Выгрузка тайминга и списка задач из Битрикс24 в Эксель: строим удобные дашборды

Автоматизация подготовки отчетов для внутренних процессов компании и для работы с клиентами помогает сократить много ручного труда. Мы решаем эту задачу с помощью автоматической выгрузки данных из Битрикс24 в таблицы и построения визуализаций. Кстати, с помощью дашбордов удобно и быстро можно найти нужную информацию когда, к примеру, поиск закрытых задач для отчета штатным способом затруднен. Расскажем, что это за ситуации и как можно их избежать с помощью наших интеграций.

Расскажем на примере бизнеса нашего заказчика.

1.1. Оперативно получаем список закрытых задач Битрикс24 в нужной группе за нужный период

Каждый сотрудник отдела маркетинга работает в Битрикс24 по задачам в своей проектной группе. В конце месяца все закрытые задачи собираются в отчет, по итогам которого рассчитывается оплата сотруднику за месяц.

Раньше эта работа выполнялась вручную: каждый сотрудник вел учет своих закрытых задач, делал отчет в конце месяца и передавал его руководителю. Руководитель должен, в свою очередь, вести свой учет и сверять отчет сотрудника со своими данными. В итоге отчеты отнимали много ручного труда как линейных сотрудников, так и руководителя отдела и при этом не исключались потери задач.

Сейчас отдел маркетинга пришел к модели автоматических отчетов из Битрикс24 в Эксель, по сводным данных которых строится дашборд.

При этом у маркетологов есть собственный KPI, который привязан к показателям качества работы как отдела, так и сотрудника. Эти показатели также рассчитываются автоматически и отображаются на дашборде. Все сотрудники могут видеть, на какой стадии находятся эти показатели и сколько нужно "дожать" для их выполнения.

Вернемся к отчету за месяц. Каждая задача закрывается и выработка по ней принимается руководителем, поэтому эти задачи необходимо найти в Битрикс24. Для этого можно смотреть закрытые задачи в Скраме или в разделе "Задачи и проекты":

Но сложность в том, что нужные задачи в общей массе найти тяжело:

Для решения этой проблемы удобно использовать дашборд. В нем есть фильтр по сроку завершения, группе и статусу задачи. С помощью этих фильтров можно легко получить список закрытых за месяц задач, и в список не попадет лишняя информация. Такая автоматизация способна серьезно ускорить процесс приемки работ по каждому сотруднику..

1.2. Получаем список нужных задач, если их нет в спринте или бэклоге

Так как заказчик работает по методологии Scrum, то для мониторинга задач в работе используется активный спринт Битрикс24. Задачи, которые планируется выполнить позже, находятся в бэклоге. Формируется недельный спринт, при его завершении оставшиеся в работе задачи переносятся в следующий спринт.

Работа спринтами позволяет планировать короткий отрезок времени (мы работаем по недельным спринтам), но если случайно закрыть текущий спринт и следующий, то в такой нештатной ситуации задачи нельзя будет добавить в активный спринт. При этом возобновить спринт будет невозможно:

Но если данные по вашим задачам есть на дашборде, то это не будет проблемой: можно легко получить список задач в работе, а также отслеживать важные незавершенные задачи:

Плюс можно контролировать задачи по срокам:

Или по стадиям:

Также отметим, что дашборд может использоваться не только для отчетов по внутренней выработке сотрудников компании, но и для отчетности перед заказчиками (например, для специалистов техподдержки портала). Дашборд легко позволяет выбрать все задачи, по которым шла работа за определенный период, чтобы сделать счет и акт по выполненным работам.

Прежде чем строить дашборд, необходимо получить для него исходные данные. Это делается с помощью интеграции Битрикс24 и Эксель. Далее расскажем, как настроить такую интеграцию.

2.1. Шаг 1: Откуда

Выбираем портал Битрикс24, действие - "Задача обновлена", статус - "Завершена". Так мы получим данные о всех завершенных задачах, если нам необходимо построить по ним отчет.

2.2. Шаг 2: Инструменты

Добавляем инструменты, которые обрабатывают дополнительные данные.

2.3. Шаг 3: Куда

Добавляем новую строку в таблицу Гугл, нужно выбрать таблицу и лист:

2.4. Шаг 4: Сопоставление данных

Сопоставляем поля задачи и столбцы таблицы:

2.5. Запускаем интеграцию

Таким образом, использование дашбордов помогает не только автоматизировать рутинный труд и ускорить процесс создания отчетности, но и быстро и легко найти, к примеру, задачи по определённому признаку.

#bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амоцрм #амо_црм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #excel #googlesheets #дашборды