{"id":13647,"url":"\/distributions\/13647\/click?bit=1&hash=d4d0a95481b2141f31252beb4d22220d0651449e9778f17c809993da8776f8b2","title":"\u0422\u0440\u0451\u0445\u0434\u043d\u0435\u0432\u043d\u044b\u0439 \u043a\u044d\u043c\u043f \u0434\u043b\u044f \u0442\u0435\u0445\u043d\u0438\u0447\u0435\u0441\u043a\u0438\u0445 \u0434\u0438\u0440\u0435\u043a\u0442\u043e\u0440\u043e\u0432 \u0432 \u0421\u043e\u0447\u0438","buttonText":"\u041f\u043e\u0434\u0440\u043e\u0431\u043d\u0435\u0435","imageUuid":"6ebca1ad-5b8a-5097-a45a-7d83eaa07fcc","isPaidAndBannersEnabled":false}
Петухов Илья

Почему сервис 100%-ного распознавания — это вишенка на торте бухгалтерского документооборота

Почему у бухгалтеров так много рутины? Какие документы способен распознать интеллектуальный сервис? Давайте разбираться по порядку. Но сначала поделюсь одной тру-стори.

Подруга моей мамы, Ольга Юрьевна, работает бухгалтером в крупной производственной компании. Отличная зарплата, хороший коллектив, карьерный рост… Картину маслом портит один-единственный факт — в работе много рутины.

В месяц отдел бухгалтерии обрабатывает порядка 10 000 документов, то есть в день по 95. На обработку и занесение в учетную систему одного комплекта (счет-фактура, товарная накладная, счет на оплату) Ольга Юрьевна тратит 12 минут.

Суммарно коллективу бухгалтеров нужно 19 часов только на обработку входящей первички. Прибавьте ко всему исправление опечаток, ошибок и других неточностей, которые всплывают при занесении, и получите еще несколько часов сверху.

Объем документов с годами только увеличивается, а быстрее работать Ольга Юрьевна не может. Ее физический потолок это 120 документов в день, но и то на пределе возможностей.

История грустная и типичная для бухгалтеров, но не безнадежная. В статье рассказываю, почему.

Приятно познакомиться: интеллектуальное распознавание бухгалтерских документов

Качественно и в срок обработать 10 000 первичных документов в месяц — это реально. Но не без помощи сервисов распознавания. Как раз об одном из них — сервисе 100%-ного распознавания от Directum — я расскажу.

Основная задача этого инструмента — сэкономить время сотрудника и сократить финансовые затраты компании на занесение документов в информационные системы. Другими словами, это интеллектуальный помощник специалиста, который работает 24 часа в сутки, не уходит на больничный или в отпуск, не просит повышения зарплаты.

Оценят «дружбу» с сервисом 100%-ного распознавания все те сотрудники, которые регулярно сталкиваются с рутиной по вводу документов:

  • бухгалтеры и специалисты, работающие с первичной документацией;
  • секретари приемных и делопроизводители, принимающие входящую корреспонденцию;
  • юристы и специалисты договорного отдела, занимающиеся вводом в систему и обработкой договоров;
  • менеджеры, коммуницирующие с контрагентами и получающие от них документы разных форматов.

Благодаря интеллектуальному помощнику специалисты в 2-3 раза сокращают трудозатраты на занесение документов и избавляются от ошибок/опечаток, которые ранее были возможны по причине человеческого фактора.

Что еще умеет сервис 100%-ного распознавания:

  • идентифицировать вид документа и извлекать из него реквизиты;
  • проверить комплектность документов;
  • проверить наличие необходимого количества печатей и подписей;
  • сопоставлять номенклатуру с заказом;
  • предсказывать статью затрат.

Какие документы распознаёт сервис?

Любые. И не важно, формализованные они или нет. Вот лишь краткий перечень:

  • счета на оплату;
  • товарные накладные;
  • акты выполненных работ;
  • УПД;
  • счета-фактуры;
  • бухгалтерский баланс;
  • договоры и дополнительные соглашения;
  • письма;
  • приказы;
  • обращения граждан.

Важная отличительная особенность сервиса в том, что он обрабатывает даже рукописные или нестандартные виды документов, например, договоры с нетиповым составом полей или чертежи. При необходимости можно настроить распознавание под индивидуальные требования компании, указав список извлекаемых реквизитов в зависимости от документа.

Собрал самые распространенные форматы и типы документов, с которыми умеет работать сервис 100%-ного распознавания:

  • PDF, в том числе многостраничные;
  • одностраничные и многостраничные изображения в формате TIFF;
  • фотографии и скан-копии в формате JPEG, PNG, BMP;
  • документы Word, Excel, OpenDocument;
  • архивы в формате ZIP, RAR, 7ZIP, в которых содержатся файлы указанных выше форматов.

Как работает сервис?

Не буду грузить сложными терминами и техническими подробностями. Расскажу простыми словами.

Всё начинается с того, что документ приходит в организацию. Если он поступает в бумажном виде, сначала его сканируют (вручную). Если по электронной почте или через системы обмена (например, Диадок, СБИС) — то внутренние сервисы автоматически забирают документы на распознавание.

Обработка идет по этапам:

1. Интеллектуальные механизмы распознают текст, классифицируют документы по типам и извлекают из содержимого факты.

2. На основании обработанной информации формируется и отправляется задание на проверку верификаторам.

3. Верификаторы проверяют результаты машинной обработки и при необходимости дозаполняют нераспознанные реквизиты. В целях безопасности они не видят всего объема данных, так как информация передается им частями.

4. Через интеграцию полностью распознанные документы передаются в учетную систему. Схематично обработка документа в сервисе 100%-ного распознавания выглядит так:

Как подключиться к сервису?

Есть два способа.

  • Если вы — пользователь системы Directum RX, то ваш вариант — готовый коннектор для подключения к сервису. Коннектор бесплатный, его настройка занимает 1-2 часа.
  • Если вы используете другую систему электронного документооборота, ваш вариант — настройка интеграции. Для этого есть отдельная инструкция. Благодаря открытому API, сервис интегрируется с учетной системой. Сотрудники продолжают работать в привычном интерфейсе, не затрачивая дополнительные усилия на перенос данных из одной системы в другую.

Как будет выглядеть работа бухгалтера при использовании сервиса?

При использовании сервиса 100% распознавания работа сотрудника будет выглядеть так.

1. Специалист/секретарь/кладовщик/менеджер принимает входящий пакет документов по товарно-материальным ценностям (счет-фактура, товарная накладная, акт приема-передачи) и направляет его в финансовую службу.

+ 1 минута

2. Бухгалтер убирает лишние скрепки, кладет пакет документов в поточный сканер, запускает сканирование.

+ 2 минуты

3. Сервис 100%-ного распознавания классифицирует, извлекает реквизиты, проверяет суммы, формирует комплекты.

+ 3 минуты

4. Бухгалтер получает в системе электронного документооборота карточки всех 3 документов с заполненными реквизитами и связанные между собой. Отправляет эти документы на оприходование.

+1 минута

Итого: 7 минут*

*Перемещение документов между отделами составляет от 10 мин до 1 недели — это время в расчетах не учитываем, но не забываем о нем.

Получается, что сервис 100%-ного распознавания как вишенка на торте бухгалтерского документооборота, важный штрих в обработке первички.

Благодаря ему сотрудник избавляется от рутины по занесению документов в систему. Компания тоже получает ценность — пока распознаванием документов занимается сервис, бухгалтерия выполняет действительно важные задачи, в том числе влияющие на прибыль.

0
Комментарии
Читать все 0 комментариев
null