Как автоматизировать HR-процессы с помощью чат-ботов?

Представьте себе, что ваш рабочий день начинается с череды однотипных запросов и вопросов от сотрудников:

Ужасно, да?

Так вот, если вы думаете, что для этого наняли HR-специалистов, то уже проиграли.

А ещё если у вас идет процесс найма, то там вообще караул…

Хотите узнать, как избавиться от рутины, сэкономить время и ресурсы, а еще и произвести впечатление на сотрудников?

Читайте дальше, и я расскажу вам, как чат-боты превращают адские будни HR-специалистов в почти райское наслаждение. Приведу реальные примеры внедренных ботов.

В деловой среде, где время стоит денег, автоматизация HR-процессов уже не роскошь, а необходимость. Чат-боты стали неотъемлемой частью бизнес-технологий, упрощая задачи и улучшая общую эффективность работы.

Внедрение этих умных помощников помогает освободить ресурсы для стратегических задач и вывести ваш HR-отдел на новый уровень.

После прочтения этой статьи вы:

Вы когда-нибудь сидели, закапываясь в бесконечные горы резюме, и думали: "Почему я до сих пор не робот?"

В мире HR это вполне себе обыденный вопрос. Одними из самых больших проблем остаются огромные время затраты на рутинные задачи и постоянные повторяющиеся вопросы.

Рекрутинг – это как бесконечный бег по кругу.

Каждый раз одно и то же: сотни резюме, десятки собеседований, а результат все еще оставляет желать лучшего. И вот вам поступает запрос: "Нанимайте быстрее, вакансии простаивают!"

Ну и как тут не впасть в отчаяние?

Далее обучение сотрудников.

"Где взять материал для нового курса?", "Этот тренинг устарел, нужно что-то актуальное!"

Сколько раз вы слышали это на своих регулярных встречах?

Накануне дедлайнов эти вопросы приобретают ноту апокалипсиса.

Не забудем про процесс управления отпусками.

"Когда у меня отпуск?", "Почему мой запрос не обработан?", "Как подать заявление?"

Сотни писем и звонков – и это еще считается спокойным днем.

А как насчет постоянных вопросов о политике компании?

"Можно ли работать удаленно?", "Какие льготы мне положены?" Ну уж тут-то вопрос всегда один: "Где мне это все держать в голове?"

Картина знакома, правда?

Поток однотипных запросов, переработки и никакого просвета на горизонте. Звучит как ад? Вы не одиноки!

Каждый HR-специалист где-то в глубине души кричит: "Хватит!

Дайте мне что-то новое, что-то автоматизированное!"

Кто знал, что рутинные задачи могут занимать до 60% вашего рабочего времени?

Вся эта бумажная волокита и беседы на тему "где взять это" или "как подать то".

Следуйте за мной, и я покажу вам, как с помощью чат-ботов можно превратить вашу работу из рутинного кошмара в технологическое наслаждение.

Представьте себе мир, где ваш HR-отдел работает как отлаженный швейцарский механизм. Не верите?

Чат-боты могут сделать это реальностью. Они не просто уменьшат нагрузку, они сделают вашу работу более эффективной и увлекательной.

Первое преимущество – мгновенные ответы на вопросы сотрудников. "Когда у меня отпуск?", "Какие у нас льготы?" – чат-бот ответит быстрее, чем вы успеете допить свой кофе.

Далее, автоматизация рутинных задач. Например, обработка заявлений на отпуск или больничный более не съедает ваше драгоценное время. Сотрудник вводит данные, бот проверяет и подтверждает – всё просто!

Рекрутинг наконец-то станет приятным. ИИ-боты могут проводить первичный отбор резюме.

Как итог – вы получаете только самых перспективных кандидатов.

Адаптация новых сотрудников? Нет проблем!

Чат-боты могут проводить виртуальные экскурсии по компании, рассказывать о внутренних правилах и отвечать на популярные вопросы. Согласитесь, это лучше, чем снова и снова повторять одно и то же.

Обучение сотрудников выходит на новый уровень.

Чат-бот может отправлять напоминания о тренингах, предоставлять доступ к обучающим материалам и отслеживать прогресс. Плюс, ему не надоедает отвечать на одинаковые вопросы.

