.

Благодаря установленным KPI, компания будет более эффективной и успешной. Менеджеры по продажам будут более продуктивными, привлекая новых клиентов и заключая больше договоров. Юристы были бы заняты работой и обеспечивали бы доход компании. В итоге, собственник компании избежал бы кассового разрыва и смог бы успешно развивать свой бизнес.

При таком построении процессов, основанном на использовании различных инструментов и отсутствии централизованной CRM системы, возникает много рутины и потенциальных проблем, которые могут быть снижены с помощью современных средств автоматизации, таких как CRM Битрикс24.
Давайте рассмотрим маленький, но конкретный пример процесса, который можно упростить с помощью автоматизации. Представим, что в компании "Юристы Соломина и партнеры" каждый раз, когда поступает новая заявка от клиента, менеджер по продажам Александр должен вручную записывать информацию о клиенте в свою записную книжку, а затем передавать ее юристам Екатерине и Михаилу. Это требует дополнительного времени и может привести к возможным ошибкам при передаче информации.

Однако, с внедрением CRM Битрикс24, этот процесс может быть значительно упрощен. Когда поступает новая заявка, информация о клиенте автоматически регистрируется в CRM системе. Менеджер по продажам Александр может легко получить доступ к этой информации и назначить задачу юристам Екатерине и Михаилу прямо в системе. Все необходимые данные о клиенте, детали дела и коммуникация между сотрудниками будут централизованы и доступны в одном месте.

Более того, клиент может сам выбрать время на сайте компании и записаться на консультацию, минуя менеджера по продажам. Менеджер может встретить клиента перед консультацией и провести свою работу. Затем уже клиент может перейти к юристу. Если нужна предварительная квалификация клиента, то при поступлении заявки в CRM менеджер может оперативно связаться с клиентом, а инфрмация сохранится в карточке клиента в CRM.

Таким образом, внедрение Битрикс24.CRM позволит сократить рутинные задачи, упростить взаимодействие между сотрудниками и повысить эффективность работы. Больше примеров автоматизации и преимуществ использования CRM системы можно увидеть в следующей статье.

Получить консультацию по CRM и аналитике можно, написав в Telegram по номеру +7 902 384 8852.

Присоединяйтесь к прямому эфиру по развитию бизнеса, задавайте свои вопросы экспертам, знакомьтесь с предпринимателями онлайн в Telegram-канале студии Автопилот.

#организационнаяструктура #процессы #управление #эффективность #мотивация #бизнесразвитие #юридическаякомпания #KPI #оптимизация #успех #стратегия #руководство #преобразование #бизнесрост #инновации #лучшиепрактики #успешныйбизнес #бизнессоветы #crmдляюристов #crmдляюридическойкомпании #CRMюристы #юристыработают #KPIюристов