Клиентский сервис - с чего начать? Часть 2
В первой части публикации мы рассматривали актуальность становления цепочки клиентского сервиса по принципу «превосходя ожидания», с каких действий нужно начинать разработку клиентского пути и сервиса, структуру цепочки клиентского сервиса и варианты его разработки.
Более детально с первой частью публикации вы можете ознакомиться здесь: Часть 1.
Этапы стратегической сессии
Теперь поговорим об этапах стратегической сессии:
1. Обсуждение концепции клиентского сервиса, при необходимости внесение корректировок и/или уточнений.
2. Групповая работа по разработке ЦКС. Первый подход – весело, наглядно, визуально (используем доски флипчарты, бумагу, цветные маркеры и стикеры и пр.) . В итоге мы должны получить графическую схему ЦКС разбитую на (разберем на примере клиники) :
- Этапы (например, взаимодействие с пациентом/клиентом ДО посещения, ВО время посещения, ПОСЛЕ посещения клиники) .
- Зоны (например, внутри клиники — это входная зона, зона ресепшн, зона медицинского блока и пр.).
- Элементы (например, в зоне ресепшн выделим стойку, гардероб, санитарную зону, зону ожидания и пр.)
- Точки касания (например, установление визуального контакта, приветствие, идентификация пациента, заполнение обязательных документов и пр.)
Результаты данного этапа групповой работы переносим в графический и структурный формат (понадобится в дальнейшем для управления проектом по внедрению системы клиентского сервиса, а также для представления итогового варианта коллегам) :
- визуализированная схема клиентского пути с тематическими иконками (повышаем понимание и запоминаемость) ;
- формализованное структурирование на бизнес-процессы (например, в формате схемы бизнес-процессов с использованием методологии функционального моделирования и графической нотации IDEF0).
3. Третий этап стратегической сессии — приближение к состоянию «To-be», т.е. что мы хотим увидеть в итоге.
На данном этапе под каждой точкой касания потребителя и бизнеса в формате мозгового штурма набрасываем идеи:
- что не нравится сейчас, выявляем все возможные «косяки»;
- что хотим реализовать в картине идеального будущего.
Для наглядности продолжаем работать на графической схеме, составленной во время групповой работы предыдущего этапа стратегической сессии. В итоге мы получаем достаточно разветвленную карту клиентского пути, наглядно демонстрирующую текущие проблемы и потенциальные возможности каждого из этапов/зон/элементов/точек касания потребителя и бизнеса.
4. Четвертый этап стратегической сессии (можно совместить с третьим) — определение приоритетов для реализации.
Для приоритизации задач для последующей реализации предоставим каждому участнику стратегической сессии возможность проголосовать баллом/учётной единицей и пр. (используем игровой элемент) за несколько наиболее приоритетных для реализации шагов по улучшению и становлению новой модели клиентского сервиса.
Голосование проводим в двух номинациях:
· быстрый результат малым усилиями (быстрые победы) ,
· важный результат (значимое влияние на качество клиентского сервиса на реализацию которого требуется значительное количество ресурсов) .
Собираем итоги голосования, ранжируем и Вуаля! План мероприятий на ближайшую перспективу готов.
От планов к действию
Дальше переходим к технической реализации по следующей схеме:
1. Выделяем отдельного ответственного сотрудника, у которого в приоритете будет лишь одна значимая задача - а именно реализация данного проекта по внедрению системы клиентского сервиса. Важно не пропустить этап наделения сотрудника полномочиями по взаимодействию с другими сотрудниками/подразделениями и реализации принятых решений.
2. Проверяем и корректируем при необходимости ранее составленную схему ЦКС в формате бизнес-процессов, ориентируясь на видение «To-be». Утверждаем ЦКС к реализации.
3. Переходим уже к стадии реализации, начиная с мероприятий быстрых побед и постепенно развивая мероприятия важных БП.
Работу строим следующим образом:
- Разработка детальной схемы бизнес-процессов (углубляясь в каждый процесс детально);
- Разработка регламентов и четких схем действий сотрудников;
- Обучение сотрудников;
- Контроль на местах и корректировка действия сотрудников/схем при необходимости;
- Внедрение системы регулярного контроля, фиксирования отклонений и работы с отклонениями;
- Проведение регулярных аттестаций.
Используя данную методику, вы имеете возможность:
- создать качественную систему клиентского сервиса, не упустив ни один из элементов,
- создать систему, которая не только удержит ваших потребителей, но и положительным образом выделит среди конкурентов.
Также руководствуясь данной методикой, вы не только создадите ЦКС, но и вовлечете коллектив в изменения, выстроив систему реализации и контроля.
Если у вас остались вопросы, обращайтесь за разовой консультацией и/или за реализацией полноценного проекта по внедрению качественной цепочки клиентского сервиса потребителя вашего бизнеса https://omikheeva.ru/contacts.