Ну и как насчет улучшенной аналитики?

Чат-боты собирают и обрабатывают данные, предоставляя вам чёткие отчёты. Хотите знать, сколько сотрудников довольны новой политикой компании? Нет проблем!

Более того, чат-боты работают круглосуточно. Потребуется ли вам консультация в нерабочее время или во время праздников, бот всегда на посту. Никакого ожидания и недовольных сотрудников.

В конце концов, внедрение чат-ботов – это ещё и имидж компании. Современные технологии показывают, что вы идёте в ногу со временем, заботитесь о своих сотрудниках и цените их время.

И главное – чат-боты экономят вам море времени. Это время вы можете потратить на стратегическое развитие, поднятие корпоративного духа или просто на отдых.

Вы же тоже человек, верно?

Далее приведу примеры кейсов чат-ботов.

Компания ITREX - https://itrex.ru/

Бюро переводов

Цели автоматизации HR-процессов

Какая была проблема?

Из-за роста заказов для проектов в 2022 году пришлось срочно нанимать сотню новых сотрудников.

Поиском кандидатов эйчары занимались вручную: они по 60 часов в месяц общались с соискателями, собирали анкеты и отсеивали неподходящих людей. И все равно не успевали закрывать все вакансии. Некоторые кандидаты отваливались, потому что рекрутеры долго подбирали для них тестовые задания.

Отбор кандидатов у рекрутеров занимал около 60 часов в месяц и затянут процесс отбора. Представьте HR звонит, переписывается с заинтересованными кандидатами и задает вопросы об опыте работы, навыках и ожиданиях, подбор каждому кандидату тестового задания, проведение анкетирование и отсеивание неподходящих кандидатов.

Часть вакансий не закрывались, а на проекты заказчиков не хватало сотрудников.

Доступность и выбор заданий для кандидатов занимал много времени и процесс был затянут. Кандидату нужно было откликнуться, ждать пока с ним свяжутся и т.д.

ФИО, способ оплаты с кандидатом, часовая ставка кандидата, специализация и навыки в специализации.

В зависимости от ответов кандидатов происходит подбор тестового задания, кандидат выполняет задание и присылает в компанию. Если кандидат не нашёл подходящего задания, то он сможет отправить резюме на рассмотрение для более точного подбора тестового задания. Если кандидат хочет вернуться к подбору задания или подобрать ещё одно, он всегда сможет написать команду боту, вернуться и подобрать новое задание.

За время работы чат-бот в среднем на 30 % снизил нагрузку HR-специалистов, сэкономил около 60 трудочасов рекрутеров в месяц.

Пока бот работает HR-специалисты распределили время и стали заниматься более важными процессами.

Чат-бот обработал более 500 откликов. Более 300 кандидатов быстро и оперативно подобрали свою специализацию и получили тестовое задание.

У рекрутеров появилась информация и база кандидатов без часовых звонков, переписок, размещений объявлений на сайтах. Было принято около 200 тестовых заданий от кандидатов, и закрыто около 100 вакансий на проекты.

Чат-бот освободил HR-специалисту время для решения более значимых задач: организации обучения, проведения тимбилдингов и так далее.

Информирует об открытых вакансиях для проектов, в чат-боте находиться база кандидатов, например если кандидаты не нашли подходящей вакансии или проекта для сотрудничества, то сделав рассылку о новых вакансиях, кандидаты откликнуться и компания оперативно закроет вакансию.

Итак, после прочтения вы решили превратить свой HR-отдел в технологический оазис при помощи чат-ботов. Отличный выбор!

Но чтобы этот процесс прошел гладко и принес максимум пользы, нужно учесть некоторые нюансы.

Вот вам парочка советов от разработчика чат-ботов, который съел на этом не одну клавиатуру.

Начнем с главного – четко определите задачи, которые будет решать ваш чат-бот.

Не пытайтесь заставить его быть "многоруким", выполняющим все и сразу. Фокусируйтесь на рутине: ответы на часто задаваемые вопросы, обработка заявок, помощь в адаптации.

