Как вы думаете, ваш штатный айтишник загружен работой? Делимся опытом, как быть уверенным, что вы не переплачиваете
Давайте начнем с общей проблемы всех сотрудников, не только IT-отдела. Работники в целом склонны к «оптимизации» своей работы. В плохом смысле слова.
- Все, что можно безболезненно не делать, сделано не будет.
- Все мелкие задачи, которые не контролируются регулярно, скоро просто начнут игнорироваться.
- Если можно растянуть выполнение задачи по времени, и получать результат дольше, чем его объективно можно получить, так работник и сделает.
В большинстве случаев, сотрудник это делает бессознательно, даже не замечая потерю своей эффективности. Своему менеджеру он, конечно, будет рассказывать о высокой занятости, но не обязательно так и есть на самом деле.
Поэтому важность контроля рабочего времени сотрудника сложно переоценить. Это что касается обычных линейных сотрудников. Если говорить об IT-специалистах, этот вопрос становится еще острее:
- Во-первых, час работы специалиста стоит, в среднем, выше, чем у других линейных сотрудников. Особенно если речь идет о высокооплачиваемых дефицитных специальностях.
- Во-вторых, сотрудники из IT-отдела часто работают удаленно, что в целом осложняет контроль их работы. Тут стоит оговориться, что нахождение сотрудника на рабочем месте в офисе не гарантирует его занятость. Это иллюзия. Просто удаленно контролировать время объективно сложнее.
В этой статье мы хотели бы рассказать о методах, которые помогут контролировать загрузку и занятость ваших IT-специалистов.
1. Найм технического директора
Это самый сложный и дорогой путь. Но он может быть актуален для компаний, которые содержат в штате полноценную IT-команду. В таком случае действительно имеет смысл нанять человека, в чьи обязанности будет входить менеджмент в сегменте технологий.
- Планирование и организация работы специалистов.
- Контроль рабочего времени и оценка адекватности запрашиваемого времени на реализацию задач.
Технически подкованному человеку гораздо сложнее соврать и преувеличить необходимое время. Конечно, разные сотрудники работают с разной скоростью, но растягивать на день задачу, которую можно сделать за час точно не получится.
В этом одно из преимуществ наличия технического директора, он помогает выжимать из сотрудников максимум результата. И если у вас IT-отдел большой, этот выигрышь в эффективности вполне может компенсировать зарплату техдира.
2. Ввод отчетности о выполненных задачах за день
Введите в компании правило, что в конце рабочего дня работник должен составить простой отчет с выполненными задачами за рабочий день, а также с временем, которое потребовалось для их завершения.
- Во-первых, это поможет вам понимать, сколько времени уходит на рутинные и малозначимые задачи. Это хороший источник информации, необходимой для оптимизации эффективности работы компании. Вы можете точно узнать, сколько времени сотрудников освободится, если оптимизировать ту или иную задачу. Можно буквально в деньгах (часах специалиста) посчитать, выгодно ли проводить автоматизацию того или иного рабочего процесса.
- Во-вторых, имея измеренные в минутах задачи, вы можете оценить, насколько адекватное количество времени тратит сотрудник, не преувеличивает ли он. Это то, о чем мы говорили в предыдущем пункте. Если у вас недостаточно квалификации для оценки, например, сколько времени нужно на реализацию определенной части кода, не обязательно сразу привлекать технического директора. Ежедневные отчеты работников можно периодически показывать специалисту и получать независимую оценку о том, кто из сотрудников «жульничает».
- В-третьих, сам факт заполнения отчета заставляет работников работать продуктивнее. Сотрудник старается сделать побольше дел за рабочий день, чтобы отчет не выглядел уж совсем пустым.
При этом отчеты нужно обязательно посмотреть, хотя бы периодически. Также важно давать работникам фидбек, чтобы они знали, что отчеты контролируют. Это простой и достаточно эффективный метод улучшить производительность работы IT-специалистов, и быть уверенными в их загрузке.
Создание отчетов можно автоматизировать, во-первых, экономя время сотрудников на его составление, а во-вторых, получив лучшую точность данных. Функции автоматического формирования отчетов есть в некоторых программах таск-менеджерах. Они рассчитывают, сколько времени ответственный специалист потратил на свою часть выполнения задачи.
2.1. Специальное программное обеспечение для контроля рабочего дня удаленных сотрудников
Это усовершенствованный вариант предыдущего пункта. Кстати, такое ПО также умеет автоматически формировать отчеты. Тайм-трекеры, на самом деле, уже гораздо более функциональные сервисы, чем многие думают. Они умеют:
- Замерять активность (фиксируют время бездействия).
- Отмечать опоздания и «сокращенные дни». Фиксируют время начало и конца рабочего дня.
- Делать снимки экрана в случайное или запланированное время. Будет очевидно, если на экране работника постороннее содержимое.
- Даже отличать используемое программное обеспечение и вкладки.
Генерируемые программным обеспечением отчеты могут быть скрытыми (только для руководства) или открытыми (также для работников). Второй вариант помогает мотивировать сотрудников к самооптимизации рабочего времени.
