Почему сервис 100%-ного распознавания — это вишенка на торте бухгалтерского документооборота
Почему у бухгалтеров так много рутины? Какие документы способен распознать интеллектуальный сервис? Давайте разбираться по порядку. Но сначала поделюсь одной тру-стори.
Подруга моей мамы, Ольга Юрьевна, работает бухгалтером в крупной производственной компании. Отличная зарплата, хороший коллектив, карьерный рост… Картину маслом портит один-единственный факт — в работе много рутины.
В месяц отдел бухгалтерии обрабатывает порядка 10 000 документов, то есть в день по 95. На обработку и занесение в учетную систему одного комплекта (счет-фактура, товарная накладная, счет на оплату) Ольга Юрьевна тратит 12 минут.
Суммарно коллективу бухгалтеров нужно 19 часов только на обработку входящей первички. Прибавьте ко всему исправление опечаток, ошибок и других неточностей, которые всплывают при занесении, и получите еще несколько часов сверху.
Объем документов с годами только увеличивается, а быстрее работать Ольга Юрьевна не может. Ее физический потолок это 120 документов в день, но и то на пределе возможностей.
История грустная и типичная для бухгалтеров, но не безнадежная. В статье рассказываю, почему.
Приятно познакомиться: интеллектуальное распознавание бухгалтерских документов
Качественно и в срок обработать 10 000 первичных документов в месяц — это реально. Но не без помощи сервисов распознавания. Как раз об одном из них — сервисе 100%-ного распознавания от Directum — я расскажу.
Основная задача этого инструмента — сэкономить время сотрудника и сократить финансовые затраты компании на занесение документов в информационные системы. Другими словами, это интеллектуальный помощник специалиста, который работает 24 часа в сутки, не уходит на больничный или в отпуск, не просит повышения зарплаты.
Оценят «дружбу» с сервисом 100%-ного распознавания все те сотрудники, которые регулярно сталкиваются с рутиной по вводу документов:
- бухгалтеры и специалисты, работающие с первичной документацией;
- секретари приемных и делопроизводители, принимающие входящую корреспонденцию;
- юристы и специалисты договорного отдела, занимающиеся вводом в систему и обработкой договоров;
- менеджеры, коммуницирующие с контрагентами и получающие от них документы разных форматов.
Благодаря интеллектуальному помощнику специалисты в 2-3 раза сокращают трудозатраты на занесение документов и избавляются от ошибок/опечаток, которые ранее были возможны по причине человеческого фактора.
Что еще умеет сервис 100%-ного распознавания:
- идентифицировать вид документа и извлекать из него реквизиты;
- проверить комплектность документов;
- проверить наличие необходимого количества печатей и подписей;
- сопоставлять номенклатуру с заказом;
- предсказывать статью затрат.
Какие документы распознаёт сервис?
Любые. И не важно, формализованные они или нет. Вот лишь краткий перечень:
- счета на оплату;
- товарные накладные;
- акты выполненных работ;
- УПД;
- счета-фактуры;
- бухгалтерский баланс;
- договоры и дополнительные соглашения;
- письма;
- приказы;
- обращения граждан.
Важная отличительная особенность сервиса в том, что он обрабатывает даже рукописные или нестандартные виды документов, например, договоры с нетиповым составом полей или чертежи. При необходимости можно настроить распознавание под индивидуальные требования компании, указав список извлекаемых реквизитов в зависимости от документа.
Собрал самые распространенные форматы и типы документов, с которыми умеет работать сервис 100%-ного распознавания:
- PDF, в том числе многостраничные;
- одностраничные и многостраничные изображения в формате TIFF;
- фотографии и скан-копии в формате JPEG, PNG, BMP;
- документы Word, Excel, OpenDocument;
- архивы в формате ZIP, RAR, 7ZIP, в которых содержатся файлы указанных выше форматов.
Как работает сервис?
Не буду грузить сложными терминами и техническими подробностями. Расскажу простыми словами.
Всё начинается с того, что документ приходит в организацию. Если он поступает в бумажном виде, сначала его сканируют (вручную). Если по электронной почте или через системы обмена (например, Диадок, СБИС) — то внутренние сервисы автоматически забирают документы на распознавание.
Обработка идет по этапам:
1. Интеллектуальные механизмы распознают текст, классифицируют документы по типам и извлекают из содержимого факты.
2. На основании обработанной информации формируется и отправляется задание на проверку верификаторам.
3. Верификаторы проверяют результаты машинной обработки и при необходимости дозаполняют нераспознанные реквизиты. В целях безопасности они не видят всего объема данных, так как информация передается им частями.
4. Через интеграцию полностью распознанные документы передаются в учетную систему. Схематично обработка документа в сервисе 100%-ного распознавания выглядит так:
Как подключиться к сервису?
Есть два способа.
- Если вы — пользователь системы Directum RX, то ваш вариант — готовый коннектор для подключения к сервису. Коннектор бесплатный, его настройка занимает 1-2 часа.
- Если вы используете другую систему электронного документооборота, ваш вариант — настройка интеграции. Для этого есть отдельная инструкция. Благодаря открытому API, сервис интегрируется с учетной системой. Сотрудники продолжают работать в привычном интерфейсе, не затрачивая дополнительные усилия на перенос данных из одной системы в другую.
Как будет выглядеть работа бухгалтера при использовании сервиса?
При использовании сервиса 100% распознавания работа сотрудника будет выглядеть так.
1. Специалист/секретарь/кладовщик/менеджер принимает входящий пакет документов по товарно-материальным ценностям (счет-фактура, товарная накладная, акт приема-передачи) и направляет его в финансовую службу.
+ 1 минута
2. Бухгалтер убирает лишние скрепки, кладет пакет документов в поточный сканер, запускает сканирование.
+ 2 минуты
3. Сервис 100%-ного распознавания классифицирует, извлекает реквизиты, проверяет суммы, формирует комплекты.
+ 3 минуты
4. Бухгалтер получает в системе электронного документооборота карточки всех 3 документов с заполненными реквизитами и связанные между собой. Отправляет эти документы на оприходование.
+1 минута
Итого: 7 минут*
*Перемещение документов между отделами составляет от 10 мин до 1 недели — это время в расчетах не учитываем, но не забываем о нем.
Получается, что сервис 100%-ного распознавания как вишенка на торте бухгалтерского документооборота, важный штрих в обработке первички.
Благодаря ему сотрудник избавляется от рутины по занесению документов в систему. Компания тоже получает ценность — пока распознаванием документов занимается сервис, бухгалтерия выполняет действительно важные задачи, в том числе влияющие на прибыль.