Второе: создайте сценарии разговоров, которые покроют большинство типовых запросов. Недостаточно научить бота говорить "Привет!" и "До свидания!". Он должен быть подкован во всех аспектах вашей компании, иначе сотрудники снова придут к вам, возмущенные и разочарованные.

Третье – тестируйте, тестируйте и еще раз тестируйте. Пусть ваш бот сначала пообщается с узким кругом сотрудников, чтоб выловить баги и недоразумения. Нет ничего хуже, чем бот, который "завис" на середине разговора.

Не забудьте о данных. Чат-боты любят прятать полезную информацию в отчетах. Используйте аналитику бота для улучшения HR-процессов и выявления узких мест. Зачем гадать, когда можно посмотреть на цифры?

Теперь об ошибках. Первая и самая частая – внедрение бота без предварительной подготовки сотрудников. Наставления типа "Вот вам бот, разбирайтесь!" не катят. Объясните, как и зачем его использовать, заинтересуйте.

Вторая ошибка – полная зависимость от бота. Да, чат-боты могут многое, но не всё. Не забывайте о человеческом факторе, иногда живое общение просто необходимо.

Если сотрудник решил уволиться, то бот скорее всего с ним не поговорит) Хотя он может быть хранителем тайн компании)

И, наконец, не игнорируйте обратную связь. Ваши сотрудники и пользователи — лучшие критики и помощники в улучшении бота. Их замечания помогут сделать его работу безупречной.

Вот и всё! Следуя этим простым советам и избегая типичных ошибок, вы сможете внедрить чат-бота так, что не узнаете свой HR-отдел.

1.Перспективы развития

Итак, вы уже знакомы с чудесами, которые чат-боты могут творить в вашем HR-отделе.

Но что дальше? Какие горизонты откроет будущее?

Во-первых, искусственный интеллект и машинное обучение.

Да, наш старый добрый AI не стоит на месте. Представьте себе бота, который не просто отвечает на вопросы, а учится и предугадывает их. Задает наводящие вопросы, понимает контекст и предлагает персонализированные решения.

А как насчёт виртуальных ассистентов, которые не просто размещаются в мессенджерах, а интегрируются в VR и AR среды? Ваши сотрудники смогут общаться с ботом в виртуальном офисе, проходить тренинги и даже принимать участие в виртуальных собеседованиях. Словно "Звездные войны" становятся реальностью HR!

Различные штуки, типа системы контроля качества сотрудников.

Разработка навыков и карьерного роста – ещё одна интересная область.

Сервис с ИИ для соискателей работы(помощь в составлении резюме, поиске работы, подготовка к собеседованию, профориентация).

Бот- коуч для всех, кто хочет расти и развиваться.

О последних решениях в ботов с применением ИИ. Рассказываю у себя на канале:

2.Краткий обзор ключевых выводов

Ну что ж, дорогие руководители и HR-гуру, мы подошли к финальной точке нашего технологического марафона.

Если бы мой чат-бот мог писать заключения, он бы точно справился на "отлично". Но пока это моя задача, давайте подытожим всё, о чём мы говорили.

Чат-боты – это не просто тренд, а реальный способ заняться автоматизацией и сделать ваш HR-отдел более эффективным.

Мы обсудили, насколько важна автоматизация рутинных задач, чтобы ваши специалисты могли сосредоточиться на стратегических задачах и творческих проектах.

Вы узнали, что чат-боты могут мгновенно отвечать на вопросы сотрудников, помогать в рекрутинге и адаптации новых сотрудников, а также принимать на себя функции по обучению и развитию персонала. Плюс, кто бы отказался от круглосуточной поддержки?

Также мы затронули будущее.

Чат-боты могут развиваться благодаря интеграции с искусственным интеллектом. Это какой-то HR-волшебник, правда?

Не забыли мы и о подводных камнях. Внедрение чат-ботов требует подготовки сотрудников и регулярного сбора обратной связи. Только так можно избежать ошибок и сделать ваш бот действительно полезным.

Теперь, когда вы вооружены этим знанием, пора переходить от слов к делу.

На этом всё! Спасибо за внимание!

Если хочешь задать вопрос или обсудить проект пишите в Telegram

Подписывайте на мой ТГ-канал про чат-боты и воронки