Беда на рынке труда или зачем автоматизировать процесс найма

Менеджеры и руководство нашей компании тесно общаются с коллегами-предпринимателями из совершенно разных сфер. И вот что мы заметили — в последнее время бизнесмены всё чаще жалуются на проблемы с наймом:

● на отсутствие откликов или маленький поток соискателей;

● на долгое закрытие вакансий;

● на недостаточный профессионализм кандидатов.

Нам эта проблема тоже знакома, и я поделюсь опытом, как мы решаем ее в нашей компании.

Начну с небольшого инсайта: взаимодействие с потенциальным кандидатом очень похоже на взаимодействие с потенциальным клиентом. Только продаете вы вашему потенциальному сотруднику не товары или услуги, а свою компанию. В таком случае, почему бы не построить специальную воронку по подбору персонала?

Существует несколько специализированных сервисов для решения кадровых проблем. Это Potok, Хантфлоу, FriendWork Recruiter. Но подойдет и любая другая знакомая вам CRM. Например, наша компания работает в Битрикс24. И воронку по найму сотрудников мы создали именно в этом сервисе.

В этой статье подробно расскажу, как построить HR-воронку и как с ней работать, чтобы добиваться своих целей по найму сотрудников.

Этапы воронки по подбору персонала полностью совпадают с воронкой продаж:

● классификация нового лида (изучение резюме);

● телефонное интервью;

● тестовое задание;

● личное собеседование (презентация, выяснение потребностей, отработка возражений);

● подписание трудового договора;

● адаптация;

● удержание.

Как видите, наша воронка начинается самым стандартным образом — с лидов.

Лиды можно получать прямо в Битрикс, интегрировав отклики с hh.ru и других специализированных ресурсов в систему. Попав в CRM, лид автоматически закрепляется за ответственным сотрудником — это может быть HR-специалист, если он есть в штате, или же непосредственный руководитель будущего сотрудника, если рекрутера в компании нет.

Дальнейшее взаимодействие с этим лидом ничем не отличается от ведения клиентов: просмотрев резюме, ответственный сотрудник решает, хочет ли он продолжать общение с данным претендентом или нет:

● Если ответ положительный, лид классифицируется как контакт и менеджер планирует для него следующую стадию взаимодействия — звонок.

● Если кандидат не интересен, лид помечается как некачественный, а система отправляет соискателю автоматическое стандартное уведомление: «Спасибо за интерес к нашей компании! Мы изучили ваше резюме и в настоящий момент не готовы предложить вам работу. Благодарим за уделенное время!» или что-то подобное.

Интересный кандидат продолжает двигаться по нашей HR-воронке.

После личного телефонного звонка кандидату может быть отправлено тестовое задание. При удачном прохождении этой стадии, соискатель приглашается в офис на личную встречу с руководителем.

Личная встреча или собеседование включает в себя сразу несколько важных этапов: выяснение потребностей соискателя и презентация вас как компании и работодателя. Эта встреча имеет огромное значение: важно не только верно оценить соискателя, но и правильно презентовать себя, закрыв все возражения и сомнения кандидата. Точь-в-точь, как это происходит при презентации компании потенциальным клиентам в коммерческих целях. Только будущего сотрудника волнует не только репутация организации, но и возможность официального трудоустройства, своевременная выплата зарплаты, график и формат работы и т.д. На собеседовании необходимо закрыть все эти возражения!

Если претендент успешно прошел собеседование и согласился на условия компании, он переходит на следующую стадию — «Подписание трудового договора», а затем на этап «Адаптации», где ему автоматически открывается доступ к корпоративному порталу, настройке профиля и обязательным обучающим курсам.

Соискатели, не прошедшие финальное собеседование делятся на две группы: «Мы отказали» и «Нам отказано». В свободных полях обязательно нужно указать причины отказа ваших соискателей. Эта ценнейшая информация, которая очень поможет при оценке вашего процесса найма.

