Как сэкономить на электронной подписи и отправлять документы без роуминга?

Вы хотите обмениваться документами с контрагентами электронно, но у контрагентов и клиентов стоит другая система электронного документооборота. И чтобы отправить им договор или счет, нужно устанавливать другую систему, платить за роуминг между ЭДО или как раньше отправлять документ по почте. Знакомо? Нам да, поэтому мы добавили в Nopaper новую возможность: теперь в нашем приложении вы можете обмениваться документами с разными ЭДО без роуминга.

Существуют разные сервисы электронного документооборота и разные типы подписей.

Квалифицированная подпись — это самый защищенный тип подписи, который хранится на облаке или на флешке. Выпуск подписи стоит в среднем 3000 руб в год. Чтобы ее получить, нужно приехать в удостоверяющий центр и подтвердить свою личность. С 1 января 2022 года руководители организаций и ИП при смене или обновлении квалифицированной электронной подписи должны посетить ФНС или доверенное лицо УЦ ФНС.

Неквалифицированная подпись — подпись, которая создается путем криптографического преобразования. Это значит, что она защищена и подтверждает, что документ подписали именно вы. Подпись формируется и хранится в вашем телефоне. С ее помощью можно подписывать 90% типов документов: договор ГПХ, акты, отчеты и т.д.

Если вы установили Nopaper, а ваш контрагент использует, например, Контур Диадок, то раньше вам нужно было бы уговаривать контрагента установить Nopaper. Или самому ехать в удостоверяющий центр, платить за выпуск подписи, устанавливать новую систему ЭДО. Эти варианты неудобны и затратны.

Ниже описали для вас возможные сценарии использования Nopaper. Все персонажи вымышлены, сходство с реальными людьми случайно :)

1. Обмениваться документами с контрагентами, которые используют подпись на токене, без роуминга

Дмитрий Степанович, руководитель логистической компании, и Анна Михайловна, предприниматель на маркетплейсе, каждый месяц подписывают акты. У Дмитрия Степановича установлен Nopaper, а Анна Михайловна работает с КЭП от СБИС. Анна не очень доверяет приложениям на телефоне, поэтому не скачивала Nopaper, а у Дмитрия Степановича нет времени доехать до удостоверяющего центра, чтобы выпустить КЭП. Поэтому раньше актами они обменивались на бумаге с помощью курьерской службы.

Теперь Дмитрий Степанович и Анна Михайловна обмениваются документами через свои системы ЭДО без роуминга. Дмитрий формирует документ в Nopaper и отправляет Анне, а она подписывает акт через компьютер с помощью токена.

2. Нанимать сотрудников из других городов и стран

Мария Сергеевна искала подходящего копирайтера в штат, чтобы продвигать свою страховую компанию. На job-сайте Мария нашла резюме Александра — копирайтера с 5-летним опытом. Ей понравилось портфолио, но Александр переехал из Екатеринбурга в Сочи и не хотел приезжать обратно для трудоустройства. Выпускать для нового сотрудника квалифицированную подпись дорого, да и Саша потратит целый день, чтобы доехать до удостоверяющего центра и получить подпись.

Поэтому Мария попросила Александра установить Nopaper. Он за 15 минут установил приложение и подписал трудовой договор, а Мария подписала документ с помощью КЭП по ссылке. И теперь Александр работает над интересным проектом, а Мария читает новые статьи в блоге компании.

3. Подписывать документы с клиентами

Антон Павлович, руководитель онлайн-школы иностранного языка. Он активно работает с фрилансерами по всей России: разработчиком Ваней из Новосибирска, который обновляет сайт его компании, и smm-специалистом Катей из Самары, которая пишет посты в соцсети. Каждый месяц он подписывает с ними акты выполненных работ.

Для электронного документооборота у Антона Петровича есть КЭП на токене, но выпустить КЭП для фрилансера дорого и неудобно. Поэтому раньше Антон отправлял документы по почте.

На подписание актов уходило много времени, каждый раз Ваня и Катя переживали, что деньги не придут вовремя. И Антон беспокоился, не потеряются ли документы на почте, ведь они нужны для отчетности.

Чтобы ускорить процесс документооборота и сделать его прозрачнее, Антон начал искать альтернативные варианты. Ему подсказали, что можно установить Nopaper и подписывать документы там. Теперь фрилансеры устанавливают Nopaper, отправляют документ Антону, а он подписывает их КЭП.