Не стоит питать иллюзий о том, что тайм-трекеры решают все проблемы. Никакие скриншоты и мониторинг активности вам не гарантируют реальную эффективность сотрудника. Ничего не мешает продолжать ему бездельничать, просто двигая мышкой и не занимаясь интенсивно конкретной задачей.
Также тайм-трекеры не решают вопрос загрузки специалистов. Если для профильных сотрудников просто нет объема работы, занимать их рабочий день нечем. В таком случае не исполнитель виноват в своей неэффективности, а руководство, которое не может обеспечить нужную загрузку. С такой проблемой часто сталкиваются компании, которые нанимают IT-специалистов в штат под работу над созданием и внедрением конкретных проектов, а потом не могут придумать, как сотрудников использовать после их завершения.
3. Использование внештатных сотрудников через аутсорсинг трудовых ресурсов
Это совершенно другой подход к обозначенной проблеме. Давайте мы сначала объясним, что мы имеем в виду под «аутсорсингом трудовых ресурсов» и «формированием внешних команд».
Это модель сотрудничества, при которой бизнес заказывает у компании-подрядчика найм сотрудников нужной квалификации и специализации. Сотрудники, де-юре, трудоустроены в компании-подрядчике, но де-факто, работает над проектами заказчика.
При такой модели взаимодействия клиент получает сразу несколько преимуществ:
- Во-первых, наймом занимаются профессионалы. Это ускоряет процесс поиска нужных IT-специалистов. Компании, занимающиеся формированием внешних IT-команд для бизнеса, обычно имеют достаточно большие базы контактов фрилансеров, с которыми можно быстро связаться и привлечь для полной или частичной занятости.
- Во-вторых, гибкость при формировании штата. Можно оперативно поменять численность и состав внешней команды в большую или меньшую сторону. Более того, что очень важно для контроля загрузки и эффективности сотрудников, можно нанимать хоть всю команду на part-time занятость, на расчеты за конкретно выполненный объем задач или даже на почасовую оплату.
Все эти инструменты дают руководству компании выбор при планировании и оптимизации рабочего времени IT-сотрудников. Более того, специалисты, которые удаленно работают над несколькими проектами, во-первых, обладают хорошими навыками самоорганизации, а во-вторых, просто не заинтересованы в затягивании задач. Если они быстро справятся с поставленными целями на рабочий день, у них будет больше свободного времени. За которое вы, как part-time заказчик не платите, в отличие от простоя штатных сотрудников.
- В-третьих, это сокращает издержки компании. Кроме того, что работа сотрудников в целом становится эффективнее, а значит, дешевле, компания также экономит на аренде офисных площадей, оборудовании рабочих мест (в том числе и ПО), а также ко всем издержкам, связанных с трудовыми договорами.
- Кстати, в-четвертых, всю бюрократию и HR-задачи также на себя берет компания-аутсорсер, включая налоговую нагрузку по содержанию сотрудников в штате, отпуски, больничные и другие нюансы.
Если резюмировать, то предприятия, занимающиеся аутсорсингом квалифицированных IT-специалистов берут на себя часть задач уже упомянутого выше технического директора, а также HR-отдела. А оптимизировать эффективность используемого рабочего времени такой способ позволяет за счет гибких систем формирования команд и расчетов за выполненные задачи.
При таком сотрудничестве головная боль о загрузке полного рабочего дня специалиста, работающего в нескольких проектах, перекладывается на компанию-подрядчика. Исполнитель также занимается подбором и внедрением людей в проект.
Мы считаем, что содержание IT-специалиста в штате вообще бессмысленно и неэффективно для бизнеса, который напрямую не связан с IT и не предоставляет какой-то онлайн-сервис. И мы можем вам помочь оптимизировать решение IT-задач третьим способом. За счет формирования внешнего IT-отдела для вашей компании и решения конкретно ваших задач.
Если вы не уверены, будет ли эффективным такой подход для вашего предприятия, или можно ли привлечь нужного вам специалиста, вы можете получить бесплатную консультацию наших специалистов.
В целом с автором согласен, но есть пункт, который может ввести читателя в заблуждение:
"Если они быстро справятся с поставленными целями на рабочий день, у них будет больше свободного времени. За которое вы, как part-time заказчик не платите, в отличие от простоя штатных сотрудников."
Здесь столько всего нужно раскрыть, что потребуется отдельная статья, так как в этом предложении смешивается понятие аренды специалиста на парт-тайм и ответсвенности за выполнение задач, а еще абсолютно неверно донесена идея ответственности за простои.
Итак, аренда и гарантия выполнения задач это вещи из разных миров. Арендуя специалиста заказчик сам контролирует ход разработки. Если выкуп делается на парт тайм, то оговаривается количество часов в день, которое разработчик выделяет на выполнение задач, если ему этого времени не хватит, то он просто продолжит выполнять их на следующий день.
Простой специалиста связанный с недостатком нагрузки — это бремя заказчика услуги. Если заказчик выкупил разработчика на условные 6 часов в день, но обеспечивает его работой только на 4 часа в день, то остальные 2 тоже пойдут в счет.