Мы отказались от бумажных документов в работе с сотрудниками, и вот, что у нас получилось. Кейс Artsofte

Чтобы оптимизировать документооборот есть системы ЭДО, которые позволяют работать с документами в электронном формате — отправлять, подписывать и хранить. Обычно использовать их для кадровых документов довольно сложно из-за законодательных ограничений и сложности выпуска подписи для сотрудников. Но мы нашли решение, которое позволило нам выводить сотрудников за один день. Подробнее в этой статье.

Artsofte — это IT-компания из Екатеринбурга. Мы развиваем пять B2B-продуктов и параллельно прорабатываем новые гипотезы и проекты. Продукты быстро растут, по каждому из них мы составляем план развития и понимаем, насколько нам нужно расширить команду. Сейчас у нас 250 сотрудников и 50 открытых вакансий в месяц.

Раньше у нас команда была сосредоточена в Екатеринбурге, все работали в офисе. Но со стремительным ростом это стало нас сильно ограничивать — специалистов мало, рынок перегрет.

Тогда мы, как и многие другие компании, расширили границы — теперь наша команда рассредоточена по миру. У нас гибридный формат работы, много удаленных сотрудников со всей России, СНГ и зарубежья.

Гибридный формат дает нам широкий выбор специалистов и вариации по уровню зарплаты. Но есть и сложности — это обмен документами. Чтобы подписать трудовой договор, а потом заявление на отгул или отпуск, нужно отправлять к каждому курьера. В сценарии Москва-Екатеринбург это еще не страшно, а вот Тайланд-Екатеринбург — неудобно.

Стандартно есть три способа подписывать документы с удаленными сотрудниками:

Но ни один из них нам не подходил:

По закону с дистанционными работниками трудовой договор можно подписать и в электронном виде, но должна использоваться квалифицированная электронная подпись — со стороны работодателя обязательно именно КЭП, со стороны сотрудника может быть и неквалифицированная (НЭП).

В чем тут суть — есть разные типы подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Чтобы оформить квалифицированную — нужно лично посетить удостоверяющий центр. И стоить ее выпуск будет в среднем 3000 рублей + один рабочий день сотрудника.

Выпускать всем сотрудникам КЭП — невыгодно и неудобно, а для сотрудников за границей просто невозможно. Удостоверяющие центры есть только на территории РФ.

Nopaper — это система документооборота со встроенной мобильной подписью. Сотрудник в любой точке мира скачивает приложение, по паспорту и через камеру телефона подтверждает личность и выпускает себе подпись. Все это занимает у него минут 5. И после этого может в этом же приложении за один клик подписывать документы от работодателя.

Эйчары работают в веб-версии сервиса, загружают все документы и отправляют на подпись и руководителю, и сотруднику.

В декабре в нашем сервисе можно будет подписывать один документ двумя типами подписи — и тогда мы сможем подписывать в нем трудовые договоры с дистанционными сотрудниками. А пока...

Иногда мы оформляем отношения по ГПХ, или через договор с самозанятыми и ИП. Когда сотрудники в другой стране — это единственный честный вариант, ведь мы никак не можем обеспечить им рабочее место и соцпакет.

В каких случаях подходит сценарий:

Разница в налогообложении, или сколько мы за это платим:

Для оформления таких взаимоотношений достаточно уровня подписи в Nopaper, и это сильно упрощает жизнь всем удаленным сотрудникам. Им не нужно ничего отправлять, принимать документы, ждать — с ними сразу заключается полноценный юридически значимый договор.

Кейс: как сммщику в Тайланде подписывать акты, чтобы не остаться без оплаты

Один из наших внештатных SMM-специалистов много ездит по миру, сейчас живет в Таиланде. Он работает не только с нами, ведет несколько клиентов.

И для него ежемесячное подписание актов всегда было проблемой — он не мог выпустить себе электронную подпись, потому что в Таиланде не действует российское законодательство, нет российских удостоверяющих центров. Ему приходилось искать доставки, самостоятельно их оплачивать.

Без подписания он не мог получить оплату. Так как все эти доставки идут долго — он отправлял сканы и просил провести оплату по ним. Но и сканер нужно было каждый месяц искать.

Nopaper стал для него решением — он смог выпустить себе подпись, и теперь и с нами, и с другими клиентами подписывает договоры, доп.соглашения и акты в нем.

Сейчас мы в компании внедряем Nopaper для подписания внутренних кадровых документов — подписываем все, что по закону гарантировано можно подписывать электронно.

Точно можно подписывать заявления на отпуска, отгулы, изменения к офферу. Этим мы и занимаемся.

Наши юристы детально изучили законопроект и все сопутствующий документы в сфере кадрового законодательства. Подробное исследование можно будет скачать здесь.

Ключевая выгода перевода подписания в электронный формат это то,что сотрудники подписывают заявления вовремя.

Часто сотрудники кладут заявление на стол руководителю и думают, что на этом задача выполнена. А руководители заняты, они могут не увидеть, забыть, потерять эту бумажку.

Страдает сначала HR-специалист, который не получил заявление вовремя, не передал его в бухгалтерию, и у него едут все сроки. А потом на проверках где-то что-то не сходится и компания может получить штраф.

Кейс: моментальное оформление отгула

У сотрудника рожала жена. Это не предугадать. Он в 5 утра едет с ней в роддом и прямо оттуда в приложении шлет HR заявления на отгул и на последующий отпуск.

Конечно, мы бы и без заявления пошли бы навстречу сотруднику и без заявления что-то бы придумали. Но гораздо удобнее, когда и человеку не нужно никуда ходить, и все заявления сразу подписаны и уже есть у HR с нужными датами. И никому не нужно об этом помнить.

Пока у вас 20 сотрудников помнить не сложно, но когда 200+ — это уже не вариант.

Nopaper это решение для документооборота в целом, но мы будем усиливать его в разрезе работы с кадровыми документами. В ближайшее время мы внедрим:

Чтобы подробнее изучить ограничения и судебную практику по ведению кадровых документов в электронном виде — скачайте памятку от наших юристов.

Если ваш персонал в разных городах и офисах, половина штата работает дистанционно, и вы устали собирать их подписи — переходите на электронный документооборот c Nopaper. Это легко, безопасно и юридически значимо.

Попробуйте и поделитесь с нами впечатлениями — мы дарим за это подарки 😉