Какого инструмента не хватает компаниям в HR-автоматизации

Идея оптимизации и автоматизации HR-процессов с помощью разнообразных digital-технологий уже не является чем-то новым. Сегодня все больше организаций используют преимущества программного обеспечения для эффективного управления персоналом. Мы провели глубинное интервью с HRD крупных российских и зарубежных компаний и выяснили, каких инструментов им не хватает для решения рабочих задач.

В нашем интервью приняли участие HRD и HRBP крупных IT-компаний, ведущих российских и зарубежных издательств, банковских и микрофинансовых организаций, HR-директор лидирующей маркетинговой компании, HRBP крупнейшей транснациональной компании по производству электроники и бытовой техники, а также менеджер по бренду известной фармацевтической компании.

Исследование показало, что инструменты, используемые в различных компаниях, сильно отличаются. Их выбор во многом зависит от численности штата организации, ее специфики и выделяемых на это ресурсов. Однако полностью закрыть потребности, касающиеся оптимизации HR-процессов, с помощью имеющихся на рынке инструментов компаниям не удается. Рассмотрим подробнее, в чем заключаются причины подобных трудностей.

Многие специалисты в сфере HR сообщают, что имеющимся сервисам, например, таким как HappyJob и Yva, не хватает индивидуального подхода в оценке персонала, возможности доработать систему под запросы конкретной организации, в связи с чем компании вынуждены разрабатывать подходящие им инструменты собственными усилиями.

Так, например, в опросники вовлеченности сервисы часто зашивают свою методологию, свои формулы, свое представление о том, что подразумевает под собой вовлеченность. И это не всегда удобно. Некоторые вопросы в таких опросниках сотрудникам могут быть непонятны. Каких-то вопросов может не доставать, а возможность добавить их отсутствует.

Екатерина Колосова, бывший HRBP многотысячной транснациональной компании по производству электроники и бытовой техники, отмечает, что во многих программах недостаточно проработан процесс увольнения сотрудников. Так, например, отсутствует возможность автоматизированного оповещения участников, задействованных в данном процессе, вследствие чего многие манипуляции приходится производить вручную.

По мнению Екатерины, не менее важно удобно выстроить процесс проведения Exit-интервью. Оно не должно включать в себя множество вопросов относительно сотрудника, ответы на которые необходимо внести в программу HR-специалисту. Достаточно лишь одного краткого комментария по результатам Exit-интервью, позволяющего определить, возможно ли повторное трудоустройство данного сотрудника в дальнейшем.

К числу сервисов, которых на данный момент не хватает, эксперт относит также такую функцию, как «Alumni» (выпускники). Она актуальна в отношении специалистов, обладающих какими-либо уникальными навыками, но покинувших компанию по тем или иным причинам. Подобный сервис мог бы помочь поддерживать связь с такими сотрудниками для того, чтобы иметь возможность вернуть их в компанию при необходимости.

Вопросы рабочей коммуникации каждая организация решает по-своему, используя для этого различные сервисы и мессенджеры, такие как Teams, Slack, Telegram. В большинстве компаний этот процесс отлажен достаточно хорошо, и проблем, как правило, не возникает.

Однако с неформальным общением дела обстоят сложнее. Не все организации имеют площадки, позволяющие сотрудникам свободно общаться на темы, не связанные с работой. Некоторые из участников нашего исследования отметили, что в их компании отсутствует культура свободного общения. И это та проблема, которую им на данный момент хотелось бы решить. Например, за счет создания внутренней социальной сети, где сотрудники могли бы делиться друг с другом своими проблемами и успехами, а, возможно, и просто обмениваться фотографиями домашних питомцев.

По мнению Ксеньи Шевченко, руководителя отдела внутренних коммуникаций ООО МКК «Центрофинанс Групп», важной функцией, недостающей многим корпоративным порталам, является возможность сегментации новостей по целевой аудитории. В частности, необходимо добиться того, чтобы разные категории сотрудников могли адресно получать новости и объявления, предназначенные специально для них, не теряясь при этом в общем информационном потоке.

Ксенья Шевченко также считает, что сегментация по аудитории важна и в отношении обучения. Было бы неплохо, если бы LMS-система предоставляла возможность адресного отображения имеющихся курсов для различных категорий работников. Так сотрудникам будет проще понять, какие курсы им необходимо пройти для того, чтобы узнать что-то новое. При этом важно, чтобы динамика прохождения отображалась в личном кабинете сотрудника. А в случае, если он хочет пройти какой-то курс, которого нет в системе, необходима специальная форма, с помощью которой работник может оставить заявку, отражающую его пожелания.

Наблюдение за трендами на переобучение привело Ожогову Анастасию, занимающую должность HRD в Модульбанке, к мыслям о необходимости создания интерактивного «тренажера», чем-то похожего на приложение по изучению английского языка. Такой тренажер позволил бы команде call-центра в игровой форме изучать продукцию компании, затрачивая на это минимум усилий и времени.

Екатерина Колосова, на данный момент участвующая в запуске различных стартапов, считает, что хорошим дополнением к модулю обучения сотрудников, «вишенкой на торте», является возможность создания корпоративной библиотеки. Это связано с тем, что собственники компаний часто считают, что их сотрудникам для эффективной работы необходимо ознакомиться с той или иной литературой. В небольших компаниях, к числу которых относятся и стартапы, HR-специалистам приходится рассылать эти книги вручную. Наличие корпоративной библиотеки позволило бы сократить время, затрачиваемое на данный процесс.

Опрошенные нами участники также отмечают потребность в создании мобильного приложения, позволяющего сотрудникам оставаться в информационном пространстве и быть в курсе последних новостей даже тогда, когда они не находятся на рабочем месте. Для некоторых организаций такая возможность является критичной, поскольку за период отпуска сотрудника или за время его выходных в компании может произойти множество важных изменений, оперативно отследить которые впоследствии бывает довольно сложно.

Несмотря на то, что потребности организаций в конкретных инструментах сильно различаются, наше исследование показало, что существует и нечто общее.

Так, в настоящее время большинство компаний использует множество инструментов, закрывающих различные бизнес-процессы. Часто бывает так, что для каждого процесса внедряется какой-либо отдельный инструмент. Например, новости компании публикуются в одном сервисе, основная коммуникация осуществляется в другом, база знаний располагается в третьем, а подбор ведется в четвертом. Для каждого из них требуется отдельная авторизация со вводом логина и пароля. Все это значительно осложняет работу как сотрудников (в особенности новичков), так и самих HR-специалистов.

Практически все участники исследования убеждены, что создание «единого окна», единой точки входа и сервиса с широким функционалом, объединяющего все направления, будет способствовать оптимизации рабочих процессов. При этом, чем крупнее компания, тем более широкий функционал ей требуется от отдельных узкоспециализированных инструментов. То есть, важно, чтобы такой глобальный сервис не просто охватывал все направления и потребности, но и чтобы функционал в каждом направлении был проработан не поверхностно.

Исследование проведено Connectable