Последним пунктом в нашей воронке значится «Удержание». Тот, кто столкнулся с долгим и сложным наймом, понимает, что проще и дешевле удержать старого сотрудника, чем найти и обучить нового.

Итак, наша воронка готова.

Зачем же она нужна?

Воронка в HR позволяет увидеть и залатать те самые «дыры” и “узкие» места в процессе найма, где теряются потенциальные сотрудники.

Как только мы закрыли хотя бы одну вакансию и в HR воронке появились первые данные, нужно приступать к аналитике. Наша цель — оценить свой процесс по найму сотрудников и, при необходимости, скорректировать свою стратегию по подбору персонала.

Как может выглядеть эта воронка?

Правильная стандартная воронка говорит о том, что процесс в компании построен правильно. К сожалению, такое бывает редко. Обычно, получив первые результаты, видишь «слабые» места.

Например, у воронки узкое горлышко. Это означает, что мало соискателей откликаются на ваши объявления о вакансиях на специализированных сайтах по поиску работы.

Что можно сделать?

● Переписать текст объявления.

● Проверить на соответствие рынку предлагаемый кандидату доход.

● Создать пост о вакансии в соцсетях компании и запустить таргетированную рекламу в соцсетях.

● Создать лендинг с актуальной вакансией и запустить масштабную рекламную кампанию в Яндекс или Google.

Эти действия позволят увеличить количество откликов и поток соискателей — расширить горлышко воронки. А значит, и выбрать подходящего претендента будет намного проще!

Другой вариант, когда воронка широкая, но резко сужается уже ко второму этапу — кандидатов много, но лишь небольшая часть из них попадает в следующую стадию — стадию звонка. Так может быть, если в описании вакансии указан не весь функционал или он описан поверхностно. В итоге откликаются все, кому не лень, но подходящего кандидата среди них нет. Резюме соискателя не соответствует вашим требованиям. В этом случае, нужно переписать текст и сделать акцент на подробном описании обязанностей соискателя.

Если наибольший отвал претендентов происходит на этапе тестового задания, пересмотрите его. Возможно, оно слишком сложное, или задача поставлена неясно, или на его выполнение кандидатам требуется очень много времени. Замените тестовое и проанализируйте, как после этого визуально поменяется воронка.

Еще один возможный вариант «дырявой воронки» — правильная воронка с резким сужением на этапе собеседования/личной встречи. Проанализируйте, почему именно здесь происходит отток соискателей. Вы отказываете? Или вам отказывают? Если отказ идет со стороны соискателей, стоит внимательно изучить причины отказа: что не нравится, отпугивает и беспокоит кандидатов. Проанализировав эту информацию, вы поймете, как скорректировать проведение личной встречи для будущих претендентов.

Автоматизировать можно еще многое:

● фильтрацию соискателей по заданным признакам — возраст, опыт, навыки — чтобы не тратить время сотрудников на изучение заведомо не подходящих резюме;

● отправку автоматических писем или sms кандидатам — с шаблонным отказом или шаблонным приглашением на встречу — HR-специалисту не нужно тратить время на написание стандартных фраз вручную;

● автоматическую постановку задач для HR специалиста или ответственного сотрудника — этот функционал не даст забыть о соискателе и вовремя ему позвонить;

● автоматическое назначение встречи с кандидатом с одновременным занесением даты и времени в календарь тех сотрудников, что будут присутствовать на собеседовании — исключается возможность забыть о встрече или запланировать на это время другое дело.

Все эти процессы позволяют автоматизировать рутину и освободить время ответственных сотрудников на выполнение других задач.

Итог: Создав воронку по подбору персонала в CRM и проанализировав первые данные, вы точно будете понимать, что не так с вашим процессом найма и где у вас слабые места. И воздействовать на этот процесс уже не по принципу «пальцем в небо», а следуя четкому плану.

Работаете в CRM? Как вам идея создать в ней воронку для найма?

Александра Косенко, маркетолог студии автоматизации и развития бизнеса «Факториум»