Вы хотите обмениваться документами с контрагентами электронно, но у контрагентов и клиентов стоит другая система электронного документооборота. И чтобы отправить им договор или счет, нужно устанавливать другую систему, платить за роуминг между ЭДО или как раньше отправлять документ по почте. Знакомо? Нам да, поэтому мы добавили в Nopaper новую возможность: теперь в нашем приложении вы можете обмениваться документами с разными ЭДО без роуминга.
О чем речь?
Существуют разные сервисы электронного документооборота и разные типы подписей.
Квалифицированная подпись — это самый защищенный тип подписи, который хранится на облаке или на флешке. Выпуск подписи стоит в среднем 3000 руб в год. Чтобы ее получить, нужно приехать в удостоверяющий центр и подтвердить свою личность. С 1 января 2022 года руководители организаций и ИП при смене или обновлении квалифицированной электронной подписи должны посетить ФНС или доверенное лицо УЦ ФНС.
Неквалифицированная подпись — подпись, которая создается путем криптографического преобразования. Это значит, что она защищена и подтверждает, что документ подписали именно вы. Подпись формируется и хранится в вашем телефоне. С ее помощью можно подписывать 90% типов документов: договор ГПХ, акты, отчеты и т.д.
Если вы установили Nopaper, а ваш контрагент использует, например, Контур Диадок, то раньше вам нужно было бы уговаривать контрагента установить Nopaper. Или самому ехать в удостоверяющий центр, платить за выпуск подписи, устанавливать новую систему ЭДО. Эти варианты неудобны и затратны.
Теперь вы можете обмениваться документами с контрагентами, которые используют КЭП на токене без роуминга и дополнительных затрат.
Как это работает?
- Вы загружаете документ в Nopaper, подписываете и отправляете ссылку на документ.
- Получатель открывает ссылку в браузере, вставляет токен в свой ПК и подписывает документ.
- Подписанный документ будет храниться в Nopaper у обеих сторон. Если получатель не захочет устанавливать сервис, то может скачать подписанный документ или направить себе на электронную почту.
Как клиенты Nopaper могут использовать новые возможности?
Ниже описали для вас возможные сценарии использования Nopaper. Все персонажи вымышлены, сходство с реальными людьми случайно :)
1. Обмениваться документами с контрагентами, которые используют подпись на токене, без роуминга
Дмитрий Степанович, руководитель логистической компании, и Анна Михайловна, предприниматель на маркетплейсе, каждый месяц подписывают акты. У Дмитрия Степановича установлен Nopaper, а Анна Михайловна работает с КЭП от СБИС. Анна не очень доверяет приложениям на телефоне, поэтому не скачивала Nopaper, а у Дмитрия Степановича нет времени доехать до удостоверяющего центра, чтобы выпустить КЭП. Поэтому раньше актами они обменивались на бумаге с помощью курьерской службы.
Теперь Дмитрий Степанович и Анна Михайловна обмениваются документами через свои системы ЭДО без роуминга. Дмитрий формирует документ в Nopaper и отправляет Анне, а она подписывает акт через компьютер с помощью токена.
2. Нанимать сотрудников из других городов и стран
Мария Сергеевна искала подходящего копирайтера в штат, чтобы продвигать свою страховую компанию. На job-сайте Мария нашла резюме Александра — копирайтера с 5-летним опытом. Ей понравилось портфолио, но Александр переехал из Екатеринбурга в Сочи и не хотел приезжать обратно для трудоустройства. Выпускать для нового сотрудника квалифицированную подпись дорого, да и Саша потратит целый день, чтобы доехать до удостоверяющего центра и получить подпись.
Поэтому Мария попросила Александра установить Nopaper. Он за 15 минут установил приложение и подписал трудовой договор, а Мария подписала документ с помощью КЭП по ссылке. И теперь Александр работает над интересным проектом, а Мария читает новые статьи в блоге компании.
3. Подписывать документы с клиентами
Антон Павлович, руководитель онлайн-школы иностранного языка. Он активно работает с фрилансерами по всей России: разработчиком Ваней из Новосибирска, который обновляет сайт его компании, и smm-специалистом Катей из Самары, которая пишет посты в соцсети. Каждый месяц он подписывает с ними акты выполненных работ.
Для электронного документооборота у Антона Петровича есть КЭП на токене, но выпустить КЭП для фрилансера дорого и неудобно. Поэтому раньше Антон отправлял документы по почте.
На подписание актов уходило много времени, каждый раз Ваня и Катя переживали, что деньги не придут вовремя. И Антон беспокоился, не потеряются ли документы на почте, ведь они нужны для отчетности.
Чтобы ускорить процесс документооборота и сделать его прозрачнее, Антон начал искать альтернативные варианты. Ему подсказали, что можно установить Nopaper и подписывать документы там. Теперь фрилансеры устанавливают Nopaper, отправляют документ Антону, а он подписывает их КЭП.
Подпишитесь на телеграм-канал об электронном документообороте и цифровых бизнес-процессах в компании.