Как успешно адаптировать IT-специалистов без личного общения: опыт Broniboy

Вы тратите деньги и время на поиск новых сотрудников зря, если у вас нет системы онбординга. Рассказываем, как нам удалось найти идеальный план для адаптации IT-специалистов на удаленке.

Раньше мы в Broniboy считали, что онбординг — это выдумка больших корпораций, которым нечем заняться. Но при первом же активном наплыве новичков нас завалило вопросами: а что делать? Где взять ту или иную инструкцию? Когда будет зарплата? Где получить ссылку Mattermost?

На удаленке проблем стало еще больше — нельзя подойти к коллеге и быстро что-то узнать или попросить показать. В итоге новички быстро перегорали и прощались с компанией, потому что 80% своего рабочего времени тратили на решение оргвопросов. Ресурсы компании на рекрутинг тратились зря и приходилось начинать все по новой, пока работа стоит.

Сейчас у нас есть отлаженная система онбординга, которой мы готовы поделиться. Расскажет о ней Анастасия Пестова — наш HR Business Partner.

Адаптировать сотрудников на удаленке сложнее, чем очно: сложнее улавливать эмоции и устанавливать доверие, нужно больше времени на погружение, нельзя подойти к коллеге и уточнить что-то прямо здесь и сейчас. Но этих сложностей помогает избежать четкая и продуманная программа адаптации.

В Broniboy она состоит из 4 этапов:

Теперь о каждом расскажу подробнее.

Первый рабочий день сотрудника в любой компании на любой должности выглядит примерно одинаково: шок, нервы, растерянность. Даже сотня инструкций и регламентов не поможет — нормальную реакцию на изменения нужно просто прожить. В наших силах помочь человеку сделать это максимально легко и комфортно. Для этого нужен преонбординг — то, что мы готовим перед приходом каждого нового человека.

Приветственное письмо — первый шаг к налаживанию контакта. В письме мы поздравляем сотрудника с успешно пройденным собеседованием, описываем его цели на испытательный срок и даем контакты менторов, с которыми можно обсудить возникающие вопросы.

Назначение бадди — наставника, который поможет быстрее адаптироваться и найти выход в непонятных ситуациях.

По нашему опыту, бадди играет ключевую роль в системе онбординга.

Задачи бадди:

Стать бадди может любой сотрудник команды, который работает больше полугода и знает все процессы изнутри. Чтобы сам бадди чувствовал себя уверенно и комфортно, мы подготовили инструкции в Basecamp: в них прописаны цели и задачи бадди, правила подачи обратной связи и даже темы для обсуждения с новичком. Бадди получают дополнительные баллы к следующему ревью, так что желающих занять эту позицию всегда много.

Благодаря системе баддинга нам удалось снизить уровень дискомфорта у новичков в первые дни работы. Этот подтверждает обратная связь новых сотрудников.

Welcome Book — мини-книга в Notion, в которой прописаны история, принципы, ценности и цели компании.

Согласно Global Human Capital Trends, 82% сотрудников утверждают, что корпоративная культура является сильным конкурентным преимуществом компании.

Наш Welcome Book состоит из 6 блоков:

Welcome Kit — приветственный подарок. Это скорее имиджевый инструмент для развития бренда. А еще он показывает ребятам, что мы действительно их ждали — это повышает лояльность к компании. Подарки у нас разделены на практичные (флешки, блокноты, термостаканы) и развлекательные (фирменные майки, худи, кепки).

Основная часть онбординга проходит во время испытательного срока. У каждого сотрудника есть план работ и цели, которые он должен выполнить за это время. Но подробнее я бы хотела остановиться на двух важных моментах — HR-подготовка сотрудника и адаптационная встреча с тимлидом.

Чтобы работа со стороны HR-менеджера была эффективной и понятной для всех, мы составили небольшой чек-лист для сопровождения новых сотрудников.

На встрече с тимлидом самое важное — поговорить с человеком и получить его обратную связь по следующим вопросам:

После этого тимлид общается с бадди новичка — это помогает увидеть полную картину о состоянии дел сотрудника и обозначить ему следующие шаги работы.

Онбординг обычно длится 2 месяца. Все это время сотрудникам нужна постоянная поддержка. Я выделила 4 основных процесса, которые эффективно работают при регулярном применении.

Бадди встречается со своим подопечным дважды в неделю на протяжении всего срока адаптации. По договоренности встречи можно проводить реже — раз в неделю, но ни в коем случае не отменять их совсем. Это важно, потому что основная задача бадди — поддержка. Он дает сотруднику уверенность в том, что в любой сложной ситуации у него есть друг, который как минимум выслушает и постарается помочь.

Эти встречи интересны и важны не только для новичков, но и для тех, кто работает уже давно. Большинство IT-специалистов жаждут новых знаний, новых технологий, любят делиться мнением и обсуждать интересные задачи. Почему бы не выделить для этого час в месяц?

Это очень важный пункт. Обратной связи много не бывает. Она должна быть всегда, от всех и конструктивной.

Подобные встречи тимлиды проводят со всеми членами команды даже после онбординга. Это помогает узнать больше об успехах и неудачах сотрудника, отследить его вовлеченность, инициативность, желание вкладываться в проект. Это можно делать от случая к случаю, но постоянство помогает избежать сумбурности и делает встречи продуктивными.

Performance review — это метод оценки персонала, который позволяет измерить эффективность и продуктивность каждого члена команды за выбранный период и указать, над чем стоит поработать.

В Broniboy каждый сотрудник проходит Performance review два раза в год: осенью и весной. Менеджеры получают результаты работы сотрудников в цифрах, а сами ребята — объективную оценку, после которой могут претендовать на повышение.

Для ревью мы используем три основных показателя:

По каждому показателю можно набрать максимум 4 балла. Баллы по всем показателям суммируются и получается оценка ревью. Ревью считается пройденным и зарплата сотрудника увеличивается, если сотрудник набрал от 10 баллов.

С первым ревью сотрудник встречается после прохождения испытательного срока. HR-менеджер знакомит новичка с показателями и объясняет систему оценивания.

Для новичка прохождение ревью означает, что он успешно справился с планом на испытательный срок. После этого он становится полноценным сотрудником команды и его зарплата вырастает на 30%.

Последний этап адаптации — это фидбек-анкета, которую заполняет новый сотрудник. Вот что мы обычно спрашиваем:

Анкету мы ввели не ради галочки, она помогает нам улучшать процессы. Например, мы попросили ребят оценить этапы погружения в команду и получили следующие результаты:

10% людей оценили оргструктуру на «четверку». Мы пообщались с ними, чтобы понять, в чем проблема. Оказалось, что разработчикам не хватало погружения в технологический стек и обсуждений по своим направлениям. Так появились онлайн-собрания в формате «Intro to», на которых можно поделиться мнением и аргументировать позицию по выбору того или иного решения. Сейчас такие собрания проходят каждый месяц.

Такой подход к онбордингу позволяет нам привлекать и удерживать в команде самых сильных специалистов. А это самое важное, ведь Broniboy держится на разработке и технологиях, которые мы объединяем с сервисом для клиентов.

Пишите в комментариях, как проходит найм на удаленке у вас? Какие из описанных процессов можете применить у себя?