Наше брендинговое агентство начало серию публикаций, в которых мы делимся своим опытом участия в тендерных закупках. Первая наша статья из этого цикла вызвала дискуссию на одном из ресурсов, мол, всё не так страшно, как вы написали. Согласны, вообще не страшно! Просто всё ооочень сильно зависит от сферы деятельности компании, опыта участника закупок в заполнении и подаче заявок, ну и от документации по закупке.
Мы рассказываем о нюансах участия в тендерах именно в сфере брендинга (в самом широком смысле этого слова). Прекрасно понимая при этом, что услуги, оказываемые нами, — это один из самых оспариваемых и неоднозначных видов услуг, существующих на сегодняшний день. Нет четких критериев оценки (многое зависит от вкуса Заказчика), нет осязаемого в моменте результата оказания услуг (логика Заказчика - «пощупать» результат нельзя, значит его нет), нет даже хоть сколь-нибудь внятной единой терминологии (каждый трактует непонятное ему слово так, как ему вздумается).
Проблему отсутствия опыта заполнения и подачи заявок сейчас легко можно решить, перепоручив эту задачу одной из многих компаний, занимающихся тендерным сопровождением. Диапазон цен на подобное сопровождение - от пары тысяч до нескольких десятков тысяч в месяц и зависит от набора включенных в пакет услуг и амбициозности сопровождающей компании. Также стоит помнить, что любая из подобных компаний берет процент от суммы контракта, который Вы заключили, победив в закупке.
А вот про Закупочную документацию стоит поговорить отдельно. Это головная боль как составителя документов со стороны Заказчика, так и потенциального участника закупки.
Самый распространенный вид документов – до мелочей прописанные условия участия, с отсылками ко всем имеющимся в сфере закупок ФЗ, предупреждающие, что станет с тем, кто выиграет закупку, но откажется заключать контракт или не сможет его исполнить. Многостраничный талмуд, содержание которого призвано испугать всех, кто умеет читать. Но Техническое задание (ТЗ) к закупке умещается на 1 странице и не содержит практически никакой информации о том, что же предстоит делать Исполнителю. В итоге складывается ситуация, при которой стороны понимают обязательства, но не понимают, какие действия влекут возникновение данных обязательств. У участника закупки возникает ощущение, что ему уже вынесли приговор, но не потрудились объяснить – за что.
Такие документы традиционно имеют три наиболее распространённые причины их составления подобным образом.
Первая, пожалуй, самая распространенная – Заказчик совершенно не задумывается о том, что понятные ему вещи могут быть совершенно непонятны другим людям. У составителя документов в голове есть вполне чёткое представление о том, что именно он хочет получить по итогам выполнения контракта. Но он не задумывается о том, что Исполнители не обладают телепатическими способностями и не имеют представления обо всех «хотелках» Заказчика. В итоге, часто ТЗ напоминает поток мыслей, переплетённых терминологией, применённой в неверном контексте. И пробраться сквозь эти словесные заносы до сути часто очень непросто. В таких ситуациях лучше всего помогает запрос референсов. Если Заказчик не отказывается показать примеры того, что ему нравится, а что нет (например, дизайн сайта), то это значительно облегчает Исполнителю задачу по расчётам и составлению корректного КП.
Вторая – тоже довольно распространенная причина - тендер носит формальный характер. Исполнитель уже выбран, и, возможно, даже работы уже выполнены. Но Заказчик вынужден подчиняться законодательству РФ, которое обязывает проводить закупку через тендер, поэтому составляет максимально пугающий в части санкций и минимально понятный в части описания объекта закупки документ. В качестве контакта ответственного за закупку чаще всего указывается общий номер компании, по которому звонить за разъяснениями по ТЗ не имеет смысла. А на тендерной площадке Заказчик запросы просто игнорирует. В такой ситуации Вам предстоит принимать решение самим. Можно подать заявку, составив её на основании скудных сведений из ТЗ, или сказать себе: «Связываться с таким себе дороже!» и продолжить искать Заказчика, который не играет в такие игры.
Кстати, на старте нашего покорения вершин тендерных закупок, мы пробовали составлять и подавать свои предложения на подобные закупки так, как мы поняли ТЗ. И тут бывало всякое. Начиная со звонков: «Поймите нас правильно, не обижайтесь, но просим Вас отозвать заявку». Заканчивая требованием пересчитать стоимость нашего КП в сторону увеличения, потому что «На самом деле нам нужен не лендинг, как написано в документах, а сайт из 25 страниц! И если Вы этого не поняли – это Ваши проблемы! Отзовите заявку!!!!».
Третья причина, по которой существуют непрозрачные микро-ТЗ, - составитель документа не имеет ни малейшего представления о предмете закупки. Масса курсов, на которых учат правильно готовить тендерную документацию, рассказывают обязательные требования к составу документов, срокам размещения и правилам проведения торгов, помогают специалистам по тендерам со стороны Заказчика составлять отличные с юридической точки зрения закупочные документы. Но эти люди – специалисты только в своей сфере, и они совершенно ничего не знают про брендинг. Отсюда и нелепые формулировки, и скудные описания, и отписки на все подаваемые участниками закупки запросы на разъяснения в духе: «Согласно ТЗ!». Ну а чего можно ожидать от человека, который умеет поддерживать бюрократический уклад, но не может отличить не то, что брендбук от гайдлайна, а пиктограмму с инфографикой путает. Ему поставлена задача планово разместить закупку, он эту задачу выполнил. О качестве выполнения в данном случае речь не идёт. В таких ситуациях лучшим решением становится составление детального КП – с подробным описанием услуг, которые Вы готовы выполнить в рамках контракта. Это поможет избежать двоякости в толковании, Заказчику это даст возможность оценить Ваш уровень профессионализма, а Вам - избежать попадания в Реестр неблагонадежных поставщиков.
Это была щепотка наших хитростей, накопленных с опытом участия в тендерах, которые, мы надеемся, хоть немного помогут Вам на этом непростом пути. Опыт мы продолжаем копить, а значит, в ближайшее время будет новая статья с хитростями! Если у Вас есть вопросы по участию в тендерах, ответы на которые хотелось бы прочитать в нашем следующем материале – пишите в комментариях или на нашу почту [email protected].